Mindjet MindManager - Erste Liga in der Organisation

von Uwe Richter

Die DFL Sports Enterprises GmbH nutzt Visual Collaboration mit MindManager von Mindjet, um Prozesse und Projektmanagement zu beschleunigen sowie die Zusammenarbeit verteilt arbeitender Teams noch transparenter zu gestalten. Diese Form der Online-Zusammenarbeit beruht auf der Mindmapping-Methode zur bildhaften Präsentation und Vernetzung von Informationen. Das funktioniert fast genauso, wie Trainer Jürgen Klopp mit Pfeilen, Kreisen und verschobenen Linien in seinen Fernsehanalysen Fußball erklärt.

Inhaltsübersicht:

• Unterstützung bei der Weiterentwicklung des komplexen Lizenzgeschäftes
• MindManager führt Menschen zusammen
• Webinare und Lernvideos: Das Schulungskonzept von Mindjet kommt an
• Methode soll sich schnell verbreiten

Die DFL Sports Enterprises GmbH wurde im November 2008 gegründet. Ihr zehnköpfiges Team befasst sich mit der nationalen und internationalen Vermarktung der Lizenzen, der ligaeigenen Online-Plattformen (u.a. www.bundesliga.de) sowie der internationalen Fernsehrechte. Ziel ist es dabei, Synergien in den Bereichen Markenlizenzen, Sponsoring und Plattformen noch besser zu nutzen und umfassende Kommunikationsangebote rund um die Marke Bundesliga anzubieten.

Unterstützung bei der Weiterentwicklung des komplexen Lizenzgeschäftes

Dr. Robert Niemann, der Vorsitzende der Geschäftsführung der DFL Sports Enterprises, verantwortete bereits komplexe Projekte in internationalen Medien- und Entertainment-Konzernen. Dabei behalf er sich des klassischen, papiergebundenen Mindmappings, wenn komplexe Aufgaben zu bewältigen waren. „Als ich hörte, dass es die Methode auch als netzwerkfähige Software mit der Möglichkeit zur Online-Zusammenarbeit gibt, bin ich sofort hellhörig geworden“, erläutert er, „dies könnte für den Aufbau des neuen Unternehmens und die Weiterentwicklung des komplexen Lizenzgeschäftes sehr hilfreich sein.“

Dr. Robert Niemann war von der Möglichkeit, seine bewährte Mindmapping-Arbeitsweise künftig IT-basiert umzusetzen, gleich begeistert. Zunächst skeptisch zeigte sich allerdings Volker Reichert, der beim Unternehmen für die IT verantwortlich zeichnet: Denn erst kurz zuvor hatte man eine Software zur Darstellung komplexer Organigramme beschafft, die aber mangels Akzeptanz nie zum Einsatz kam. Anders allerdings beim MindManager: „Mein erster Eindruck war: Dieses Tool ist deutlich einfacher zur bedienen als vergleichbare Produkte“, sagt Reichert. Im Anschluss an die Testphase wurden deshalb zehn Lizenzen der aktuellen Version MindManager 8 installiert.

Die DFL Sports Enterprises GmbH setzte den MindManager zunächst im Bereich Veranstaltungen ein, zum Beispiel zur Vorbereitung von Messen und Lizenznehmerworkshops. „Wir wollen die Software ebenfalls im Produktmanagement einsetzen, also dort, wo komplexe neue Themen entwickelt und aufbereitet werden“, erklärt Dr. Niemann. Beispiel dafür wäre zum Beispiel die technische Distribution der Fernsehsignale. Die meisten Sachverhalte dort sind abteilungsübergreifend und es gilt, Prozesse über die Schnittstellen zur Mutter- und zu Schwestergesellschaften hinweg transparent darzustellen.

MindManager führt Menschen zusammen

Für Dr. Niemann und sein Team liegt der große Vorteil von MindManager in dessen Fähigkeit, Menschen zusammenzuführen. Mit der Web Collaboration-Plattform Mindjet Catalyst, die als SaaS-Lösung zum Einsatz kommt, können bei der DFL Sports Enterprises verschiedene Personen an verteilten Standorten zu unterschiedlichen Phasen an einem Projekt arbeiten. Auch räumlich entfernte Dienstleister lassen sich so auf einfache Weise und bei Bedarf in die Prozesse mit einbinden. Die Historie eines konkreten Projekts ist auch später noch nachvollziehbar. Zudem erhalten ausgewählte Nutzer mit Schreib- und Leserechten via Mindjet Catalyst die notwendigen Informationen per Mindmap. So erreicht die DFL Sports Enterprises durch den Einsatz der Software eine Rationalisierung und Beschleunigung ihrer Prozesse und des Projektmanagements.

