Wie wir in Zukunft arbeiten werden

von Jochen Rapp

Bereits heute offenbart ein Blick in viele Büros eine Vorstellung davon, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen kann. Videokonferenzen mit Kunden und Kollegen sowie Telearbeit ohne eigenes Büro haben keinen Seltenheitswert mehr. Doch welche Folgen bringen die Veränderungen für Arbeitnehmer und für IT-Verantwortliche mit sich? Die Informationsflut nimmt zu und der gezielte Wissenstransfer gewinnt an Bedeutung. Mit den richtigen Werkzeugen und einer sinnvollen Verschlagwortung der Daten wird dies erleichtert. Unternehmensübergreifendes, medien- und ortsunabhängiges Arbeiten steht im Fokus. Zwei wichtige Stichworte in diesem Kontext sind Collaboration und Unified Communications.

Inhaltsübersicht:

• Collaboration ist mehr als Zusammenarbeit
• Informationen werden zu Wissen verdichtet
• Integrierte Kommunikationskanäle
• Virtuelle Arbeitsformen brauchen Virtualisierung
• Umdenken für eine moderne Arbeitswelt

Die Herausforderung für IT-Leiter und Fachabteilungen besteht darin, die Chancen und Risiken neuer Technologien abzuwägen und im eigenen Unternehmen einzuführen. Doch für die Flexibilisierung der Arbeitswelt mittels neuer Technologien muss zeitgleich auch die IT-Landschaft in Richtung einer serviceorientierten Infrastruktur und damit Richtung Cloud Computing verändert werden. Der Wissenstransfer über neue Kommunikationskanäle bringt einen Wandel der Unternehmenskultur mit sich. Hier sind Offenheit und geteiltes Wissen Grundvoraussetzungen für den Erfolg.

Collaboration ist mehr als Zusammenarbeit

Basis für den aktuellen Stand der Zusammenarbeit ist das Internet, das sich im Geschäftsleben längst als unverzichtbarer Vertriebs- und Kommunikationskanal etabliert hat. Bis vor Kurzem wurden das Internet und Kommunikationstechnologien wie E-Mail weitgehend transaktionsorientiert genutzt. Social-Media-Plattformen wie Facebook oder YouTube, Blogs und Micro-Blogs wie Twitter, Wikis sowie die scheinbar grenzenlose Google-Welt haben grundlegend die Art und Weise verändert, wie Menschen miteinander kommunizieren und digitale Inhalte austauschen. Man spricht heutzutage von Collaboration, um den Unterschied zu herkömmlichen Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit hervorzuheben.

Für große Teile der jungen Generation – die Digital Natives – ist die interaktive Nutzung des Internets und darauf basierender Kommunikationsformen wie Instant Messaging, beispielsweise ICQ, sowie Facebook oder Twitter längst eine Selbstverständlichkeit. Auch im Job möchten sie vernetzt arbeiten. Diese Erwartungshaltung können Personalverantwortliche bei der Nachwuchssuche nicht länger ignorieren und setzen bei der Rekrutierung selbst schon auf Social Media. So hat das Web 2.0 längst den Transformationsprozess in Richtung Enterprise 2.0 in Gang gesetzt.

Die einzelnen Enterprise-2.0-Technologien stehen bereits zur Verfügung, aber erst ihre gezielte Integration in die IT-Infrastruktur eines Unternehmens schafft eine zukunftsgerichtete Arbeitsumgebung. Dafür sind Erfahrung im Bereich Client- und Servercomputing, Infrastrukturmigration und Collaboration unverzichtbar. Da die Umsetzung von Enterprise 2.0 für viele CIOs und IT-Verantwortliche noch Neuland ist, ist der Weg dorthin ohne Beratung in Bezug auf Prozesse und Technik sowie Organisation und Mitarbeiteraufklärung kaum denkbar.

Informationen werden zu Wissen verdichtet

In der Arbeitsumgebung der Zukunft sind fundierte und schnelle Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen ein unschlagbarer Wettbewerbsvorteil. Diese Informationen lagern oft versteckt in einem Dickicht aus Datenbanken, Anwendungen – und in den Köpfen anderer Mitarbeiter. Technologien und Funktionen aus dem Umfeld von Business Intelligence (BI) helfen Mitarbeitern dabei, relevante Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zu sammeln, zu speichern, auszuwerten und mit anderen Mitarbeitern zu teilen. Bislang brach liegende Informationen werden mit BI situationsgerecht zu direkt nutzbarem Wissen verknüpft. Der Lösungsansatz soll dabei keine Spezialdisziplin für Wenige bleiben, sondern allen Anwendern im Unternehmen auf einfache Weise zur Verfügung stehen.

