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Externes DMS – Deutschland nur im Mittelfeld

Eine europäische Studie der Ronin Corporation im Auftrag von Iron Mountain bringt es ans Licht: Beim Thema externes Dokumentenmanagement gibt es derzeit noch große Unterschiede – sowohl zwischen den untersuchten Ländern Deutschland, Frankreich und Großbritannien als auch zwischen verschiedenen Branchen. Während die externe Archivierung bei britischen Unternehmen mit 42 Prozent am weitesten verbreitet ist, weisen deutsche Firmen ein weitaus konservativeres Vorgehen auf (11 Prozent). Auch bei den untersuchten Branchen werden länderübergreifend Unterschiede deutlich: Consulting-Firmen bewahren ihre Unterlagen am häufigsten intern auf (78 Prozent), wohingegen die Versicherungsbranche (27 Prozent) und Anwälte eher Dritte mit der Archivierung beauftragen (34 Prozent).

Für die Archivierung aktiver Dokumente setzen 83 Prozent der Unternehmen insgesamt auf eine interne Aufbewahrung. Aktive Unterlagen sind Teil eines andauernden Unternehmensprozesses und deshalb noch nicht endgültig archivierbar. Dabei gibt es kaum Unterschiede zwischen den Branchen, allerdings sind wesentliche länderspezifische Unterschiede zu erkennen: In Deutschland ist der durchschnittliche Prozentsatz der im Unternehmen aufbewahrten aktiven Dokumente mit 90 Prozent weitaus höher als in Großbritannien (80 Prozent) und Frankreich (75 Prozent).

Als Grund für die interne Aufbewahrung von aktiven Unterlagen führen rund 80 Prozent der Unternehmen länderübergreifend Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Datenschutzes an. Vor allem die Sorge, die Kontrolle über die eigenen Dokumente zu verlieren sowie nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten zu haben, halten Firmen von einer Auslagerung ab. In Deutschland ist die bessere Kontrolle über die Unterlagen das meistgenannte Argument, in Großbritannien und Frankreich sind es der einfachere und schnellere Zugriff. Auch die Kosten sind ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung für eine Archivierung im eigenen Haus – allerdings mit einem Unterschied: Während fast die Hälfte der Befragten in Deutschland und Frankreich das Kostenargument anführt, sind es in Großbritannien nur 38 Prozent.

Betrachtet man den Aktivitätsgrad der Dokumente in einzelnen Branchen, so verzeichnen der Finanz- und Versicherungssektor die meisten dem Archiv hinzugefügten und abgerufenen Dokumente: Bei 54 Prozent der Unternehmen dieser Branchen bewegen sich monatlich mehr als 50.000 Dokumente.

Deutsche Unternehmen stellen die höchsten Budgets für das Archivmanagement im Drei-Länder-Vergleich bereit: 34 Prozent geben dafür jährlich mehr als 100.000 Euro aus, in Großbritannien sind es 29 Prozent. In Frankreich setzt der größte Anteil der Unternehmen (40 Prozent) hingegen auf kleinere Budgets von unter 20.000 Euro. Entscheiden sich Unternehmen dagegen für eine externe Archivierung ihrer Unterlagen, haben sie klare Anforderungen an den beauftragten Dienstleister: Neben einem hohen Niveau an Datenschutz, Sicherheit und Zuverlässigkeit sind Reaktionen auf spezielle Kundenanforderungen sowie ein schneller Zugriff auf die Dokumente entscheidend.

Mehr unter: www.ironmountain.de