Zur Kommunikation der Ergebnisse schätzen die Verantwortlichen der DFL Sports Enterprises vor allem die Player-Funktionalität in MindManager 8. Mit ihr lassen sich Maps als dynamische PDFs oder Flash-Dateien abspeichern, so dass der Gegenüber sie öffnen und interaktiv nutzen kann, ohne selber eine MindManager-Lizenz oder eine spezielle Viewer-Software zu benötigen. Zweige lassen sich in der PDF-Datei wie gewohnt auf- und zuklappen und sogar Links funktionieren. Außerdem lassen sich solche Player-Maps mit einem Mausklick per „share-it“-Funktion im Netz publizieren oder per E-Mail versenden.

Webinare und Lernvideos: Das Schulungskonzept von Mindjet kommt an

„MindManager lässt sich intuitiv bedienen und per interaktivem Schnelleinstieg schnell erlernen, so dass es nur wenig Schulungsbedarf gibt“, betont Birgit Müller, Business Development Representative DACH bei der Mindjet GmbH. „Wir bieten interessierten Kunden aber auch Webinare, in denen wir in das PC-gestützte Mindmapping einführen und auch die fortgeschrittenen Funktionen der Software vorstellen.“ Auch beim Team der DFL Sports Enterprises hat das Webinar für einige Aha-Effekte gesorgt, insbesondere als vorgestellt wurde, wie man online zeitgleich an ein und derselben Mindmap arbeiten kann. Zusätzlich waren die umfangreichen Lernvideos auf der Mindjet-Webseite eine gute Hilfe für das Team, um die Software voll ausnutzen zu können.

IT-Experte Volker Reichert hat bemerkt, wie MindManager das Denken verändert und das Arbeiten erleichtert. Als die DFL Sports Enterprises die Einführung eines neuen Vertragsmanagementsystems plante, wurden verschiedene Software-Produkte gesichtet und gegeneinander abgewogen. Die Besprechungen mit der Geschäftsführung bereitete Reichert damals erstmals mit dem MindManager vor. „Ich habe dabei erkannt, wie komfortabel die Software ist. Man organisiert und schreibt zunächst alle Ideen auf und kann sie dann, wenn eine gewisse Struktur zu erkennen ist, sinnvoll zusammenführen“, erklärt er. „Ich kann in der Mindmap für jedes Produkt einen Ast anlegen und dahinter alle Office-Dokumente, PDFs oder Bilder hängen, die ich in jeweiligen Zusammenhang benötige.“ Während Präsentationen muss er sich dann nicht mehr durch den Explorer hangeln, sondern hatte alle Informationen direkt per Link in der Map verfügbar.

Auch seine Kollegen bereiten ihre Projekte mit MindManager heute so auf, dass sie eine Map als zentrales Dokument und quasi Mini-Datenbank verwenden. In der Map liegen sämtliche Dokumente, Termine, verlinkte E-Mail- und Webadressen zu einem Projekt – eine große Arbeitserleichterung, da man nicht mehr in verschiedenen Ordnern blättern muss.

Methode soll sich schnell verbreiten

Für Dr. Niemann macht die Einführung einer neuen Software nur Sinn, wenn sie auch akzeptiert und aktiv genutzt wird. „Die Mitarbeiter müssen erkennen, wie das Tool ihre Kommunikation und Arbeitsweise erleichtert, dann wird die Einführung auch erfolgreich sein. Das Prinzip wird sich mit der Zeit etablieren“, ist sich der Geschäftsführer sicher. „Wenn ich mit einer Map in einen Termin gehe, wecke ich immer das Interesse der Beteiligten. Denn sie sehen dort, dass man das Programm für die unterschiedlichsten Zwecke nutzen kann, sei es, um sich selbst neu zu organisieren oder eben auch um Termine und Präsentationen optimal vorzubereiten.“ Der Vernetzungsgedanke und das gruppenübergreifende Element stehen dabei ganz klar im Vordergrund.