Fachbeiträge
Unternehmenssteuerung braucht ein strategisches Informationsmanagement
Bei Entscheidungen auf allen Ebenen, können Unternehmen heute mehr Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen nutzen als je zuvor. Die Informationsflut muss dazu in einem geregelten Workflow kanalisiert werden. Notwendig ist daher ein strategisches Informationsmanagement, das die Aufgaben rund um Business Intelligence, Datenintegration und Datenintegrität bündelt, um somit bessere Entscheidungen zu ermöglichen.
Inhaltsübersicht:
- Permanenter Soll-Ist-Vergleich nach dem Kreislaufmodell
- Intelligence bereitet entscheidungsrelevante Daten auf
- Integration führt Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammen
- Integrität sorgt für Einhaltung hoher Datenqualität
- Enge Verzahnung von Intelligence, Integration und Integrität
Strategisches Informationsmanagement erstreckt sich von der Erfassung und Aggregation der Daten über ein kontinuierliches Datenqualitätsmanagement bis hin zur Bereitstellung aktueller und konsistenter Daten für Business-Entscheidungen. Damit entsteht der Unterbau für die Unternehmenssteuerung. Eine der wichtigsten Aufgaben in diesem Zusammenhang ist es, den Informationsfluss zu kanalisieren und Ursachen und Wirkungen von Entscheidungen zu bewerten. Dies ermöglicht, in einem kontinuierlichen Kreislauf immer wieder steuernd eingreifen zu können. Dieser Definition zufolge umfasst Informationsmanagement die Planung, Steuerung und Kontrolle der gesamten Datenstrategie und -architektur und damit der internen und externen Informationsflüsse eines Unternehmens.
Verdeutlichen lässt sich das Vorgehen an der Steuerung der Wertschöpfungskette (Performance-Management) eines Fertigungsunternehmens. Für eine effektive Unternehmenssteuerung müssen Lösungen für Prognosen (Forecasting) sowie Planung und Reporting implementiert sein. Vielfach orientiert sich das Performance-Management dabei an Methoden der Balanced Scorecard, die dafür einen guten Ausgangspunkt bietet.
Permanenter Soll-Ist-Vergleich nach dem Kreislaufmodell
Um eine optimale Überwachung und Kontrolle von Geschäftsprozessen auf strategischer und operativer Ebene zu erzielen, ist ein geschlossener Kreislauf auf allen Ebenen mit einer klar definierten Schnittstelle notwendig. Eine Verzahnung erfolgt über das Prozessdesign und die Definition strategischer und operativer Kennzahlen (Key Performance Indicators). Meilensteine auf strategischer Ebene sind die Ist-Analyse, die Definition von Unternehmenszielen, die Festlegung von Soll-Werten, das Prozessdesign und die zugehörigen KPIs.
Ziel dabei ist, eine ganzheitliche Sicht auf essenzielle Unternehmensfunktionen zu bieten und somit die Basis zu schaffen, die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens besser steuern zu können. Das gilt für alle Kernfunktionen des Fertigungsunternehmens wie den Entwurf und die Konstruktion von Anlagen und Maschinen, die Beschaffung der Materialien und die Bestandsverwaltung, Produktion, Qualitätskontrolle, Lieferkettenausführung, Nachfrageprognostizierung und die Planung sowie die Lieferantensuche und -verfolgung. Im Kern geht es darum, die gesamte Wertschöpfungskette vom Rohstoff über die Logistik bis zum Endkunden effizienter überwachen und steuern zu können.
Bezüglich Material- und Informationsfluss beginnt die durchgehende Wertschöpfung eines Unternehmens beim Lieferanten und reicht bis zum Kunden. (Quelle: Information Builders)
Performance Management umfasst in dieser Sicht sowohl das Ergebnis der Leistungserbringung als auch die gesamten dafür verantwortlichen Workflows. Die Umsetzung einer Balanced Scorecard erfolgt abgeleitet aus der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen. Ein Beispiel wäre die Zieldefinition und Wirkungsanalyse einer Umsatzsteigerung im kommenden Geschäftsjahr um zehn Prozent oder der Erschließung neuer Absatzmärkte im In- und Ausland. Für einen Soll-Ist-Vergleich werden nachprüfbare Vorgaben in Form von KPIs formuliert.