Den offenkundigen Produktivitäts- und Flexibilitätsvorteilen steht eine Aufweichung des Informationsmonopols gegenüber. Privilegien von Einzelnen gehen verloren und Verantwortungen verschieben sich. Entsprechend müssen Entscheidungsprozesse neu definiert, Sicherheitsaspekte beachtet und Prozesse im Unternehmen an die neuen Möglichkeiten angepasst werden. Vor allem ist es notwendig, die Mitarbeiter vom Nutzen dieser Möglichkeiten zu überzeugen und sie mit dem Umgang vertraut zu machen.

Integrierte Kommunikationskanäle

Wikis, Blogs, personalisierte RSS-Feeds und weitere Collaboration-Tools werden künftig eine immer größere Rolle spielen, und Unified Communications prägt den Arbeitsplatz der Zukunft enorm. Festnetztelefon, Handy, PDA, Smartphones, Voice-Box, Fax, PC und Notebook sowie Web- und Videokonferenzsysteme gehören zwar für viele Menschen längst zum Arbeitsalltag. Solange aber all diese verschiedenen Kontaktkanäle, Medien und Endgeräte unzureichend integriert sind, lassen sich Synergien für eine verbesserte Zusammenarbeit nicht im erwünschten und möglichen Maß realisieren. Voice-over-IP liefert die technische Basis, um die eklatanten Medienbrüche zwischen Sprach- und Videokommunikation einerseits und der Computernutzung andererseits endgültig zu überwinden.

Der Name ist Programm: Unified Communications (UC) steht für eine einheitliche Kommunikationsumgebung, die alle Kommunikationsdienste bündelt und einen einfachen und spontanen Zugang zu diesen ermöglicht. In jeder Geschäftssituation, so die Vision, sollen Mitarbeiter das jeweils effektivste Kommunikationsmittel auf unkomplizierte Weise nutzen. Natürlich ist die Migration auf UC Maßarbeit, die eng mit den Geschäftsprozessen verzahnt werden muss.

Virtuelle Arbeitsformen brauchen Virtualisierung

Die Flexibilisierung der Arbeitswelt dank Web 2.0 und UC zwingt IT-Abteilungen auch zur Flexibilisierung der gesamten IT-Infrastruktur. UC- und Collaboration-Tools werden immerhin ortsunabhängig über diverse Zugangsmedien auf unterschiedlichen Endgeräten bereitgestellt. Damit wird die bislang bekannte, feste Zuordnung zwischen Client und Server obsolet: Für die Zusammenarbeit geografisch verteilter Teams können virtuelle bzw. Cloud-Infrastrukturen eine Vereinfachung bieten. IT-Ressourcen bilden dort gemeinsame Pools, die Applikationen nach ihrem momentanen Bedarf mit Rechenleistung und Speicherplatz versorgen. Wächst der Bedarf, lassen sich zusätzliche Ressourcen ohne Betriebsunterbrechung einfügen. Die Vorteile sind vielfältig: Verfügbare Kapazitäten werden so optimal ausgenutzt, die Betriebskosten sinken, die Auslastung wird verbessert, die Sicherheit erhöht und die Geräteunabhängigkeit gefördert.

Dabei schließen hohe Flexibilität und steigende Produktivität sogar noch Ressourcenschonung und geringeren Schadstoffausstoß mit ein. Wenn das Browserfenster im Heimbüro Zugriff auf sämtliche geschäftsrelevante Informationen und Collaboration-Werkzeuge bietet, entfallen viele Wege ins Büro. Entsprechend weniger CO2 belastet die Atmosphäre. Neue Konzepte für Shared-Desktop-Umgebungen verringern mittelfristig die Zahl der Schreibtische und PCs und folglich den Büroflächenbedarf sowie die Kosten für Miete, Strom und Heizung.

Umdenken für eine moderne Arbeitswelt

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist kein Platz im eigentlichen Sinn mehr, sondern seinem Wesen nach eine mobile Collaboration-Umgebung mit medienübergreifender Kommunikationsmöglichkeit. Collaboration und UC verbinden Menschen über Firmen-, Bereichs- und Standortgrenzen hinweg. So entsteht aus vormals verstreuten Informationen kollektives Wissen. Die vernetzte und mobile Arbeitswelt der Zukunft setzt ein enormes Produktivitätspotenzial frei, schafft mehr Markt- und Kundennähe, beschleunigt Innovationen und senkt Infrastrukturkosten. Auch Produktentwicklungs- und Projektkosten können durch neue und optimierte Kommunikationswege nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern zusätzlich mit allen Projektbeteiligten, Dienstleistern und Zulieferern reduziert werden. Allerdings kommt auch bei der Enterprise-2.0-Transformation vor dem Preis der Fleiß. Dies betrifft nicht nur die Herausforderungen bei der Migration der IT-Landschaft in Richtung einer virtualisierten und service-orientierten IT-Architektur, sondern in erster Linie die kulturellen Veränderungen für die Mitarbeiter unterschiedlicher Generationen innerhalb der Unternehmen.