Best Practice: Das E-Learning-Portal der Paul Hartmann AG

von Jörg Geulen

Die Paul Hartmann AG ist ein internationaler Anbieter von Medizin- und Hygieneprodukten. Sie liefert professionelle Systemlösungen in der Wundbehandlung, der Inkontinenzhygiene und der Infektionsprophylaxe. Die Unternehmenszentrale befindet sich seit 1818 in Heidenheim. Weltweit hat das Unternehmen 25 Produktionsbetriebe und beschäftigt knapp 10.000 Mitarbeiter im Konzern. Um ein einheitliches Schulungsumfeld zu schaffen, wurde eine E-Learning-Plattform aufgebaut, auf der Wissen und Dokumentationen zentral abgelegt werden können. Dafür wurde eine vorhandene Autorensoftware an das Corporate Design von Hartmann angepasst.

Inhaltsübersicht:

• Zwei Portale im Einsatz
Das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen

Bei den Überlegungen, wie eine Wissensplattform aufzubauen sei, stand bei der Paul Hartmann AG immer der Mitarbeiter, der sie nutzen soll, im Vordergrund. Er sollte sich jederzeit schulen können, ohne großen Zeitaufwand und ergänzend zum Standardschulungsprogramm. Auch neue Mitarbeiter sollten schnell und einfach eingelernt werden können. „Bei Hartmann hat man schnell erkannt, dass man mit normalen Schulungsmaßnahmen hier nicht weit kommt“, beschreibt Ralf Zelinski, TTS Application Consultant, das Projekt. „Zudem wäre die uneinheitliche Ablage von Schulungsdokumenten bestehen geblieben. Daher wurde auf eine bereits intern vorhandene Lösung zurückgegriffen, die nun zur unternehmensweiten Wissensplattform ausgebaut wurde.“

Zwei Portale im Einsatz

Die Paul Hartmann AG hat zwei Wissensportale parallel im Einsatz. Auf das AD-gestützte Portal (Active Directory) haben nur IT-interne Mitarbeiter Zugriff. Dort werden alle Lerneinheiten produziert und hinterlegt und können von allen IT-Mitarbeitern gesichtet werden. Das Standardportal steht allen Mitarbeitern zur Verfügung. Die IT-internen Dokumente sind dort nicht sichtbar. Momentan ist im Standardportal auch nur die Kurseinsicht im Einsatz, nicht die umfangreichere Prozessansicht, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern. In dieser Kursansicht stehen alle Kurse zur Verfügung. Sie wird automatisch geöffnet, wenn ein Mitarbeiter über das Intranet das E-Learning-Portal betritt und Lerneinheiten abrufen möchte.

Schulungsthemen sind beispielsweise Windows-Anwendungen, Hardwarebeschreibungen für die Firmenhandys oder Nicht-IT-Themen wie Compliance oder Arbeitssicherheit. Die Kurse sind alle bestimmten Fachbereichen zugeordnet; zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über die Standard-Suchfunktion zu gehen. Das E-Learning-Portal erreicht man aber nicht nur über das Intranet, auch ein Zugriff aus dem SAP-System ist möglich.

Das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen

Die Nutzung der E-Learning-Einheiten hängt unmittelbar mit der Akzeptanz bei den Mitarbeitern zusammen. Oft wird ein solches System etabliert, aber nicht genutzt, weil die Hemmschwelle der Mitarbeiter zu groß ist. Diese Schwelle wollte die Paul Hartmann AG aktiv durch Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen abbauen. Ein Kommunikationskanal hierfür war die Mitarbeiterzeitschrift Hartmann Forum, in der ausführlich über das zukünftige Schulungsprozedere berichtet wurde. Zudem wurde immer wieder über Neuerungen im E-Learning-Portal in diesem Medium berichtet. Außerdem gab es einstündige Kurzschulungsveranstaltungen. Zwei Monate lang war in der hauseigenen Kantine auch ein E-Learning-Stand aufgebaut, an dem sich alle Mitarbeiter mit dem System vertraut machen konnten. So sollten ihnen durch aktives Probieren die vorhandenen Berührungsängste genommen werden. Einen anstehenden Release-Wechsel bei Lotus Notes nahm Hartmann zum Anlass für eine Informationsveranstaltung rund um die Lerneinheiten, die es zu diesem Release-Wechsel gab. So musste sich quasi jeder Mitarbeiter mit PC mit E-Learning auseinandersetzen.
Auch die Mitarbeiter am Helpdesk wurden angewiesen, immer wieder auf Lerneinheiten aufmerksam zu machen, anstatt die Antwort „auf dem Silbertablett“ zu präsentieren. „Learning by Doing“ lautet hier die Parole. Für eine aktive Nutzung des Wissensportals war es nötig, die Akzeptanz der Mitarbeiter für das E-Learning zu erreichen. Jedem musste klar werden, dass im Unternehmen ein Umdenkungsprozess stattgefunden hat, was das Thema Schulungen angeht. Das Schulungsangebot ist da, aber jeder muss aktiv ins Portal gehen und sich selber schulen. Und diese Botschaft ist angekommen.
„Beim Aufbau des E-Learning-Portals war uns der Mensch wichtiger als die Software. Unser Leitgedanke war: Wie schaffe ich im Unternehmen eine breite Akzeptanz für das E-Learning?“, so Rainer Weber, Customer Service & Trainings Center bei der Paul Hartmann AG.