Intelligence bereitet entscheidungsrelevante Daten auf
Einen zentralen Ansatzpunkt für das strategische Informationsmanagement bilden die unterschiedlichen Anwendungsgebiete von Business Intelligence (BI), wobei BI weit mehr ist als nur ein weitgehend automatisiertes Berichtswesen (Reporting). Information Builders beispielsweise sieht BI als iterativen, einem Closed-Loop-Verfahren folgenden Prozess, um aus den unterschiedlichsten internen und externen Datenquellen entscheidungsrelevantes Wissen zu erzeugen. BI ist damit ein Instrument, das die Reporting-Daten zur Unternehmenssteuerung liefert.
Als Erweiterung von BI nutzt Business Analytics eine Reihe von Verfahren, um analytische Auswertungen durchzuführen. Hier kommen beispielsweise auch Methoden wie die prognostische Analyse zum Einsatz, die sich in einem Fertigungsunternehmen mit Aufgaben wie Produktions- und Absatzplanung, Lagerbestandsprognosen, Umsatzprognosen oder Vorhersagen von Marktpotenzialen und Produktlebenszyklen neuer Produkte befasst. Eine wichtige Eigenschaft von Business Analytics besteht darin, dass damit Ursache-Wirkungs-Beziehungen oder Abhängigkeiten zwischen betriebswirtschaftlichen Kennziffern ins Blickfeld geraten. Business Analytics nutzt Methoden der Datenveredelung und der -visualisierung und wird so zu einer der Stellschrauben der Unternehmenssteuerung. Mit Business Analytics können sich Unternehmen, gestützt auf quantitative, statistische und Prognosemodelle, die den Material- und Informationsfluss abbilden, deutlich agiler in ihren Märkten bewegen.
Für Information Builders umfasst Intelligence in einer ganzheitlichen Sicht und in einer logischen und zeitlichen Abfolge die Aufbereitung (BI-Reporting) sowie Analyse von Daten für die Unternehmenssteuerung und wird damit zu einem von insgesamt drei Kernbestandteilen des strategischen Informationsmanagements.
Ein permanenter Kreislauf: Von der Strategie zum Alltagsgeschäft und wieder zurück. (Quelle: Information Builders)
Integration führt Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammen
Oft gehen Unternehmen davon aus, dass Applikationen zur Unternehmenssteuerung automatisch mit einem Data-Warehouse verbunden sind. Sie sammeln Informationen aus mehreren Quellen, um damit einen einheitlichen Datenbestand für Reporting- und Analysezwecke bereitzustellen. Daten und Informationen werden während ihrer Entstehung oder in regelmäßigen Abständen, beispielsweise einmal am Tag, mit Hilfe von Datenbank-Adaptern aus den unterschiedlichsten Systemen importiert.
Analytische Systeme liefern Entscheidern zwar umfassende Einblicke in vergangene Geschäftsperioden, nicht aber in aktuelle Abläufe. Mit Systemen für ein operatives Business Intelligence erhalten Anwender eine Echtzeitsicht auf Geschäftsereignisse noch während sie stattfinden. Beispiele hierfür sind die Verfolgung einzelner Teile in der Fertigungsstraße oder die Übertragung von Trouble Tickets an Mitarbeiter im Kundenservice. Operative BI-Anwendungen erhalten ihre Informationen oft über einen automatischen Workflow-Prozess oder direkt aus einem einzelnen Produktionssystem. Typisch dafür ist auch hier das Kreislaufmodell des permanenten Soll-Ist-Vergleichs. Dabei verstreicht im Idealfall nur eine kurze Zeit zwischen dem Eintritt eines Ereignisses und dem Zeitpunkt, zu dem eine BI-Applikationen die betreffenden Informationen erhält.
