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Verantwortlichkeiten klären

In der Praxis sollte die IT-Abteilung des Unternehmens nicht allein in der Verantwortung sein, wenn es an die Wahl der Software geht. Stattdessen lohnt es sich, die Mitarbeiter an der Entscheidung zu beteiligen, die später mit dem Programm arbeiten sollen. Die Größe und der Umfang des Projekts spielen bei der geplanten Besetzung des Teams natürlich eine zentrale Rolle. Auch ein Blick auf die Referenzen der Beteiligten sollte nicht fehlen.

Ein Lastenheft anlegen

Ein Lastenheft ist dazu geeignet, die Anforderungen an die Software möglichst genau festzuhalten. In einem ersten Schritt ist hierfür der aktuelle Ist-Zustand zu beschrieben. Anschließend sollte ein Brainstorming erfolgen, welches möglichst nahe an den geplanten Ziel-Zustand hinführt. Dabei sollten nicht nur jene Geschäftsprozesse mit in die Betrachtung einbezogen werden, die unmittelbar vom Einsatz der Software betroffen sind. Andererseits kann sich mit diesem Schritt die gesamte Organisationsstruktur im Unternehmen ändern.

Digitale Vergleiche nutzen

Selbst wer sich schon länger mit der Suche nach der richtigen Unternehmenssoftware befasst, hat oft nicht alle Lösungen auf dem Radar, die derzeit angeboten werden. Ein besonders effizienter Vergleich, der die zeitlichen Ressourcen nicht über die Maßen beansprucht, steht im Internet zur Verfügung. Der Anbieter Appvizer hat sich auf den Vergleich digitaler Lösungen für Unternehmen spezialisiert. Aus dem Grund fällt es besonders leicht, jenes Angebot zu finden, das den individuellen Ansprüchen besonders nahe kommt.

Den Kostenrahmen checken

Es ist eine der am häufigsten gestellten Fragen, wenn es um die Auswahl der passenden Software geht: Welcher Preis ist am Ende zu bezahlen? Manch ein Unternehmen geht mit einer falschen Einstellung an diese Frage heran. So werden zum Beispiel nur die Kosten berücksichtigt, die unmittelbar bei der Anschaffung der Software anfallen. Hohe Folgekosten, die das Verhältnis von Preis und Leistung auf Dauer empfindlich beeinflussen können, werden nicht weiter bedacht.

Besser ist es, die unterschiedlichen Lizenz- und Preismodelle genau zu untersuchen. Oft stehen diese sogar für das gleiche Software-Paket zur Verfügung. Umso wichtiger erscheint es in diesem Rahmen, sich über das finanzielle Potenzial dieser Entscheidung im Klaren zu sein. Wer auch etwas längere Zeiträume mit in die Kalkulation einbezieht, kann in der Regel schnell erkennen, welche Variante die günstigste für die Firma ist.

Schnittstellen und Richtlinien prüfen

In jedem Unternehmen bringt die Anwendung einer Software besondere Herausforderungen mit sich. Oft sind es die Schnittstellen und Richtlinien, die gesondert berücksichtigt werden müssen. Hier sind ganz klare Parameter zu erfüllen, damit ein reibungsloser Einsatz später überhaupt möglich ist. Der automatische Ex- und Import von Daten, den sich die meisten Firmen und ihre Mitarbeiter vom Einsatz einer solchen Software versprechen, klappt aber nur in Kombination mit den entsprechenden Schnittstellen.

Damit in dieser Frage keine Lücken entstehen, empfiehlt es sich, den konkreten Bedarf an unterschiedlichen Schnittstellen schon im Vorfeld einmal aufzulisten. So lässt sich Stück für Stück prüfen, ob die gewählte Software dazu in der Lage ist, all diesen Ansprüchen gerecht zu werden und für ein langfristig zufrieden stellendes Ergebnis zu sorgen.