Web 2.0 & Co. – die sieben wichtigsten Trends im Wissensmanagement

von Uwe Richter

Web-2.0-Technologien, die zuerst nur Webseiten und Portale eroberten, bestimmen nun in zunehmendem Maße auch das allgemeine Informations- und Kommunikationsverhalten. Ob Blogs, Wikis, Podcasts, Webkonferenzen oder Social Networks – bei der Nutzung dieser Anwendungen wird der Informationsfluss umgedreht. Statt Informationen an große Gruppen zu verteilen, lassen Web-2.0-Anwendungen dem Empfänger die Wahl, welche Information er abruft. Die zentrale Administration von Inhalten wandelt sich dahingehend, dass nun die Nutzer den Content erstellen und kontinuierlich aktualisieren. Damit diese Herangehensweise funktioniert, bedarf es einer Kultur der Eigenverantwortung und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Wird diese Voraussetzung im Unternehmenskontext geschaffen, hat das positive Auswirkungen auf die internen und externen Wissensprozesse: Sie werden schneller und effizienter.

Inhaltsübersicht:

1. Aufbau einer partizipativen Unternehmenskultur
2. Wettbewerbsdifferenzierung durch Menge und Qualität der Innovationen
3. Methodischer Wissenstransfer als Antwort auf die Demografiefalle
4. Integration von Echtzeitkommunikation
5. Wandel zur vorgangs- und aufgabenorientierten Wissensarbeit
6. Einsatz neuer Suchtechniken im Unternehmen
7. Effektive Zusammenarbeit dank kollektiver Intelligenz der Gruppe

Der Jahresbeginn ist bekanntlich die Zeit, in der man von den Trends der nächsten zwölf Monate liest. Doch gerade bei neuesten Entwicklungen und innovativen Lösungen fragen sich viele: Ist es nur ein Hype oder eine echte Veränderung der Marktgegebenheiten, der unser Unternehmen begegnen muss? Letzteres trifft unter anderem auf Wissensmanagement zu. Denn Organisationen erzeugen ihre Wertschöpfung immer stärker durch wissensintensive Tätigkeiten. Die Erkenntnis, dass das Erfahrungswissen in den Köpfen der Mitarbeiter Gold wert ist, ist allerdings nicht neu. Dennoch sind die Umsetzungsstrategien nach wie vor nicht ausgereift. Eine interessante Frage lautet daher: Wie können Unternehmen diese komplexen, personengebundenen Informationen systematisch verfügbar machen? Web-2.0-Technologien bieten hier einen viel versprechenden Ansatz.

Der Wandel von der Industrie- zur Wissensgesellschaft erfordert von Unternehmen aller Größen ein Umdenken. Die sechs wichtigsten Trends im Wissensmanagement sollen helfen, diese Neuorientierung erfolgreich zu meistern. Die folgenden Schwerpunkte basieren unter anderem auf dem Positionspapier des BITKOM "Wichtige Trends im Wissensmanagement 2007 bis 2011" – erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit:

Aufbau einer partizipativen Unternehmenskultur

Wissensarbeiter können in einer prozessorientierten Weise auf benötigte Daten zugreifen. Sie brauchen in der Regel nicht mehr Daten aus verschiedensten Anwendungen selbst integrieren. Nach Einschätzung von Analysten erhöht sich damit die Produktivität bzw. Effizienz an den Arbeitsplätzen erheblich. Die neuen virtuellen Anwendungen werden von zentralen IT-Funktionen nur noch auf gröbere Rollenvorgaben zugeschnitten, die Feinanpassung erledigen die Wissensarbeiter selbst. Dabei kommen nicht nur firmeninterne Backend-Anwendungen zum Tragen, sondern auch öffentlich zugängliche Applikationen aus dem Internet sowie "Software as a Service"-Lösungen.

Wettbewerbsdifferenzierung durch Menge und Qualität der Innovationen

Durch den Wegfall schützender Protektionsmaßnahmen wird der heutige Technologievorteil in Europa nur über vermehrte Produkt-, Prozess- und Organisationsinnovationen beizubehalten sein. Um die Qualität und Quantität dieser Innovationen zu sichern, müssen Unternehmen ihre Potenziale jedoch noch wesentlich besser ausschöpfen als bisher, zum Beispiel durch die Einbettung von Web-2.0-Lösungen in übergreifende Unternehmensstrategien. Hierbei wird sich eine intelligente Mischung aus individueller, betreuter Ideenformulierung und breiter Diskussion als optimal erweisen. Studien von Analysten zeigen, dass die Adaption von Web-2.0-Lösungen in anderen Ländern schneller verläuft als in Deutschland. Diese Länder erarbeiten sich so wichtige Standort- und Wettbewerbsvorteile.

