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Wissensmanagement im Handwerk: Digitale Dokumentenablage für Bäckereien & Co.

Dokumentenmanagement-Systeme sind nur etwas für große Konzerne? Stimmt nicht! Die Klein's Backstube Stadtbäckerei Hürth GmbH macht es vor: Seit kurzem archiviert der Betrieb seine Lieferscheine, Rechnungen etc. nicht mehr wie früher in verschiedenen Aktenordnern, sondern setzt auf eine digitale Verwaltung. Das Ergebnis ist eine strukturierte, zentrale Ablage aller Dokumente, die sich bei Bedarf auf Knopfdruck abrufen lassen.

Etwa 2000 Dokumente – vorwiegend Lieferscheine und Rechnungen – gehen bei Klein's Backstube monatlich ein und aus. Bisher bewahrte das Unternehmen sämtliche Unterlagen alphabetisch sortiert in Aktenordnern auf. Durch das Wachstum auf etwa 400 Mitarbeiter in 62 Filialen und der damit einhergehenden steigenden Zahl an Dokumenten wurde es für den Betrieb immer zeitaufwändiger und komplizierter, wichtige Unterlagen wiederzufinden. „In einem Unternehmen unserer Größenordnung findet man sich ohne ein Dokumentenmanagement- System nicht mehr zurecht“, so Johannes Wilden, Verwaltungsleiter bei der Klein's Backstube Stadtbäckerei Hürth GmbH. Der Bäckereifachbetrieb entschied sich daher für den Einsatz eines Dokumentenmanagement- Systems, das alle Belege in digitaler Form strukturiert ablegt und archiviert. Nach einem mehrmonatigen Auswahlprozess fiel die Wahl auf Arcflow.

Überzeugt hat das Unternehmen zum einen die einfache Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Zum anderen war die ausgereifte Suchfunktion ausschlaggebend für die Entscheidung. Da die Lösung bei sämtlichen Dokumenten eine Volltexterkennung durchführt, können die Mitarbeiter die gewünschten Unterlagen jetzt über beliebige Stichworte wiederfinden. Selbst grafische Quellen, wie eingescannte Dokumente, deren Inhalt normalerweise nicht indexiert und für die Volltextsuche zur Verfügung gestellt werden kann, übernimmt die Software beim Archivieren über ein OCR-Modul in den Index. Anwender können diese Dateien so über die Suche recherchieren.

Neben der Buchhaltung kommt das Dokumentenmanagement-System auch in der Personalabteilung, der Kunden- und Filialbetreuung sowie in der Geschäftsleitung zum Einsatz. Die Anwendung scannt sämtliche Dokumente per Stapelscan ein und legt sie anschließend automatisch in den dazugehörigen Ordnern ab. Die Suche nach einem bestimmten Dokument erfolgt entweder durch direkten Zugriff auf den Dateiordner oder über die Suchfunktion. Darüber hinaus nutzt die Geschäftsleitung ein integriertes Workflow-Modul, um sich an wiederkehrende Termine erinnern zu lassen – wie beispielsweise die jährliche Überprüfung der Feuerlöscher in allen Filialen. „Durch die strukturierte Dokumentenablage und die Suchfunktion können wir jetzt sehr viel effizienter arbeiten, weil uns alle wichtigen Informationen zeitnah zur Verfügung stehen“, so Johannes Wilden.

Mehr unter: www.kleins-backstube.de