Elektronische Personalakten – Sensible Daten sicher und kosteneffizient verwalten

von Philipp Sander

In vielen Personalabteilungen wird auch heute noch gedruckt, kopiert und abgeheftet. Dabei bringt die elektronische Aktenführung nicht nur klar kalkulierbare Kostenvorteile; viele nützliche Funktionen unterstützen HR-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und sorgen zugleich für die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften. Moderne Anwendungen bieten die erforderliche Flexibilität für eine vollumfängliche Integration in bestehende Systemumgebungen. In diesem Fall können die Anwender über SAP per Knopfdruck direkt in die digitale Akte ihres Mitarbeiters einsteigen.

Inhaltsübersicht:

• Was leistet die elektronische Personalakte?
• Return on Investment
• Von der papierbasierten zur elektronischen Aktenführung
• Die Soft Facts

Das papierlose Büro hat sich noch immer nicht flächendeckend durchgesetzt und sensible Personalinformationen werden weiterhin auf traditionelle Weise aufbewahrt: Für jeden Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange im Regal steht, wie es der Gesetzgeber verlangt. Reicht der Platz nicht mehr aus, werden die Ordner ausgelagert – die Suche nach den richtigen Unterlagen gestaltet sich zunehmend mühsam. Papiergeführte Akten sind aber nicht nur aus Platzgründen problematisch. Die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten verhindern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung sowie zwischen den Linien-Managern und HR-Verantwortlichen. Außerdem besteht die große Gefahr, dass wichtige Originaldokumente beschädigt werden oder auf dem Weg von A nach B verloren gehen. Die papierbasierte Verwaltung von Personalinformationen ist somit ineffizient und teuer, der Schutz vertraulicher Daten kann kaum sichergestellt werden. Abhilfe verspricht hier die elektronische bzw. E-Akte.

Was leistet die elektronische Personalakte?

Eine elektronische Lösung beseitigt die oben genannten Hürden im Personalmanagement. Die grundlegende Idee ist einfach: Sämtliche Personaldokumente aus unterschiedlichen Medien und Programmen, dazu gehören Textverarbeitungsprogramme, E-Mail-Anwendungen oder Scan-Systeme, werden in digitalen Akten zusammengeführt. So stehen alle Informationen, wie Bewerbungsunterlagen, Urlaubsanträge oder Arbeitszeugnisse, in übersichtlich strukturierter Form, unabhängig von Ort und Zeit, online zur Verfügung. Ein weiterer oft vernachlässigter, aber wesentlicher Bestandteil einer elektronischen Akte sind die Recherche- und Retrievalmöglichkeiten. Ausgefeilte Suchtechnologien können sicherstellen, dass Informationen zuverlässig und schnell gefunden werden. Sie sorgen für effiziente Arbeitsprozesse.

Professionelle elektronische Akten für die HR-Abteilung sollten außerdem mit fachspezifischen Komfort- und Sicherheitsfunktionen ausgestattet sein. Die elektronische Personalakte von Scalaris bietet beispielsweise ein umfassendes Sicherheitskonzept, das HR-Abteilungen auch bei der Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften unterstützt. Das betrifft unter anderem das Management von Zugriffsrechten, Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen.

Return on Investment

Durch die elektronische Aktenführung erzielen Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen. Natürlich kann man keine allgemein gültige Aussage treffen, aber je nach Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Aufbewahrungsfristen und Fluktuation erreichen Unternehmen ihren Return on Investment (ROI) üblicherweise nach weniger als 18 Monaten. Unbezahlbar sind zudem die zahlreichen „weichen“ Faktoren, die vom ersten Tag an für den Einsatz einer elektronischen Personalakte sprechen. So gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen, die nicht im ROI berechnet werden, wie die schnellen Zugriffs- und einfachen Recherchemöglichkeiten, Datensicherheit und vieles mehr.

Von der papierbasierten zur elektronischen Aktenführung

Da zahlreichen HR-Dokumente auf Papier entstehen, beginnt die digitale Aktenführung bereits bei der elektronischen Erfassung von Informationen. Das heißt: Eine entsprechende Software-Lösung darf sich nicht auf das Dokumentenmanagement im engeren Sinn beschränken. Gefordert ist vielmehr eine integrierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten, bis hin zu deren termingerechten Löschung, abdeckt. Dazu gehören

• Highspeed-Scanning-Anwendungen,
• die automatische Erkennung, Indizierung und Klassifizierung der Dokumente,
• Archivlösungen und
• ausgefeilte Suchtechnologien für vielseitige Recherchemöglichkeiten.

Input-Management-Lösungen ermöglichen nicht nur eine maximal effiziente Dokumentendigitalisierung. Die automatisierte Erfassung stellt auch sicher, dass die Konvertierung der Papierdokumente systematisch und nach einheitlichen Kriterien erfolgt. Denn auch elektronische Akten benötigen klare Strukturen, welche die Grundlage für ein langfristig effizientes Dokumentenmanagement darstellen.

Die Soft Facts

Investitionen in ein System für die elektronische Aktenführung amortisieren sich in der Regel sehr schnell. Immer wertvoller werden allerdings auch die nicht-monetären Argumente, unter anderem weil die Sicherheits- und Leistungsanforderungen in HR-Abteilungen steigen und gesetzliche Vorschriften compliancefähige Systeme im Personalmanagement erforderlich machen. Die grundlegenden Soft Facts, welche Unternehmen von einer professionellen elektronischen Personalakte erwarten dürfen, sind:

• schneller, zuverlässiger und systematischer Online-Zugriff auf alle Personalinformationen, zeit- und ortsunabhängig, für alle befugten Mitarbeiter.
• revisions- und fälschungssichere Archivierung und Sicherung der HR-Dokumente. Eine flexible Lösung erlaubt, dass die Archivorganisation auf Basis einer vom Kunden selbst festgelegten Aktenstruktur erfolgt. Recovery- und Datensicherungsprozesse sind ein Muss.
• Intelligente Suche: Neben der Index- und Volltextsuche in einzelnen Akten oder in Dokumenten eines bestimmten Typs ist auch die Möglichkeit für eine konzeptionelle Suche (Ähnlichkeitssuche) hilfreich. Hierbei wird ein Dokument oder werden Inhalte bzw. Bereiche daraus als Suchanfrage verwendet.
• Der Zugriffsschutz muss durch eine Autorisierungskontrolle auf unterschiedlichen Ebenen steuerbar sein: auf Akten-, Register- bzw. Dokumentenebene. Die Autorisierung kann innerhalb der elektronischen Personalakte oder über die Integration mit dem bestehenden HR-System erfolgen.

Die Freigabe der Personalakten für einen temporären Zugriff auf spezifische Personalinformationen sollte zugleich problemlos machbar sein. Wichtig ist dabei die Dokumentation der Zugriffe. Bearbeitungsschritte auf Akten- und Dokumentenebene müssen nachvollziehbar und einfach überprüfbar sein. Damit wird auch verhindert, dass Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.