Bricks, Bytes & Behaviour: Die drei Säulen des neuen Arbeitens

von Eva Bischoff

Die Digitalisierung bringt Innovationen in allen Branchen hervor – vom produzierenden Gewerbe bis hin zum Dienstleistungs- und öffentlichen Sektor. Nach und nach führen neue Technologien dazu, dass sich bestehende Kommunikations- und Interaktionstools, ferner sogar ganze Geschäftsmodelle an den digitalen Wandel anpassen oder gänzlich erneuern.

Inhaltsübersicht:

• Überarbeitung der Website
• Bricks: Flexible Gestaltung des Arbeitsplatzes
• Bytes: Effektive IT-Lösungen
• Behaviour: Eine gemeinsame Unternehmensvision
• Ganzheitliche Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette

Wirtschaftlicher Erfolg im digitalen Zeitalter lässt sich vor allem durch regelmäßige Evaluation der eigenen Strategie erreichen. Welche Tendenzen und Entwicklungen sind für das Unternehmen wichtig? Auf welche muss es mit Blick auf die Zukunft aktiv reagieren – auch über Abteilungs-, Prozess- und grundsätzliche Unternehmensstrukturen hinaus? Eine erfolgreiche Transformation wird dann realisiert, wenn strategische und technische Komponenten gleichmäßig weiterentwickelt werden. Dabei bilden die Schlagworte Bricks, Bytes und Behaviour die drei Säulen des neuen Arbeitens.

Bricks: Flexible Gestaltung des Arbeitsplatzes

In vielen Unternehmen ist bereits zu beobachten, dass die traditionellen, festdefinierten Bürokonzepte – räumlich wie organisatorisch – nach und nach aufbrechen. Das neue Arbeiten, auch Smart Working genannt, findet in flexiblen Arbeitsräumen (Bricks) statt, die – angepasst an die jeweiligen Tätigkeiten der Mitarbeiter – eingerichtet werden. Sie lassen sich beispielsweise als Einzelarbeitsplätze und Ruhezone oder als Team-Office für größere und kleinere Gruppen nutzen. Soziale Meetingpoints, wie Lounge-Bereiche und Kaffee-Ecken, fördern den spontanen Ideen- und Wissensaustausch zwischen Kollegen. Darüber hinaus gewinnt das Arbeiten von unterwegs und im Home Office zunehmend an Bedeutung.

Bytes: Effektive IT-Lösungen

Entsprechend der veränderten Ansprüche auf der einen Seite, bedarf es technologischer Neuheiten auf der anderen Seite: Die Arbeitswerkzeuge (Bytes) des neuen Arbeitens ermöglichen das vernetzte und mobile Agieren im und über das Unternehmen hinaus. Via Cloud Computing können sämtliche Informationen zu jeder Zeit und von überall abgerufen, bearbeitet und geteilt werden. So legen Unternehmen mittels komponentenbasierter Software-Lösungen beispielsweise ein digitales Archiv an, das alle ein- und ausgehenden Dokumente in digitalisierter Form enthält. Ergänzende IT-Komponenten binden alle Informationen in vorhandene Prozesse und Workflows ein. Dadurch werden wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert. Zusätzlich lassen sich Informationen auch für alle relevanten Akteure der gesamten Wertschöpfungskette einfach und benutzerfreundlich zur Verfügung stellen.

Auf diese Weise können Unternehmen sich intern wie extern einfacher vernetzen und ihre Servicequalität optimieren. Das auf technischer Ebene zusammengestellte Wissen wird zielgerichtet und wirtschaftlich genutzt – ein eindeutiger Wettbewerbsvorteil. Denn Wissen und Informationen sind inzwischen zur wichtigsten Handelsware von Unternehmen geworden und sollten sich in ihren Produkten und Dienstleistungen widerspiegeln.

