Quo vadis ECM?

von Matthias Kunisch

ECM- Systeme als On-Premise-Plattformen sind bei vielen Unternehmen im Einsatz. Die gesamte Vielfalt der Unternehmensprozesse kann jedoch nicht mit genau einer ECM-Plattform vollständig abgebildet werden. Die Komplexität der Anforderungen ist einfach zu groß, der Implementierungsaufwand zu hoch und die Effizienz der Plattform ist gefährdet. Die Alternative – schnelle, einfache und bedarfsorientierte Services aus der Cloud – kommt aber noch nicht so recht in Fahrt. Zu groß sind die Bedenken hinsichtlich Sicherheit und mangelnder Anpassungsfähigkeit. Auch rechtliche Fragen und die Angst vor Insellösungen stehen im Raum. Sind die Einwände begründet?

Inhaltsübersicht:

• Markttransformation
• Chancen agiler Services
• Bedenken und Risiken
• Die Basics müssen stimmen
• Fazit

ECM-Services aus der Cloud – zu riskant? Zu unflexibel? Nichts für KMUs? Die Bedenken rund um Cloud-Angebote sind unbestritten, jedoch nur teilweise auch wirklich begründet, denn die Services wie auch die Rahmenbedingungen entwickeln sich rasant weiter. Wer sich Wettbewerbsvorteile sichern will, für den ist jetzt die beste Zeit, mit ersten ECM-Projekten aus der Cloud zu starten – denn die notwendige Interoperabilität kommt garantiert, Mehrwerte inklusive.

Markttransformation

Das allgemeine Bewusstsein, mit ECM-Technologien Geschäftsprozesse und damit die Wertschöpfung im Unternehmen verbessern zu können, hat zwar merklich zugenommen. Doch viele Unternehmen, insbesondere KMUs, haben immer noch keine klar formulierten Erwartungen oder Strategien für die Einführung von Enterprise Content Management. Und warum sollten sie auch? Endanwender richten ihr Augenmerk nicht auf die Technologie, auf leistungsstarke monolithische Enterprise-Systeme, sondern suchen in der Regel nach simplen Lösungen für konkrete Fragestellungen und Probleme, haben also das Business und die Prozesse im Blick. Umfängliche Lösungssuiten, die große Bereiche von dokumentengetriebenen Unternehmensprozessen um ihrer selbst Willen in komplexen ECM-Funktionen abbilden, passen für viele daher nicht so recht ins Bild. Die Cloud könnte hier Abhilfe schaffen. Aber das umfängliche ECM-Portfolio eines ECM-Anbieters, das meist auf einer zentralen Technologieplattform basiert, aus der dann für spezifische Kundenwünsche individuelle Lösungen entwickelt wurden, in die Wolke zu heben, ist für viele Anbieter ein schwieriges Unterfangen. Zumal durch die notwendige Standardisierung des Portfolios die Funktionsvielfalt und Anpassungsfähigkeit eingeschränkt werden. Unabhängige Softwarehersteller setzen daher nun vermehrt auf kleinere, spezialisierte, agile Cloud-Services und orientieren sich stärker an den einzelnen Geschäftsprozessen. Die Entwicklung solcher ECM-Services ist nicht so ressourcenintensiv wie die Anpassung bestehender ECM-Lösungen. Daher streben auch immer neue Anbieter und immer neue Cloud-Angebote auf den Markt. Diese Entwicklung bietet auch Endanwendern große Chancen: Unter der sich immer weiter ausdifferenzierenden Angebotsvielfalt – von beispielsweise Dokumentenmanagement über Vertragsmanagement, Archivierung und digitale Akten bis hin zur Steuerung elektronischer Rechnungseingangsprozesse und Collaborationszenarien – finden sich viele spezialisierte leistungsfähige Anwendungen.

Chancen agiler Services

Die technologischen und wirtschaftlichen Vorteile dieser Lösungen liegen auf der Hand: Sie sind einfach zu nutzen (geringer Investitionsaufwand), und Anwender zahlen meist nur für die abgerufene Leistung oder Zeiträume – mit skalierbaren Services können sie auf Schwankungen in der Nachfrage flexibel reagieren (Pay-per-Use und Kostentransparenz). Im Gegensatz zu einem rein technologischen Verständnis von ECM, das letztlich alle dokumentenzentrierten Prozesse vom Input bis Output in einer Software abzubilden versucht, fokussieren die Services nur einzelne Prozesse: beispielsweise die Erstellung und den Versand einer elektronischen Rechnung via E-Mail direkt über ein Abrechnungssystem; die Möglichkeit, aus einer bereits existierenden Anwendung heraus automatisch templatebasierte Kundenanschreiben zu erstellen; oder Collaborationtools mit grundlegenden Dokumentenmanagement-Funktionalitäten. Diese Fokussierung auf eine eng begrenzte Anforderung führt zu einer starken Standardisierung des jeweiligen Service, die letztendlich im anwendenden Unternehmen für Kostenersparnis sorgt. In Verbindung mit der Bereitstellung über das Internet erhalten die Anwender so ECM-Services, die konkrete Business-Anforderungen schnell umsetzen, die die Effizienz von Geschäftsabläufen deutlich steigern und die sich zudem bestens für dezentrale oder mobile Arbeitsszenarien eignen, egal ob als Web-Client oder über Apps für mobile Endgeräte. Unternehmen können sich somit noch stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Mit der Cloud wird ECM also eine neue Qualität gewinnen.

