Kompetenzen vernetzen – Ressourcen bündeln

von Jochen Fritz

Das Know-how von Mitarbeitern zu sammeln und zu archivieren gehört zu den zentralen Aufgaben des Wissensmanagements. Nur so können Unternehmen einem Wissensverlust beim Weggang ihrer Kompetenzträger effektiv vorbeugen. Doch mit dieser Herausforderung stehen sie erst am Anfang eines weiteren Prozesses – nämlich das gesammelte Wissen neuen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, damit sich diese möglichst schnell einarbeiten und produktiv tätig werden können. Hier helfen moderne Informationstechnologien, die Wissensvermittlung zu systematisieren und zu beschleunigen. Besonders bewährt haben sich in diesem Zusammenhang Wiki-Anwendungen: Sie stellen Relationen zwischen den einzelnen Informationen her und vernetzen die unterschiedlichen Wissensträger – also die Mitarbeiter – optimal.

Inhaltsübersicht:

• Eigenverantwortliches Lernen dank kontinuierlichem Wissensaustausch
• Beziehungen technologisch unterstützen
• Aus mehreren Perspektiven

Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist es entscheidend, sie intensiv zu begleiten, um sie in ihrer Motivation und Begeisterung für die neuen Aufgaben zu stärken. Ein Schlüssel dafür ist Kommunikation. Diese ist aber nur erfolgreich, wenn sie kontinuierlich ist. Gerade in großen Unternehmen oder bei Mentoren, die mehrere Mitarbeiter einarbeiten müssen oder für die die Mentoren-Rolle nur eine Teilaufgabe ist, bedeutet dies eine Herausforderung. Das Internet ist bestens geeignet, diese Kontinuität in der Kommunikation sicherzustellen, denn auf eine Internet-basierte Lösung können die Beteiligten jederzeit und an jedem Ort zugreifen.

Eigenverantwortliches Lernen dank kontinuierlichem Wissensaustausch

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mentor stellt den neuen Mitarbeitern über ein webbasiertes Online-Begleitsystem Aufgaben, die ihnen die Einarbeitung erleichtern sollen. Die Kollegen betten diese To-Dos eigenverantwortlich in ihren Tagesablauf ein. Im ihrem Lernsystem können sie die bereits erledigten Aufgaben abhaken, Fragen an den Mentor stellen oder Anmerkungen dazu machen, wie sie eine Aufgabe gelöst haben. Die Anwendung benachrichtigt den Mentor, sobald eine neue Nachricht oder Information eingegangen ist. Er liest die Bemerkungen und Fragen und kann seinerseits aufgabenbezogene Rückmeldungen geben. Da das System internetbasiert funktioniert, kann der Mentor jederzeit und an jedem Ort zugreifen und mit den Kollegen kommunizieren – auch wenn er selbst unterwegs ist. Das bietet ihm zudem die Möglichkeit, mehrere neue Kollegen auf einmal zu betreuen.

Beziehungen technologisch unterstützen

Der Hauptvorteil eines solchen Systems liegt darin, dass reale Menschen in Dialog treten und die Anwender keine Standardantworten aus einer Datenbank erhalten. Bevor eine solche Lösung zum Einsatz kommt, ist es allerdings erforderlich, einen persönlichen Kontakt zwischen dem Mentor und dem oder den neuen Mitarbeitern herzustellen. Durch den persönlichen Kontakt wird eine wichtige Vertrauensgrundlage geschaffen, die für die erfolgreiche Nutzung des Begleitsystems unerlässlich ist. Schließlich ist die Anwendung der verlängerte Arm des Mentors und führt die Beziehung zwischen Coach und Mitarbeiter mithilfe technischer Mittel fort.

Der Mentor kann mit Hilfe des Online-Tools jederzeit  direkt auf den Mitarbeitern eingehen. Diese Qualität der zwischenmenschlichen Interaktion lässt sich durch nichts ersetzen. Ein automatisches System würde zum Beispiel nur erkennen, dass ein Mitarbeiter keine Beiträge mehr einstellt. Im Begleitsystem hingegen registriert ein realer Mensch das Problem und handelt individuell, um den Mitarbeiter zu erreichen und ihn gezielt zu förderm.

Ein konkretes Beispiel: Der Mentor sieht, dass der neue Kollege eine bestimmte Aufgabe des Einarbeitungsplans nicht erledigt hat. Daraufhin kontaktiert er ihn entweder über das System oder einen anderen Kanal und erkundigt sich nach dem Grund. Dabei stellt sich heraus, dass dem neuen Mitarbeiter Kenntnisse im Umgang mit einer Software fehlen, die für die erfolgreiche Bewältigung der Aufgabe unerlässlich sind. Mit diesem Wissen kann der Mentor nun dafür sorgen, dass der Kollege eine entsprechende Schulung erhält.

Aus mehreren Perspektiven

Ein Online-Begleitsystem bündelt Funktionen zur Planung von Aufgaben, zur Dokumentation der Umsetzung und zur Kommunikation der Beteiligten untereinander. Darüber hinaus bietet es den Vorteil, dass es aus vielen unterschiedlichen Perspektiven genutzt werden kann: Der Mentor und der einzuarbeitende Mitarbeiter sind nur zwei der möglichen Perspektiven. In der Einarbeitungsphase wäre es beispielsweise auch denkbar, den Vorgesetzten einzubeziehen, damit dieser die Fortschritte des neuen Mitarbeiters verfolgen kann. Außerdem ist eine Beteiligung von Experten aus bestimmten Fachabteilungen denkbar, um die Einarbeitung in den einzelnen Prozessen zu unterstützen.

Aufgrund der flexiblen Struktur kann das Online-Begleitsystem in unterschiedlichen Szenarien eingesetzt werden. Immer da, wo Menschen ein gemeinsames Ziel verfolgen und kontinuierliche Kommunikation wichtig ist, um das Vorhaben zu verwirklichen.