Behaviour: Eine gemeinsame Unternehmensvision

Um vorhandene Prozesse im Sinne des neuen Arbeitens effektiv umzugestalten, müssen alle Mitarbeiter frühzeitig die Vorteile der räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte (Behaviour) verinnerlichen. Ein gutes Changemanagement ist daher essentiell. Die Geschäftsführung sollte die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben sowie Mitarbeiter aktiv einbinden und bei der Umgestaltung begleiten. Dabei ist es wichtig, Anreize für aktuelle wie zukünftige Angestellte zu schaffen.
Beim Smart Working rückt der einzelne Mensch stärker in den Fokus. Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen sind hier wichtige Schlagworte. Das neue Arbeiten bringt einen größeren Freiraum mit sich, der aber vor allem gemäß vereinbarter Absprachen funktioniert:

• Der Arbeitgeber muss ein höheres Maß an Vertrauen aufbringen, dass Angestellte ihre Aufgaben auch im Home Office selbstständig erledigen.
• Arbeitnehmer begeben sich wiederum in die Position, über die klassische Arbeitszeit (9 bis 17 Uhr) hinaus erreichbar zu sein.

Nur wenn der angestrebte Wandel auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird, können bestehende Geschäftsprozesse verändert werden.

Ganzheitliche Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette

Die Herausforderung liegt nun darin, alternativ zu abteilungsspezifischen Insellösungen ein adäquates Informationsmanagement zu etablieren. Denn in mittelständischen Unternehmen sind zahlreiche Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen und vor allem mit unterschiedlichen Arbeitsweisen tätig. Die Lösung: eine ganzheitliche Enterprise-Information-Management-Software (EIM). Diese greift die benötigten Informationen aus allen genutzten Systemen ab und stellt sie den jeweiligen Mitarbeitern direkt, kontextsensitiv und nachvollziehbar zur Verfügung. Dabei ist jederzeit gewährleistet, dass die Daten aktuell und vollständig sind.

Darüber hinaus müssen einzelne Vorgänge und die erfolgten Arbeitsschritte auch langfristig transparent und nachvollziehbar sein: Wer war wann an welchen Entscheidungen beteiligt? Die übergreifende Software nutzen Mitarbeiter als App oder als Webportal. Sie sind nützliche Werkzeuge, um interne Projektaufgaben sowie externe Serviceanfragen in Echtzeit zu bearbeiten. Der Vorteil dieser Plattform-Technologien liegt auch darin, dass sie einfach in die bestehenden Prozesse integriert sowie bei Bedarf erweitert und angepasst werden können. Dazu gehören auch:

• Personenspezifische Applikationen: Gerade Apps kommen dem grundsätzlichen Bedürfnis entgegen, mit mobilen Endgeräten arbeitszeit- und arbeitsplatzunabhängig agieren zu können; gleichzeitig verfügen sie über Funktionen, die auf die spezifische Arbeitsweise des Sachbearbeiters zugeschnitten sind. Sie sind intuitiv zu bedienen, da sich die Benutzeroberfläche nicht wesentlich von jenen Apps unterscheidet, die privat genutzt werden. Sie unterstützen den Mitarbeiter bei seinen täglichen Abläufen, sodass Workflows optimiert werden und das gesamte Unternehmen seine Effizienz steigert.
• Modulare Webportale: Kunden nutzen für die Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen zusätzlich zu Brief, Telefon und E-Mail inzwischen auch Social-Media-Kanäle. Daher ist für Unternehmen ein so genanntes Omni-Channel-Response-Management wichtig: Ein kanalübergreifendes Kunden-Kontakt-Zentrum muss alle relevanten Informationen bereitstellen sowie einen einheitlichen, abgestimmten, kommunikativen Austausch ermöglichen – und das über jeden, vom Kunden gewählten Kanal. Folglich müssen im Portal alle Kommunikationswege, Anliegen und Inhalte zentral und nachvollziehbar verzeichnet sein. Auf diese Weise werden erneute Nachfragen und Mehrfachkontakte vermieden und der Austausch zwischen Kunde und Unternehmen erleichtert.

Die neuen Tools des Smart Working werden auf Arbeitnehmerseite dem Wunsch nach individuellen Werkzeugen sowie dem Bedürfnis eines individuellen Services seitens der Kunden, Partner und Lieferanten gerecht. Innerbetrieblich und auch innerhalb der gesamten Wertschöpfungskette wird dank eines umfassenden EIM eine ganzheitliche Vernetzung und dadurch ein optimaler, gewinnbringender Informationsaustausch gewährleistet.