Bedenken und Risiken

Dies gilt zumindest theoretisch, denn bis dato lassen sich viele Cloud-basierte ECM-Services nur eingeschränkt anpassen und können nur mit einem eng definierten Kreis lokaler Anwendungssoftware effektiv zusammenwirken. Es fehlen häufig noch die Schnittstellen zu anderen Anwendungen, auch eine individuelle Konfiguration oder Parametrierung ist eher selten. Der großen Leistung in einem bestimmten Bereich steht also das Problem der mangelnden Interoperabilität gegenüber. Schnell geht dann in der Unternehmens-IT das Gespenst der Insellösung um. Häufige Bedenken sind z.B., dass der – eigentlich nützliche – ECM-Service so nicht Teil einer ganzheitlichen IT-Strategie sein könne oder dass ein standardisiertes Produkt nicht in der Lage sei, die maßgeschneiderten Inhouse-Prozesse zu unterstützen. Viele Unternehmen zögern daher trotz der Vorteile von Cloud-basierten ECM-Lösungen. Die Implementierung neuer Techniken und Strukturen bedeutet immer ein Abwägen von Chancen und Risiken. Zögerlichkeit ist aber kein Merkmal verantwortungsbewussten und unternehmerischen Handels. Wie auch bei vielen anderen Hypes und Trends werden die großen Erwartungen an Cloud Computing und ECM aus der Cloud zuerst enttäuscht, bevor ein erfolgversprechendes Produktivitätsplateau erreicht wird – letzteres meist still und heimlich. Das heißt, Interoperabilität und Anpassbarkeit werden deutlich zunehmen. In einigen Bereichen schneller, in anderen langsamer – je nachdem wie umfangreich die Fach- und Business-Logiken in diesen Bereichen sind. Single Sign-on-Verfahren und die Entwicklung von Content Management Interoperability Services (CMIS) als offene Standards für die Branche sind erste Vorboten. Ein weiterer großer Vorteil dieser Entwicklung: Cloud-basierte ECM-Services können innerhalb kürzester Zeit auf Veränderungen bei Geschäftsmodellen, Anwendungsszenarien und Businessprozessen reagieren – Veränderungen, die aktuell noch nicht einmal vorhersagbar sind. Große lokale On-Premise-Lösungen sind dazu hingegen nicht in der Lage, ihnen fehlt es an der nötigen Agilität. So ist es beispielsweise wesentlich einfacher, der zunehmenden Internationalisierung von Unternehmensprozessen mit Cloud-Services Rechnung zu tragen. Außerdem lassen sich dank Standardisierung und zentraler Bereitstellung viel schneller besondere Mehrwerte entwickeln und am Markt etablieren. Ein kleines Tool zur Formulargestaltung oder zur Online-Kommunikation mit Fachexperten ist vielleicht nicht zwingend notwendig, aber gern genutzt, wenn es in einen Cloud-Service integriert ist. Hier eröffnen sich sowohl Anbietern als auch Anwendern große Produktivitäts-Potentiale.

Die Basics müssen stimmen

Zu dem Zeitpunkt, wenn sich Interoperabilität, Normen und Standards durchgesetzt haben, werden die webbasierten ECM-Services bereits den großen Suiten den Rang abgelaufen haben. Wer erst dann in die ECM-Cloud startet, hat den Anschluss aber bereits verpasst. Wer rechtzeitig beginnen will, sollte nur zwei Basics beachten: Erstens, die Governance- und Compliance-Anforderungen müssen auch bei den neuen Web-Angeboten beachtet werden. Bei einem Blindflug in die Cloud ist die Bruchlandung vorprogrammiert. Damit dies nicht geschieht, bedarf es zweitens professioneller Anbieter, die die Cloud und die Geschäftsprozesse verstehen. Die Auswahl des passenden Anbieters in einem sich ständig ändernden ECM-Markt ist kein leichtes Unterfangen, da stets neue Anbieter in den Markt drängen und dieser durch die gemeinsame Basis des Internets immer größer wird. Das trifft übrigens nicht nur auf den ECM-Markt zu. Die sich aktuell herausbildenden Netzwerke wie zum Beispiel das Cloud-EcoSystem führen Analysten, Anbieter und Nutzerunternehmen zusammen und schaffen somit Transparenz und unterstützen den Vertrauensbildungsprozess am Markt

Fazit

• Eine einheitliche Technologieplattform ist nicht zwingend erforderlich: Services unterschiedlicher Anbieter werden zusammenarbeiten können.
• Unternehmen können sich dank der Cloud aus einer Vielzahl von Services individuell diejenigen wählen, die für sie den größten Mehrwert liefern.
• ECM bedient sich aus einem vielfältigen Markplatz prozessorientierter Services.
• Erfahrene Cloud-ECM-Dienstleister helfen dabei, diese Services (auch in Kombination mit den eigenen Produkten und dank eines hohen Normierungs-Grads) zu einer individuellen, funktionalen Applikationslandschaft zu verknüpfen.
• Zertifizierungen und Partnernetzwerke bieten dem Endanwender Orientierung.
• Insbesondere die KMUs sollten ihre Berührungsängste ausblenden, da sich ihnen mit cloud-basierten ECM-Services die Möglichkeit eröffnet, sich kosteneffizient dem Wettbewerb stellen zu können.