Komplexes Projektwissen professionell steuern

von Volker Hoffmann

Im Zeiten wachsenden Wettbewerbsdrucks müssen auch mittelständische Unternehmen ihre täglichen Projekte immer effektiver und professioneller managen. Eine genaue Ressourcenplanung ist somit unerlässlich. Hier gilt es, Über- und Unterdeckungen zeitnah zu identifizieren und unbürokratisch anzupassen. Vor allem wenn die Verantwortlichen mehrere Projekte gleichzeitig steuern, kommt die Organisation häufig nicht an einer professionellen (Multi-)Projektmanagement-Lösung vorbei. Hiermit können die Beteiligten das Projektwissen jederzeit abrufen, aktualisieren und für die nächsten Meilensteine spezifizieren. Wichtigste Voraussetzung solcher IT-gestützten Hilfsmittel ist und bleibt jedoch die Akzeptanz in der Belegschaft. Eine intuitive Bedienbarkeit ist ein wichtiger Baustein, der zeitaufwändige Schulungen überflüssig macht und die Mitarbeiter vom ersten Tag an bei der komplexen Projektarbeit unterstützt.

Inhaltsübersicht:

• Zuverlässige Projektsteuerung und -überwachung
• Volle Kontrolle über die Projektplanung
• Stabilität und Benutzerfreundlichkeit

Wann muss der nächste Meilenstein erreicht sein? Welche Kosten verursacht der aktuelle Arbeitsschritt? Und welche Verantwortlichen muss ich bei meinen Projektentscheidungen hinzuziehen? Antworten auf diese und andere Fragen geben so genannten Multiprojektmanagement-Lösungen. Auch das komplexe Termin- und Personalmanagement steuern derartige Software-Anwendungen professionell. In der Konsequenz weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgaben er in welchen Projekten übernehmen muss – ohne dass dabei Leerlauf entsteht. Bereits erzielte Erfolge, recherchierte Daten und geprüfte Kalkulationen können die Beteiligten 24 Stunden am Tag in Echtzeit abrufen – und zur weiteren Verarbeitung bequem in Excel, SAP oder andere Anwendungen übernehmen.

Zuverlässige Projektsteuerung und -überwachung

Metaplanwände und MindMaps sowie lange Planungsprozesse sind zeitintensiv und verlängern die Projektlaufzeiten. Deswegen sollte eine Multiprojektmanagement-Lösung exakte Planwerte für die Dauer, den Arbeitsaufwand oder die Kosten eines Projektes vorhalten. Bereits durch die Eingabe von Rahmenparameter, wie z.B.: „Der Aufwand für ein Arbeitspaket liegt zwischen 50 und 80 Personentagen“, oder: „Arbeitsbeginn für die nächste Projektphase ist der 1. September“, kann eine solche Software die Wahrscheinlichkeit aller geforderten Planwerte permanent berechnen und auf ihre Durchführbarkeit hin überprüfen. Auf kritische Stellen, Überschneidungen oder Engpässe macht sie die Verantwortlichen dabei zeitnah aufmerksam.

Eins derartiges Monitoring erlaubt es dem Projektleiter, proaktiv auf erfolgskritische Veränderungen zu reagieren und geeignete Gegenmaßnahmen einzuleiten, um den weiteren Projektverlauf nicht zu gefährden. Das Ergebnis ist eine sichere und realistische Planung, die den Anforderungen des komplexen Projektalltags standhält. Damit wird auch die Steuerung und Überwachung der Projekte einfacher. Das gleiche gilt für die Ressourcenverwaltung, also dem gezielten Einsatz von Personal im Projektmanagement. Hier machen überwachende und steuernde Software-Anwendungen für jedermann transparent, welche Ressourcen eingeplant sind, ob Überlastungen drohen oder Engpässe entstehen. Dieses personelle Überblickswissen macht zuverlässige Kapazitätsaussagen möglich, sodass auch die betroffenen Abteilungen ihre Ressourcen effizienter planen und einsetzen können.

Um solche Informationen unkompliziert an alle Beteiligten zu verteilen und eine unkomplizierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen, muss das Reporting der Software so ausgelegt sein, dass bestehende Berichte in Excel oder SAP übernommen und dort angepasst werden können. Vor allem die Anlieferung der Daten in Echtzeit und die automatische Verarbeitung aller durchgeführten Aktionen versprechen einen transparenten und Wissensfluss, der auch höchsten Aktualitätsansprüchen standhält.

Volle Kontrolle über die Projektplanung

Die meisten Projektmanagement-Lösungen erstellen bei jeder Terminverschiebung oder personellen Veränderung mit einer Anpassung des gesamten Projektplans. In der Praxis heißt das: Kann ein Termin nicht eingehalten werden, zieht diese Planabweichung unzählige weitere Terminverschiebungen nach sich – mit immensen Auswirkungen auf die ursprüngliche Personaleinsatzplanung und den gesamten Projektverlauf. Unter diesen Voraussetzung lässt sich die Projektplanung kaum noch gezielt steuern bzw. kontrollieren.

Um ein solchen Szenario zu verhindern, bedarf es einer IT-gestützten Risikobewertung, die die Bedeutung von Terminverschiebungen und anderen Projektveränderungen zunächst berechnet und visualisiert. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen anschließend über das geeignete Vorgehen bzw. Planänderungen entscheiden. So liegt die Verantwortung und die volle Kontrolle über den Projektverlauf nicht bei der Software, sondern verbleibt dort, wo sie hingehört: beim Projektleiter. Dieser kann zudem verhindern, dass bereits durch kleine Projektabweichungen unerwünschten Effekte, z.B. im zentralen Ressourcepool oder in anderen Projekten, ausgelöst werden. Ein Rechte-Modell erlaubt darüber hinaus, auch Teile von Projekten oder einzelne Arbeitspakete gezielt anderen Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung frei zu schalten.

Stabilität und Benutzerfreundlichkeit

Bei allen Ansprüchen an eine intelligente Mulitprojektmanagement-Software dürfen sowohl die Hersteller als auch die Anwender einen wichtigen Punkt nicht aus dem Auge verlieren: Die Anwendung muss – auch wenn sie über noch so umfangreiche und vielseitige Funktionen verfügt – einfach gebaut und intuitiv bedienbar sein, sodass auch Einsteiger schnell zu guten Ergebnissen kommen. Diese Tatsache fördert die Akzeptanz und trägt damit von Anfang an zum Projekterfolg bei.