Freudenberg – Schlanker Recruitingprozess trotz komplexer Konzernstrukturen

von Sandra Meyer

Die zielgerichtete Suche nach den High Potentials des Arbeitsmarkts ist in Zeiten des Fachkräftemangels zum wesentlichen Bestandteil einer nachhaltigen Unternehmensausrichtung geworden. Doch ein professioneller Recruiting-Prozess kostet Zeit, bindet personelle Ressourcen und ist mit viel Aufwand verbunden – insbesondere wenn aufgrund komplexer Konzernstrukturen verschiedenste Entscheidungsträger in den Auswahlprozess eingebunden werden müssen. Die international agierende Freudenberg-Gruppe hat sich deshalb entschlossen, die Bewerberauswahl mit technologischer Unterstützung vorzunehmen: Seit gut einem Jahr kommt ein eRecruiting-Tool bei dem Familienunternehmen zum Einsatz.

Inhaltsübersicht:

• Hohe Anforderungen für ein effizientes Bewerbermanagement
• Nachhaltige Lösungsimplementierung
• Administrativer Aufwand spürbar gesenkt

Mehr als 10.000 Bewerbungen gehen jährlich allein in Deutschland bei der Freudenberg-Gruppe ein, die sich aus 16 verschiedenen Teilkonzernen zusammensetzt. Die Unternehmensgruppe ist als Arbeitgeber insbesondere bei Wirtschaftswissenschaftlern, Ingenieuren und Naturwissenschaftlern sehr beliebt. Der Konzern bietet ihnen gute Perspektiven in verschiedenen Geschäftsfeldern, unter anderem in der Forschung und Entwicklung oder im Ingenieurbereich. Bei Endverbrauchern ist die Unternehmensgruppe vor allem für ihre breite Produktpalette an Haushaltsprodukten bekannt.

Wegen der komplexen Struktur der verschiedenen Teilkonzerne und deren Wirken in den verschiedensten Geschäftsbereichen verfügt die Unternehmensgruppe über insgesamt 16 Personalabteilungen – für jeden Teilkonzern eine. Sie alle kümmern sich um den Bewerberansturm, um vom Praktikanten bis zum Senior Professional die richtigen Köpfe für den Konzern zu finden. „Bis vor kurzem war unser Recruiting-Verfahren allerdings nicht mehr zeitgemäß“, gesteht Alexa Faber ein, Personalreferentin bei der Führungsgesellschaft der Unternehmensgruppe. „Wir haben die eingehenden Bewerbungen mittels Excel-Tabellen verwaltet, um den Überblick zu behalten. Jede elektronische Bewerbung wurde ausgedruckt, um sie mit Kommentaren zu versehen und an die passenden Fachabteilungen weiterzureichen. Der Verwaltungsaufwand war enorm hoch, ebenso wie die Papierberge.“

Hohe Anforderungen für ein effizientes Bewerbermanagement

Im Jahr 2009 entschied sich das Unternehmen für die Suche nach einer zeitgemäßen eRecruiting-Lösung, die das Bewerbungsverfahren für beide Seiten, Bewerber und Personalabteilung, vereinfachen sollte. Dazu wurde ein Jahr später ein Projektteam aus Personalern, Mitarbeitern der Rechtsabteilung sowie Fachkräften aus IT und Einkauf ins Leben gerufen, das zunächst die Anforderungen an die neue Software definieren sollte. An erster Stelle stand dabei die Notwendigkeit, dass die Lösung in der Lage sein muss, die komplexe Unternehmensstruktur abzubilden und es sowohl ermöglicht, Bewerbungen einzelnen Teilkonzernen zuzuordnen, als auch Synergien innerhalb der ganzen Unternehmensgruppe zu nutzen. Es musste also eine Lösung gefunden werden, in der sich unterschiedliche Nutzerrollen definieren lassen: Den Anwendergruppen sollten jeweils genau die Nutzungs- und Administratorenrechte eingeräumt werden, die ihrer Position im Unternehmen entsprechen.

