Kundenorientierte Dokumentation als Wettbewerbsvorteil

von Hans Peter Mertens

Betriebs-, Bedien-, Schulungs- und Wartungsanleitungen sowie Online-Hilfen für die Automatisierungssoftware – jede dieser Dokumentationen bearbeitet die Augsburger Renk Test System GmbH, ein Unternehmen der MAN Gruppe, entsprechend den einschlägigen Richtlinien und stellt sie ihren Kunden zur Verfügung. Doch mit den steigenden gesetzlichen Anforderungen sowie den Ansprüchen und Wünschen der Kunden nahm der Umfang an Einzeldokumentationen stetig zu. Die wachsende Internationalisierung der Märkte tat ein Übriges und machte zusätzliche sprachliche Anpassungen erforderlich. Ein professionelles Redaktionssystem sollte eine deutliche Prozessoptimierung einleiten. Ziel war es, trotz der Fülle an Daten die Übersicht zu behalten, den Kunden eine gleich bleibende Terminologie zu gewährleisten und den Zeitaufwand bei der Suche nach vorhandenen Informationen zu minimieren.

Inhaltsübersicht:

• Neue Daten generieren, bestehende Informationen übernehmen
• Erfolgreiche Implementierung – eine Frage des Informationsmanagements
• Den globalen Herausforderungen gerecht werden
• Fazit

„Wir wollten ein Redaktionssystem, dass mit den in unserem Hause vorhandenen Ressourcen beherrschbar ist“, so Hans Peter Mertes, Leiter der Abteilung Technische Dokumentation bei RENK Test System. Bei der Suche nach der geeigneten Lösung entschied sich das Unternehmen für ein System, welches mit dem Editor von Microsoft Word arbeitet. So konnten die im Unternehmen vorhandenen Microsoft-Lizenzen Kosten sparend genutzt und der Schulungsaufwand gering gehalten werden. Auch die niedrige Hemmschwelle der Mitarbeiter gegenüber einem bekannten Text-Editor sprachen für eine entsprechende Produktauswahl. Fündig wurde die RENK Test System GmbH daher schließlich bei global document solutions, einem Software-Anbieter und Dienstleister für die Technische Dokumentation.

Neue Daten generieren, bestehende Informationen übernehmen

Das gewählte Redaktionssystem zerlegt Dokumentationen in kleine Informationsmodule, die mit der visuellen Darstellung einer Baumstruktur verwaltet werden. Die Administration stellt ein offenes System dar, in dem Ablagestrukturen, Eigenschaftsfelder, Benutzerdaten usw. den unternehmensspezifischen Gegebenheiten folgend aufgebaut werden. „Das vermeidet das Entstehen redundanter Informationen, denn die Module werden nach dem Single Source Prinzip einmalig angelegt, können aber an verschiedenen Stellen verwendet werden“, erläutert Henning Mallok, Vertriebsleiter von global document solutions, einen weiteren Vorteil des Tools.

„Wir hätten natürlich unsere vorhandenen Altdaten, die wir bereits in Word erstellt hatten, problemlos in diese neue Redaktionsumgebung migrieren können. Wir haben uns jedoch für einen anderen Weg entschieden“, berichtet Mertes. Die vorhandenen Daten wurden auf ihren Modularisierungsgrad und Sprachgebrauch hin überprüft und die Widerverwertbarkeit der Module bestimmt. Vor diesem Hintergrund entschieden sich die Augsburger dafür, lediglich die fachlichen Inhalte der Altdaten zu übernehmen und mit diesen ein durchgängig entwickeltes Konzept neu aufzusetzen.

Erfolgreiche Implementierung – eine Frage des Informationsmanagements

Die Implementierung der Software-Lösung in den professionellen Alltag der RENK Test System GmbH hat weit reichende Konsequenzen für das Unternehmen. Hans Peter Mertes: „Zeit- und Kostenvorteile, die wir uns von dem System versprechen, sind nur zu erreichen, wenn alle Informationslieferanten ebenfalls in Modulen denken und handeln. Dies führt zu einschneidenden Änderungen in den Denkprozessen aller Beteiligten.“ Verkürzt werden besonders die Durchlaufzeiten zur Erstellung einer Dokumentation: Änderungen werden lediglich im Ursprungstext durchgeführt und die Folgedokumente automatisch entsprechend angepasst – das senkt auch die Fehlerquote durch die Einzelbearbeitung von Dokumentationen erheblich. Die in der Vorlagenverwaltung erstellten Stylesheets erlauben es, gleiche Inhalte in verschiedenen Dokumenten unterschiedlich darzustellen und gewährleisten ein einheitliches Erscheinungsbild, auch wenn verschiedene Redakteure an einer Dokumentation gearbeitet haben.

Den globalen Herausforderungen gerecht werden

Die RENK Test System GmbH liefert ihre Systeme weltweit aus, was die Übersetzung sämtlicher Dokumentationen notwendig macht. Neben den gängigen Sprachen wie Englisch, Französisch oder Spanisch, stehen auch Übersetzungen wie Koreanisch oder Chinesisch auf der Liste. Die integrierte Sprachverwaltung vermeidet an dieser Stelle Mehrfachübersetzungen, erhöht damit die Qualität und senkt gleichzeitig die Kosten.

Eine professionelle, kundenorientierte und -individuelle Dokumentation sieht Mertes auch als Verkaufsargument: „ Die gewünschte Dokumentation muss mit, ja teilweise vor dem Produkt beim Kunden eintreffen und dabei möglichst den Spagat zwischen Gesetzeskonformität und speziellen firmenspezifischen Bedürfnissen und Wünschen schaffen. Ein hohes Maß an Flexibilität und Qualität ist dabei gefragt.“

Fazit

„Wir haben ein professionelles Werkzeug für die Cross-Media-Dokumentationserstellung gesucht, das mit vorhandenen internen Ressourcen beherrschbar ist und die Aktualität, Transparenz und Rückverfolgbarkeit von Informationen durch eine strukturierte Ablage sicherstellt. Diese Ziele wurden erreicht, sofern man eine bleibende Qualität der Dokumentation zu Grunde legt. Bringt man den gleichen Zeitaufwand für eine Einzeldokumentation zum Ansatz, hat sich deren Qualität erheblich gesteigert“, zieht Hans Peter Mertes sein Fazit.