Methodischer Wissenstransfer als Antwort auf die Demografiefalle

Unternehmen mit einer älteren Belegschaft gelten als hervorragende Optimierer vorhandener Lösungen. Ihnen droht jedoch eine Verminderung ihrer Innovationskraft, da bei Ausfall oder Weggang von Wissensträgern die Erhaltung und Kontinuität von Geschäftsprozessen gefährdet wird. Die eigentliche Herausforderung besteht in der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, damit Unternehmen ihre Innovationskraft auch mit älteren Belegschaften beibehalten und sogar noch steigern können.

Integration von Echtzeitkommunikation

Wissensarbeiter müssen im zunehmenden Innovationswettbewerb noch stärker synchron kommunizieren. Möglich machend das Telefon- und Instant-Messaging-Medien, die voll in die Informationstechnik und Anwendungslandschaft integriert sind. Technisch steht dahinter einerseits ein dynamisches, kostenorientiertes Management von Daten- und Telefonleitungen, wie es mit digitalen Telefonanlagen einfach möglich ist, und andererseits die Integration verschiedener Kommunikationsmöglichkeiten, inklusive Voice over IP, in den unmittelbaren Kontext der Oberflächen von beliebigen Anwendungen.

Wandel zur vorgangs- und aufgabenorientierten Wissensarbeit

Wissensarbeiter arbeiten häufig mit anderen Personen zusammen, um optimale Ergebnisse für das Unternehmen zu erzielen. Als Medien nutzen Sie dafür in der Regel Dokumente, die sie als E-Mail-Anhang verschicken. Der Nachteil dieser Vorgehensweise liegt jedoch darin, dass die Dateien meistens an verschiedenen Orten vorgehalten werden müssen. Hierauf aufsetzend gibt es viel versprechende Ansätze, Arbeitsabläufe nach Vorgängen zu organisieren statt wie bisher nach Tools zur Dokumentenerstellung. Wenn parallel dokumentiert wird, wer was zur Erledigung des Vorgangs beigetragen hat, entsteht über die Erledigungsphase hinweg eine Beschreibung des realen Prozesses („Template“). Bei einer Wiederholung kann diese dann erneut zum Einsatz kommen und bei höheren Nutzungsfrequenzen auch als Basis einer Workflow-Modellierung dienen.

Einsatz neuer Suchtechniken im Unternehmen

Durch die Nutzung von Metadaten, Social Tagging (Schlüsselworte) und semantischer Verfahren kann die Qualität von Suchergebnissen – insbesondere im Rahmen der organisationsinternen Nutzung – deutlich optimiert werden. Die künftigen Anforderungen von Unternehmen an ihre Suchtechnologie sind dabei ungleich höher als im Internet, wo meist auf öffentlich verfügbare und dafür aufbereitete Daten zugegriffen wird. In Organisationen sind die Daten hingegen über unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichsten Formaten verteilt und im Zugriff auf Personengruppen beschränkt. Performante Volltextsuchen, die Angabe von Zusatzinformationen wie Schlüsselwörter oder Leseempfehlungen anderer Nutzer bzw. die Auflistung interner Experten und involvierter Teams bilden weitere Komponenten zur Produktivitätssteigerung in der Wissensarbeit.

Effektive Zusammenarbeit dank kollektiver Intelligenz der Gruppe

Wussten Sie, dass aus einer einfachen Map, die Sie im Team erstellen und an allgemein zugänglicher Stelle speichern, eine eigene Kollaborationslösung werden kann? Statt die Lösung einer Aufgabe aus dem stillen Kämmerlein heraus zu oktruieren, verspricht eine Erarbeitung in der Gruppe schnellere und bessere Ergebnisse. Dazu muss der Wissensarbeiter eine einfache Map nur an einer allgemein zugänglichen Stelle speichern und seine Kollegen einladen, sie gemeinsam weiterzuentwickeln. Sofern ausreichend Kenntnisse vorhanden sind, kann so dank kollektiver Intelligenz der Gruppe in Kürze eine Multimap oder gar eine eigene Kollaborationslösung entstehen, in der die Mitglieder ihre Inhalte einfügen und kenntlich machen. Schließlich müssen die Kommentare und Ergänzungen nur noch in eine einheitliche Semantik oder Symbolsprache übertragen werden.