Checkliste: IT-Integrations- & IT-Infrastruktur-Projekte zielsicher abwickeln

von Claudio Krüger

Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in IT-Projekte. Vor der Projektrealisierung wird diskutiert, geprüft und analysiert. Wer jedoch die Ziele nicht konkret definiert, riskiert Streit, sowohl in inhaltlicher als auch finanzieller Hinsicht. Viele Projekte sind bereits mit dem eigentlichen Beginn in Verzug und sollen trotzdem hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität optimal abgewickelt werden. Wie das gelingen kann? Unsere Checkliste gibt Hilfestellung!

Inhaltsübersicht:

• 1. Projektziele und Budget beachten
• 2. Stakeholder identifizieren
• 3. Risikomanagement
• 4. Realistische Zeitplanung
• 5. Kommunikation planen
• 6. Projektplanung
• 7. Change Management
• 8. Eskalationsmanagement
• 9. Projekt abschließen
• 10. Erfolge feiern

Die folgende Checkliste zeigt die zentralen Anforderungen an ein erfolgreiches IT-Projektmanagement auf: von der Analyse, über die Zieldefinition und das Änderungsmanagement bis hin zur finalen Realisierung und der Projektabnahme durch den Kunden. Mithilfe einer sauberen Projektplanung, insbesondere in der Startphase des Vorhabens, können IT-Projekt „in time and budget“ erfolgreich umgesetzt werden.

1. Projektziele und Budget beachten

Nur mit klaren und schriftlich dokumentierten Projektzielen lässt sich ein Projekt erfolgreich umsetzen. Ist-Aufnahme, Zieldefinition, Zeitrahmen und Budget gilt es, bestmöglich zu analysieren und zu definieren. Projektverantwortliche sollten vor allem in der Vorphase auf realistische und erreichbare Projektziele achten. Erst dann lassen sich im Projektverlauf Abweichungen, die nicht selten zu erhöhten Kosten und Zeitaufwand führen, erkennen und strukturiert bewältigen. Die Erfahrung aus vielen Projekten zeigt, dass realistische Ziele unter Vermeidung von unnötiger Komplexität wesentlich zum Erfolg beitragen.

2. Stakeholder identifizieren

Entscheidend ist, Projektbeteiligte und deren Beziehung zum Projekt zu (er)kennen und zu verstehen. Projektbeteiligte sind nicht nur direkt involvierte Mitarbeiter, Kollegen oder Berater, sondern alle, die von den Ergebnissen des Projektes unmittelbar oder mittelbar betroffen sind. Die Stakeholder-Analyse hilft, Unterstützer, Ablehner oder Neutrale zu identifizieren und ist wichtig, um konsequent an der richtigen Stelle das Richtige zu adressieren. Projektbehindernde Einflüsse können frühzeitig identifiziert werden. Projektfördernde Positionen lassen sich proaktiv nutzen. Die Unterstützung und der Rückhalt durch das Management ist ein entscheidender Faktor. Die Erfolgsaussichten steigen deutlich, wenn das Management sich klar zum Projekt bekennt. Durch Mitwirkung z.B. im Lenkungskreis wirken sich kurze Entscheidungswege ebenfalls positiv auf ein Projekt aus.

3. Risikomanagement

Risikomanagement gehört zu den elementaren Aufgaben im Rahmen eines Projekts. Risiken sollten konsequent und sorgfältig dokumentiert werden, da sie während des Projektverlaufs wegfallen, neu hinzukommen oder sich ändern können. Dabei sind sie nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen – auch monetärer Art – zu klassifizieren. Ebenfalls gilt es, Strategien zum Umgang damit zu definieren. Das kann von Akzeptanz, über Vermeidung oder Absicherung des Eintritts gehen. Gleichwohl können sich Risiken im Sinne einer Chance auch positiv auf den Projektverlauf auswirken. Chancen gilt es zu fördern. Alle Stakeholder sollten wissen, wie je nach Eintritt einer Situation passend zu reagieren ist. Unzureichendes Risikomanagement führt schnell zum Vertrauensverlust in die Kompetenz des Projektleiters. Eine transparente Kommunikation mit den Stakeholdern ist daher erforderlich.

4. Realistische Zeitplanung

Verfügbarkeiten von Personal, Lieferzeiten und Abhängigkeiten zu anderen Projekten werden häufig unterschätzt. Um ein Projekt zu beherrschen, empfiehlt es sich, beherrschbare Arbeitspakete sowie Meilensteine zu definieren. Besonderes Augenmerk ist auf den „kritischen Pfad“ zu legen. Dabei handelt es sich um die Vorgänge in einem Projekt, die die Mindestprojektdauer bestimmen. Da es hier keine Pufferzeiten gibt, wirken sich Verzögerungen unmittelbar auf das geplante Projektende aus. Projektleiter müssen beachten, dass sich ein „kritischer Pfad“ im Laufe eines Projektes durchaus ändern kann und dass es mehrere kritische Pfade im Projekt geben kann.

