Data Warehouse: Allgäuer Zeitung mit einheitlicher Datenbasis

von Annemarie Cornus

Im Controlling können Datenpflege und Einzelauswertungen in Excel die Planung sehr zeitaufwändig werden lassen und zu unübersichtlichen Arbeitsprozessen führen, die das Tagesgeschäft unnötig ausbremsen. Fehlt es zugleich an einem sinnvollen Berechtigungskonzept, stellt sich früher oder später die Frage, wer in welchem Umfang Zugriff auf die Daten hat. Der Einsatz eines Data-Warehouse-Systems kann Abhilfe schaffen, indem für eine gemeinsame Datenbasis und ein einheitliches Berechtigungskonzept gesorgt wird. Ein Medienunternehmen im Allgäu hat sich für eine solche Lösung entschieden und einen Partner gefunden, der bei der Umsetzung und stetigen Weiterentwicklung des Projekts zuverlässig zur Seite steht.

Inhaltsübersicht:

• Präzise Anforderungen, umfassendes System
• Analyse, Implementierung & Mitarbeiterschulung
• Stetige Entwicklung

Die Mediengruppe Allgäuer Zeitung mit Sitz im bayerischen Kempten ist mit den Kanälen Print, Online, Radio und TV das führende Medienunternehmen im Allgäu. Die bereits seit Mitte des 20. Jahrhunderts bestehende Allgäuer Zeitung versorgt heute mehr als 250.000 Leser mit Nachrichten aus der Region. Dabei schafft das Unternehmen es, an Traditionen festzuhalten, bleibt weiterhin stark in der Region verwurzelt und verfolgt zugleich einen crossmedialen Ansatz. Mit zwölf Einzelgesellschaften kann sich die Arbeit im Bereich des Controllings jedoch als nervenaufreibend erweisen. „Wir haben die Auswertungen zunächst über Excel vorgenommen – eine gemeinsame Datenbasis gab es nicht“, erinnert sich Andreas Barmettler, Leiter Controlling bei der Mediengruppe Allgäuer Zeitung. Immer öfter stellte man sich die Frage nach dem Ursprung der Zahlen. Es galt eine zeitsparende Alternative für das manuelle Zusammenführen der Einzelauswertungen und die aufwändige Planung über Excel zu finden.

Präzise Anforderungen, umfassendes System

Die Anforderungen an eine neue Lösung standen fest. „Die Planung für die zwölf Einzelgesellschaften sollte einheitlich erfolgen und zusammengeführt werden“, erzählt Barmettler. „Zudem benötigten wir ein sinnvolles Berechtigungskonzept.“ Auf der Suche nach einem Projektpartner, der sowohl beratend als auch bei der Implementierung einer neuen Lösung unterstützen sollte, entschied man sich nach einem Auswahlverfahren zwischen vier Unternehmen für die Actinium Consulting GmbH. „Die Augsburger Allgemeine hatte bereits gute Erfahrungen mit dem Beratungshaus gemacht, doch wollten wir uns den Markt zunächst selbst genauer ansehen“, erklärt Barmettler. „Wir wünschten uns eine Standardtechnologie, mit der die Datenabfrage schneller von der Hand geht.“ Ende des Jahres 2009 startete das Projekt.

Analyse, Implementierung & Mitarbeiterschulung

Gemeinsam wurde die aktuelle Situation des Medienhauses analysiert. Anschließend entschied man sich für ein Data Warehouse (DWH) unter Einsatz von MS SQL Server 2008 R2 im Zusammenspiel mit der BI-Software arcplan Enterprise. Andreas Barmettler erinnert sich an die Implementierung: „Die war nach rund drei Monaten abgeschlossen und alles lief so wie vorgestellt.“ Im Anschluss nahmen die Key-User an einer Grundlagenschulung teil und wurden danach in einem On-the-Job-Training durch das Beratungsunternehmen unterstützt.

Die Lösung in Form des Data Warehouses kommt seit der Implementierung im gesamten Finanzbereich des Medienhauses zum Einsatz: Hierzu gehört das Reporting, die Buchhaltung, die Finanzkonsolidierung und die Planung für das Controlling. „Gerade im Controlling bemerken wir, dass die Auswertungen nicht mehr so zeitaufwändig sind, wie früher“, freut sich Barmettler. „Am besten gefällt mir, dass die Planung so einfach zu erstellen ist. Das war für mich das Wichtigste.“

Stetige Entwicklung

Seit der Implementierung der neuen Lösung wird das Data Warehouse stetig weiterentwickelt. „Im Alltagsgeschäft treten immer wieder neue Anforderungen auf den Plan, die wir umsetzen wollen, zum Beispiel den Zugriff auf auf den Rechnungsbeleg aus dem Data Warehouse heraus. Diese Möglichkeit stellt für Barmettler ein Highlight dar. „Zu jeder Zeit einen Überblick über die Zahlen zu bekommen – und das bis auf die unterste Ebene, den Rechnungsbeleg – ermöglicht uns einen digitalen Rechnungsworkflow. Zuvor musste die Buchhaltung kontaktiert, ein Ordner mit den Originalrechnungen beschafft und sich manuell durchgearbeitet werden. Jetzt geht das alles direkt am Bildschirm.“

Neben dem vereinfachten Zugriff auf die Zahlen wurde auch das gewünschte Berechtigungskonzept umgesetzt. Während bei der Nutzung von Excel zuvor verschiedene Passwörter für den Zugriff erforderlich waren, wird nun direkt auf die Berichte zugegriffen. Nach einem Login kann direkt die Planung beginnen.