Digitales Dokumentenmanagement: Worauf kommt es an?

von Romy Farber

Das systematische Abheften von kunden-, lieferanten- und projektbezogenen Unterlagen in zahlreiche Aktenordner gehört für Wissensarbeiter zum Daily Business. Mit einem softwaregebundenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich dieser Aufwand um ein Vielfaches reduzieren: Über eine webbasierte Benutzeroberfläche werden alle relevanten Dokumente elektronisch abgelegt, bearbeitet und archiviert. Bei der Wahl einer passenden Softwarelösung ist es allerdings wichtig, dass ihre Funktionen individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausgerichtet sind. 

Inhaltsübersicht:

• Eine einfache und sichere Lösung
• Dokumente digitalisieren und kategorisieren
• Dateien suchen, finden und bearbeiten
• Fazit

Verträge, Rechnungen, Lieferscheine – Ordner und ganze Aktenschränke sind mit zahlreichen kunden-, lieferanten- und projektbezogenen Unterlagen gefüllt. Deren sinnvolle Verwaltung benötigt vor allem Zeit. Digitale Dokumentenmanagementsysteme reduzieren den erheblichen Arbeitsaufwand um ein Vielfaches und steigern langfristig die Produktivität.

Eine einfache und sichere Lösung

Für einen besonders zeit- und kostensparenden Übergang hin zum digitalen Dokumentenmanagement ist häufig entscheidend, ob die Software ohne großen Aufwand in die unternehmenseigenen Strukturen und Abläufe integriert werden kann. Denn dann bedarf es weder einer langwierigen Schulung der Mitarbeiter noch muss ein Projektteam gebildet oder gar ein externer Projektmitarbeiter beauftragt werden. Das Alltagsgeschäft kann somit auch während der Implementierung nahezu ungehindert weitergehen.

Darüber hinaus muss sich das Unternehmen entscheiden, ob es alternativ zum eigenen Netzwerk eine cloudbasierte Lösung etabliert und somit die firmeneigenen Daten auf externe Server eines Rechenzentrums auslagert. Wegen der größeren Datensicherheit ist es empfehlenswert, dass der Anbieter der DMS-Lösung mit einem deutschen Cloud-Provider zusammenarbeitet. Die Einhaltung hiesiger Sicherheitsauflagen und der gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz kann dann leichter nachvollzogen werden. Zertifizierungen gemäß ISO 27001 und ISO 9001 bestätigen, dass ein mehrstufiges Sicherheitssystem sowohl den virtuellen als auch den physischen Schutz der Daten gewährleistet.

Doch auch im Unternehmen selbst muss für optimale Datensicherheit gesorgt und vor allem vertrauliche Unterlagen wie personenbezogene Dokumente müssen vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Sinnvoll: Innerhalb des Administrationsbereichs des DMS können einzelnen Benutzergruppen bzw. Mitarbeitern spezielle Rechte zugewiesen werden. Diese reichen vom einfachen Einsehen der Dokumente bis hin zur Bearbeitung und Löschung. Sensible Daten sind hingegen ausschließlich für autorisierte Benutzer der Personalabteilung und Geschäftsführung mittels individueller Zugangsdaten erreichbar.

Dokumente digitalisieren und kategorisieren

Der Übergang zu einem automatisierten Dokumentenmanagement bedeutet vor allem, vorhandene Papierdokumente zu scannen und im System abzulegen. Für einen möglichst geringen Arbeitsaufwand ist es sinnvoll, zunächst die wichtigsten Unterlagen wie Verträge etc. zu digitalisieren. Wichtig: Gleich zu Beginn sollten die Dokumente kategorisiert werden. Um aber auch unterschiedliche Dokumentenformate ganzheitlich zu erfassen, muss ein DMS kompatibel mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen sein sowie E-Mail-Korrespondenzen und PDFs problemlos verwalten können. Dadurch werden Medienbrüche, die sich bisher noch durch die zeitgleiche Nutzung von Papier- und Digitaldokumenten ergaben, vermieden. Hochgeladen werden die entsprechenden Unterlagen per Upload-Funktion, per Drag-and-drop oder über den Office-Befehl „Speichern unter“. Sowohl bei der Dokumentenspeicherung auf dem eigenen Server als auch bei der Cloud-Lösung sind einmal im DMS abgelegte Dateien auch mit mobilen Endgeräten abrufbar.