Reporting, Analysen und Dasboards sind wichtige Werkzeuge, mit denen Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens Informationen aus den Back-End-Systemen beschaffen und für Entscheidungen aufbereiten. (Quelle: Information Builders)
In diesem Umfeld werden Lösungen und Integrationstechnologien benötigt, um das Auftreten von Ereignissen zu überwachen, zu erkennen, weiterzuleiten und die notwendigen Maßnahmen zu ermitteln, wobei vorab festgelegte Bedingungen und Regeln zugrunde gelegt werden. Durch die Definition von Schwellwerten und Warnmeldungen lässt sich eine Verbindung zwischen einem BI-Prozess und Transaktionsprozessen herstellen, sodass eine Aktion ausgelöst wird, wenn entsprechende Ereignisse in diesen Systemen auftreten. Geht etwa bei der Auftragserfassung eine Bestellung ein oder ein Fertigungsprozess aktualisiert eine Stückliste können diese Ereignisse andere Applikationen benachrichtigen. In manchen Fällen werden die Anwender dann zur Eingabe von Daten aufgefordert, beispielsweise um die Ereignisse mit Daten aus anderen Abschnitten eines Geschäftsprozesses zu korrelieren. Dabei kann zum Beispiel definiert werden, dass eine Meldung ausgegeben wird, wenn ein vorgegebener Schwellwert erreicht wird, etwa dann, wenn der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau absinkt oder wenn neue Verkaufszahlen vorliegen.
Abhängig von Anforderungen und Einsatzgebieten müssen Daten in den unterschiedlichsten Zeitabständen für Entscheidungen zur Verfügung stehen. (Quelle: Information Builders)
Integrität sorgt für Einhaltung hoher Datenqualität
Die Integration, Transformation und Aufbereitung von Daten in entscheidungsrelevante Informationen kommt ohne Datenqualitäts- und Stammdatenmanagement nicht aus. Das Datenqualitätsmanagement betrifft sowohl die Bewegungs- als auch die Stammdaten. Bewegungsdaten beschreiben betriebswirtschaftliche Vorgänge wie Auftragsbearbeitung, Fertigung, Lagerzu- und -abgänge, Rechnungen, Zahlungseingänge etc. Die Bewegungsdaten beziehen sich auf Stammdaten und sind von diesen abhängig.
Die Fähigkeit von Unternehmen, möglichst flexibel auf neue Kunden- und Geschäftsanforderungen reagieren zu können, hängt entscheidend davon ab, dass applikations- und geschäftsprozessübergreifend genutzte Stammdaten konsistent und fehlerfrei zur Verfügung stehen. Eine leistungsfähige Auftragsabwicklung braucht akkurat deklarierte Stammdaten für Aufträge, Artikel, Lieferanten und Kunden. Im Modell liegen die Daten in einem Master-Data-Management-Katalog konsistent für das gesamte Unternehmen vor. Das gleiche gilt für den Einkauf oder die Finanzbuchhaltung. Die Stimmigkeit der Stammdaten ist für den Unternehmenserfolg essenziell.
Ähnlich wie die gesamte Unternehmenssteuerung folgen auch das Datenqualitätsmanagement und die Einhaltung der Datenqualität (Data Governance) einem Kreislaufmodell. Notwendig sind eine systematische Analyse inklusive Datenbereinigung, die Datenkonsolidierung, die Überwachung der Datenintegration und eine kontinuierliche Überprüfung der Datenqualität im Hinblick darauf, ob die internen und externen Regeln und Vorschriften zur Einhaltung der Datenqualität befolgt wurden.
Enge Verzahnung von Intelligence, Integration und Integrität
Die Unternehmenssteuerung folgt einem permanenten Soll-Ist-Vergleich und einem strategischen Informationsmanagement als Unterbau. In den unterschiedlichsten internen Systemen werden Daten erfasst, die Datenqualität überprüft, mit anderen Informationen integriert, fachspezifisch aufbereitet und ausgewertet. Intelligence, Integration und Integrität mit ihren jeweiligen Einzelaktivitäten laufen gesteuert über zuvor definierte Workflows ab. Sind einzelne Projekte abgeschlossen, beginnt der gesamte Wertschöpfungsprozess wieder von vorne.
Eine wichtige Rolle spielt die Ursache-Wirkungs-Analyse, die Zusammenhänge zwischen den zentralen betriebswirtschaftlichen Kennziffern aufzeigt und Stellschrauben verdeutlicht. Die Unternehmenssteuerung wird so zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Bereichen Planung/Strategie, Leistungsmessung, Analyse der Ergebnisse inklusive der Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen und der Abstimmung der Resultate und der Workflows mit den strategischen Zielen.
Intelligence, Integration und Integrität: Die drei Kernbestandteile des strategischen Informationsmanagements. (Quelle: Information Builders)