Aber das war nicht die einzige Anforderung an das gesuchte Recruiting-System: Ein detaillierter Katalog legte Pflichtkriterien und „nice-to-have“-Funktionen fest. So sollte unter anderem sichergestellt werden, dass auch Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachabteilungen, die nur ein oder zwei Mal pro Jahr zu der Bewerberauswahl hinzugezogen werden, die elektronische Lösung ohne große Einarbeitungszeit nutzen können. Wichtig war auch, dass das neue Tool über VPN bedient werden kann – schließlich sind zahlreiche Entscheidungsträger des Konzerns oft im In- und Ausland unterwegs, was den Auswahlprozess bislang unnötig verzögerte. Und letztlich sollte es möglich sein, aus dem System heraus nicht nur die eingehenden Unterlagen des jeweiligen Bewerbers einzusehen, sondern sie auch direkt elektronisch innerhalb des Teilkonzerns weiterzuleiten oder dem Bewerber aus dem System heraus eine E-Mail-Antwort zukommen zu lassen.

Von den ursprünglich fünf ausgewählten Anbietern von eRecruiting-Lösungen kamen schließlich zwei in die Endauswahl. Die Entscheidung fiel letzten Endes auf delphi HR Systems, eine Firma, die den unternehmensinternen Auswahlstab in einem Workshop von seiner webbasierten Software überzeugen konnte.

Nachhaltige Lösungsimplementierung

Seit Mai 2011 ist das neue System zunächst im deutschsprachigen Raum offiziell im Einsatz. In der ersten Zeit, etwa zwei Monate lang, liefen das neue und das alte Bewerbungsprozedere nebeneinander her – ältere Ausschreibungen wurden noch per Excel-Tabelle zu Ende gebracht, aktuelle Stellenangebote sogleich mit dem neuen Online-Bewerbungsweg verknüpft. Dabei ging die Implementierung der Lösung ohne größere Probleme vonstatten. Bei den ersten Schritten half ein Schulungsprogramm nach dem Prinzip „Train the trainer“: Der Softwareentwickler selbst schulte nur die wichtigsten Schlüsselpersonen im Unternehmen, die wiederum ihr eigenes Team in die Handhabung der neuen Lösung einwiesen. Während des gesamten Schulungsprozesses stand ein ergänzendes Handbuch zur Verfügung, auf deren Basis aufkommende Fragen der Anwender schnell geklärt werden konnten.

Inzwischen haben 777 Anwender Zugriff auf das webbasierte Recruting-System – neben den Personalmitarbeitern auch Administratoren aus dem Management, der Betriebsrat und einzelne Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, die per Passwort einzelnen Bewerbungsverfahren zugeschaltet werden können. Sie alle schätzen die Lösung für seine hohe Praxisnähe. Zwar mussten sich weniger IT-affine Mitarbeiter zunächst ein wenig in die Funktionsweise des neuen Systems hineindenken, aber dank einer mit Screen-Shots versehenen Kurzanleitung zum Handling der Software konnte ihnen schnell geholfen werden.

Administrativer Aufwand spürbar gesenkt

Der Recruiting-Prozess hat sich seit Einführung der Lösung vor gut einem Jahr erheblich verschlankt: Mithilfe der verschiedenen Administratorenrollen und der Möglichkeit der elektronischen Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen werden die administrativen Schritte im Bewerbungsverfahren auf ein Minimum gesenkt. Das zahlt sich zum einen für die Anwender des Tools aus, die sich jetzt einfacher miteinander über eingegangene Bewerbungen austauschen und sie der richtigen Stelle zuordnen können. Außerdem haben sie dadurch freie Zeitkapazitäten für andere Bereiche übrig. Darüber hinaus eröffnen die Reporting-Funktionen des Systems die Möglichkeit, statistische Angaben über den Erfolg einzelner Ausschreibungen einzusehen, auf deren Basis Recruiting-Wege nachhaltig optimiert werden.

Zum anderen bedeutet das Bewerbermanagementsystem auch für die mehreren Tausend Bewerber pro Jahr eine Erleichterung: Sie können dank der Ausfüllmasken sofort erkennen, für welchen Fachbereich in welchem Teilkonzern sie sich zur Zeit bewerben können – und gleichzeitig den Wunsch angeben, auch fachbereichs- und teilkonzernübergreifend in den unternehmensweiten Bewerber-Pool aufgenommen zu werden. Zudem erhalten sie nun deutlich schneller eine Rückmeldung zum Stand ihres Einstellungsverfahrens. „Insbesondere für High Potentials, die auf dem Arbeitsmarkt sehr gefragt sind, können wir uns damit als attraktiver und wertschätzender Arbeitgeber ausweisen“, fasst Alexa Faber die weitreichende Bedeutung der neuen Lösung für die Freudenberg Gruppe zusammen.