Ein weiterer Vorteil: Bei Bedarf können die einzelnen Dokumente in festgelegten Haupt- und Unterordnern gespeichert werden. Dadurch ergibt sich eine einheitliche und übersichtliche Strukturierung der Dokumentenablage. Alternativ zur bestehenden Ordnerstruktur des Unternehmens, verfügen DMS-Softwares über vordefinierte und veränderbare Hauptordner, die als Basis genutzt werden können.

Dateien suchen, finden und bearbeiten

Doch auch ohne die hierarchische Strukturierung der Ablage, ist eine merkliche Zeitersparnis beim Suchen und Finden benötigter Unterlagen möglich. Hilfreich ist dabei eine intuitive Stichwort- und Volltextsuchfunktion, ähnlich einer Onlinesuchmaschine. So kann nach bestimmten Dateien, z. B. Rechnungen oder Lieferscheinen, spezifischen Ordnern aber auch nach allen projektgebundenen Dokumenten gesucht werden. Besonders effizient verläuft die Suche dank zusätzlicher Filterfunktionen, Autokorrektur bei Tippfehlern und der automatischen Angabe von Suchvorschlägen. Zudem lassen sich die Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortieren. Vormals langwierige Recherchevorgänge werden so auf ein Minimum reduziert und es bedarf keiner großen Einweisung, sodass auch neue Kollegen schnell mit dem System umgehen können.

Darüber hinaus wird das Problem (zu) voller Ordner genauso aufgehoben wie die Verwendung so genannter Entnahmeblätter: Statt auf einem Papierbogen festzuhalten, welcher Mitarbeiter aus einem Ordner ein bestimmtes Dokument entnommen hat, ist ein DMS so strukturiert, dass mehrere Bearbeiter – unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitpunkt – auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können. So sind Versionierungen der abgelegten Dateien möglich, ohne dass Redundanzen in der Ablage oder Wartezeiten bei der Einsicht und Bearbeitung entstehen. Das Protokollieren von Dokumenten- und Dateiänderungen sowie die gesamten Arbeitsabläufe werden deutlich transparenter.

Zusätzlich hilft die Software, das Arbeiten im Team zu erleichtern: Bisher gelangten Dokumente mittels Umlaufmappen zu verschiedenen Kollegen. Innerhalb des DMS werden Dokumente hingegen ganz einfach per E-Mail delegiert. Angebotsentwürfe oder Präsentationen etwa können mit einem Klick an Kollegen weitergeleitet und mit einer individuellen Aufgabe verknüpft werden, z. B. um das Dokument zu prüfen und gegebenenfalls fehlende Angaben zu ergänzen. Sinnvoll ist hier auch die optionale Datierung zur Wiedervorlage oder der Hinweis auf einzuhaltende Fristen. Ist die Aufgabe erfüllt, wird der Auftraggeber per E-Mail darüber informiert und kann das Projekt weiterbearbeiten.

Fazit

Eine ausgiebige Beratung und die Option, ein neues DMS im Rahmen einer Testphase kennenzulernen und mit ersten Informationen zu füllen, ist der richtige Einstieg, um zu erkennen: Effizientes Dokumentenmanagement funktioniert längst losgelöst von Aktenschränken, Querverweisen und Entnahmeblättern. Stattdessen sind Dokumente – ob Textdateien, E-Mail-Korrespondenzen oder digitalisierte Schriftstücke – dank einer innovativen Softwarelösung an einem Ort gebündelt und für Mitarbeiter jederzeit verfügbar und nutzbar. Das Ergebnis sind automatisierte und effektivere Arbeitsabläufe mit mehr Transparenz.