5. Kommunikation planen

Ob in Jour-Fix-Terminen, Statusberichten oder Projektmeetings, sei es persönlich oder per Videokonferenz – Stakeholder müssen regelmäßig über den Projektverlauf informiert werden. Die Stakeholderanalyse trägt dazu bei zu verstehen, wer mit welchen Informationen in welcher Frequenz versorgt werden muss. In der daraus resultierende Kommunikationsmatrix wird dies dann dokumentiert und im Projektverlauf, sofern nötig, aktualisiert. Es sollte umfassend geprüft werden, welche Medien zur Kommunikation am wirkungsvollsten eingesetzt werden können. Projektinformationen können dabei durchaus zielgruppengerecht aufbereitet und verteilt werden. Häufig genutzte Wege sind regelmäßige Jour-Fix-Termine, Statusberichte oder Projektmeetings. Bei der Flut der täglichen E-Mails lohnt ggf. auch eine zentrale intern wie extern erreichbare Dokumentenablage z.B. mittels Sharepoint, um der Dokumentengröße und -menge Herr zu werden.

Je nach Projektgröße und verfügbarem Budget kann die Einrichtung eines Projekt Management Office (PMO) durchaus hilfreich für ein Projekt sein.

6. Projektplanung

Bei der Projektplanung ist besonderes Augenmerk auf Qualität, Zeit und Kosten zu legen. Insbesondere die Verfügbarkeit von passenden Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen Priorisierung entscheidet über den Projekterfolg. 

Es gilt, zu Projektbeginn sorgfältig abzustimmen, ob die vorgenommene Projektplanung realistisch ist und umgesetzt werden kann. Ein guter Projektmanager unterteilt und plant das Projekt in Phasen und definiert passende Meilensteine. Den ausführenden Mitarbeitern müssen anhand von klar definierten Arbeitspaketen und Zuständigkeiten Inhalte und Ziele ihrer Aufgaben verständlich sein.  

7. Change Management

Voraussetzung für ein effektives Change Management ist ein präziser und klar definierter Projektauftrag. Typischerweise formulieren verschiedene Stakeholder im Laufe eines Projektes Änderungswünsche und neue Ideen. Diese müssen dokumentiert und bewertet werden. Denn Änderungen haben in der Regel Auswirkungen auf die Kosten- und Zeitplanung des Projekts. Durch präzise Dokumentation und klare Kommunikation der Änderungswünsche und deren Auswirkungen kann z.B. ein Change Advisory Board (CAB) oder gar der Lenkungskreis über die Genehmigung oder Ablehnung von Änderungsanträgen entscheiden.

8. Eskalationsmanagement

Trotz konsequentem Risikomanagement ist kein Projekt vor Eskalation gefeit. Sei es, weil Deadlines nicht eingehalten werden (können) oder Projektbeteiligte durch Krankheit ausfallen. Entscheidend ist, dass die Stakeholder zeitnah und umfassend darüber informiert werden und Änderungen transparent weitergegeben werden.  Ein guter Projektmanager behält die Ruhe und den Überblick. Im Rahmen einer Eskalation zeigt sich, ob der Rückhalt durch den Auftraggeber und das Management vollumfänglich gegeben ist.

9. Projekt abschließen

Projekte sollten nicht bei 99 Prozent stagnieren, sondern schriftlich dokumentiert und formal abgeschlossen werden. So ist sichergestellt, dass alle Leistungen entsprechend der Vereinbarungen übergeben und abgenommen wurden. Beim Abschlussgespräch mit dem Auftraggeber wird das Projekt hinsichtlich Qualität, Zeit und Kosten nochmals reflektiert. Diese „Lessons Learned“-Session wird dokumentiert. Der Abschlussbericht ist an die Stakeholder zu übergeben. Dieser kann anderen Projekten als wertvolle Grundlage mit Hinweisen auf gute und vermeidbare Vorgehensweisen dienen.

10. Erfolge feiern

Auch das gehört zu erfolgreichen Projekten: Nicht nur der Projektabschluss, sondern auch wichtige Meilensteine sollten bei größeren Projekten gefeiert werden. Leider wird das nur selten von den Projektsponsoren als wichtig erachtet. Die Erfahrung zeigt aber, dass die daraus resultierende Motivation der Mitarbeiter erheblich zum weiteren Projekterfolg beiträgt.