Virtueller Projektraum: Verteiltes Arbeiten 2.0

von Stefanie Albrecht

Um die Effizienz ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten weiter zu steigern, gab die PACT COMMUNICATION GROUP – eine Marketing- und Vertriebsagentur mit Kunden wie Sky, BMW Osram und O2 – die Entwicklung eines Sales-Desk in Auftrag, eines auf modernen Webtechnologien basierenden Systems zur Durchführung der Vertriebs- und Personaleinsatzplanung rund um Sales Promotion Aktivitäten. Die große Herausforderung: Da sehr spezielle, kundenindividuelle Prozesse und Workflows abgebildet werden mussten, sollte der Sales Desk gemeinsam von PACT und einem externen Software-Haus entwickelt werden – also zwei verteilten Standorten. 

Inhaltsübersicht:

• Softwareentwicklung: Scrum vs. Wasserfall
• Verteiltes Arbeiten im virtuellen Raum
• Verteiltes Wissen – im Team teilen

Die direkte Kundenansprache am Point-of-Sale ist für viele B2C-Unternehmen trotz des boomenden Online-Handels weiterhin einer der wichtigsten Vertriebs- und Marketingkanäle. Erst recht bei erklärungsbedürftigen bzw. beratungsintensiven Produkten. Für viele Unternehmen ist eine eigene Vertriebsorganisation mit Kundenberatern aufgrund des Kostendrucks im Handel aber wenig effektiv. Sie setzen lieber auf Dienstleistungen von Marketing-, Trainings- und Vertriebsexperten wie der Münchner PACT COMMUNICATION GROUP.  Neben 160 fest angestellten Mitarbeitern greift das Unternehmen auf ein großes Netzwerk von projektbezogenen Mitarbeitern zurück. Um immer den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und dabei alle relevanten Prozesse im Blick zu behalten, setzt die PACt AG eine neue Lösung für die Vertriebs- und Personalplanung. Doch die Entwicklung stellte alle Beteiligten vor eine besondere Herausforderung: Statt die Software vor Ort zu planen und umzusetzen, war das Projektteam über zwei Standorte verteilt, die Umsetzung erfolgte daher in einem innovativen virtuellen Projektraum.

Softwareentwicklung: Scrum vs. Wasserfall

Ein gemischtes Team aus zehn Mitarbeitern arbeitete in München, dem Firmenstandort von PACT; das zweite, achtköpfige Team saß in Dresden, dem Stammsitz von Saxonia. Zwar sind diese Bedingungen bei Softwareentwicklungsprojekten nicht ungewöhnlich, für die einzelnen Projektmitarbeiter und für das Projekt selbst stellt eine Arbeit über verteilte Standorte aber immer eine Herausforderung dar. Zumal Saxonia schon seit Längerem auf das agile Projektmodell Scrum setzt. Im Gegensatz zum Wasserfall-Modell, bei dem der Softwareentwicklungsprozess aus klar voneinander getrennten einzelnen Phasen besteht, die nacheinander abgearbeitet werden, setzt Scrum auf ein freieres, schlankeres und flexibleres Projektvorgehen, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer sukzessive während der Umsetzung die einzelnen Anforderungen definieren. Diese werden in Aufgaben, so genannte User Stories, übertragen, über deren Umsetzung ein Scrum-Master wacht. „Einer der zentralen Vorteile des Scrum-Modells ist der andauernde, direkte Austausch mit dem Auftraggeber“, erklärt Andreas Mönch, Vorstand der Saxonia AG. „Dies wirkt sich positiv auf die Realisierungszeit aus und garantiert, dass nur das umgesetzt wird, was der Auftraggeber auch wirklich benötigt. Wenn sich Anforderungen erst im Verlauf der Entwicklungsarbeit genau definieren lassen, hat man mit Scrum keine Schwierigkeiten, das Projekt entsprechend anzupassen. Das Vorgehen ist also äußerst zielorientiert.“

Verteiltes Arbeiten im virtuellen Raum

Um die im agilen Vorgehensmodell geforderte Abstimmungsnähe trotz verteilter Entwickler-Teams sicherzustellen, griffen die Beteiligten auf eine  Collaboration- und Projektmanagement-Lösung zurück, die die Entwickler-Teilteams in einem realitätsgetreuen virtuellen Projektraum zusammenbringt“, erklärt Andreas Mönch. „In dieser ganz eigenen Entwicklungsumgebung erleben Mitarbeiter dank Videotechnik die Arbeit über verteilte Standorte wie die Arbeit in einem großen gemeinsamen Büro.“

Der virtuelle Projektraum kombiniert hochwertige und genau auf die räumlichen Gegebenheiten angepasste Telepräsenz-Systeme mit interaktiven Scrum-Aufgabenboards zur Visualisierung des Projektfortschritts. Die verteilten Projektarbeitsräume verfügen über Monitore, die die gesamte Breite einer Bürowand einnehmen. Auf diesen Monitoren wird das Bild des anderen Projektraums dargestellt – in einem permanenten Videostream. Durch eine intelligente Kameraperspektive wird den Teilteams auf der Auftragnehmer- und der Kundenseite der Eindruck vermittelt, sie säßen in einem Raum. Zusammen mit einem entsprechend abgestimmten Audio-System, das eine direkte, natürliche Kommunikation erlaubt, wird die Illusion perfekt. Daneben steht in allen Projekträumen Aufgabenboards bereit. Sie synchronisieren alle Veränderungen, die an einem der Boards vorgenommen werden, in Echtzeit mit den Boards der anderen Standorte. Damit sind alle Teammitglieder immer auf demselben Informationsstand.

Die Boards stellen alle Funktionen, wie sie ein analoges Scrum-Modell fordert, bereit. Sie kombinieren sie mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einer komfortablen Touchgesten-Steuerung. Dank der Boards arbeiten die verteilten Teams über die gesamte Projektdauer hinweg transparent, effizient und in revisionssicheren Sprints zusammen. Aufgabenzettel, so genannte User Stories, müssen nicht mühsam von Hand auf einem Flipchart verwaltet und anschließend in die Projektmanagementsoftware eingepflegt werden, und sie gehen auch nicht mehr verloren. Ein zeitaufwendiges Suchen oder ein Nachbearbeiten daraus resultierender Fehler wird dank der durchgängigen Abbildung und Archivierung aller Prozessschritte gänzlich vermieden.

Verteiltes Wissen – im Team teilen

Verteilte Softwareentwicklungsprojekte profitieren in vielerlei Hinsicht von der Arbeit im virtuellen Raum: „Der Nutzen einer realistischen Projekterfahrung lässt sich nur bedingt quantitativ messen, ist aber unbestreitbar eines der wichtigsten Kriterien“, sagt Günther Buchner von PACT. „Unsere Entwicklerteams können nun unkompliziert und ohne Medienbrüche direkt miteinander kommunizieren und kleinere Herausforderungen ganz nebenbei im Dialog meistern. Ein enormer Effizienz- und Zeitgewinn. Hinzu kommt eine deutliche Steigerung der Motivation durch ein echtes Teamgefühl.“ Da die Videoübertragung nicht von Dritten mitgeschnitten werden kann, bleibt die Atmosphäre dabei immer gelöst. Alleine schon dank des professionellen und kreativen Austauschs wurde das Projekt schnell und mit einem optimalen Ergebnis umgesetzt. Dazu kommen die Einsparungen von Reisekosten, über die sich ab einer Projektdauer von vier bis sechs Monaten auch die Anschaffungskosten für die Telepräsenzsysteme amortisieren.