Mobiles ERP: Nicht jedem reichen Business-Apps

von Ata Abdavi

Wollen Unternehmen die Vorteile von mobilem ERP voll ausnutzen, sollten sie ihren Mitarbeitern Lösungen bieten, die gezielt ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Drei wesentliche Nutzergruppen mit jeweils eigenen Anforderungen lassen sich unterscheiden – und nicht allen von ihnen genügen Business-Apps.

Inhaltsübersicht:

• Einfache und überschaubare Aufgaben mobil erledigen
• Mobiler Zugriff auf das komplette ERP-Spektrum

Welchen Nutzen Smartphones und Tablets auch im Arbeitsleben bieten, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Deshalb sind bereits zahlreiche Unternehmen damit beschäftigt, mobile Strategien zu entwickeln und zu implementieren. Eine zentrale Frage ist dabei, wie sie ihren Mitarbeitern das Herzstück ihrer Anwendungslandschaft – das ERP-System – mobil zur Verfügung stellen können. Um von den Vorteilen eines mobilen ERP optimal zu profitieren, ist es ganz entscheidend, den Mitarbeitern gezielt Lösungen für ihre ganz spezifischen Bedürfnisse zu bieten. Nicht jeder von ihnen muss oder möchte dieselben Aufgaben auf Smartphones und Tablets erledigen und für manche von ihnen sind reine Business-Apps nicht ausreichend. Bei der Einteilung der Mitarbeiter in „mobile Klassen“ lassen sich im Wesentlichen drei unterschiedliche Anwendertypen erkennen: Gelegenheitsnutzer, professionelle User und „Wechselanwender“.

Einfache und überschaubare Aufgaben mobil erledigen

Die Gelegenheitsnutzer bilden den Großteil der mobilen Mitarbeiter in einem Unternehmen. Sie möchten mobile Lösungen als zusätzlichen Service nutzen, um unterwegs Wartezeiten produktiv zu überbrücken – etwa Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Führungskräfte, die gerade im Zug sitzen, am Gate auf ihren Abflug warten oder im Taxi auf dem Weg zum nächsten Termin sind. Allen diesen Gelegenheitsnutzern gemeinsam ist, dass sie vor allem einfache und überschaubare ERP-Aufgaben mobil erledigen wollen: Kundendaten abrufen, Reisekosten abrechnen, Rechnungen genehmigen, das Arbeitszeit-Reporting erledigen oder Business-Intelligence-Auswertungen einsehen. Das alles war bislang natürlich auch schon mit Notebooks möglich. Heute erwarten die Mitarbeiter aber, dass sie diese Aufgaben mit unkomplizierten Apps auf ihren Smartphones und Tablets erledigen können – ganz so, wie sie es aus ihrem Privatleben bereits gewohnt sind. Dieser Gruppe sollten Unternehmen deshalb entsprechende Business-Apps zur Verfügung stellen, die sich bei Bedarf einfach aus einem App-Store herunterladen und nach ihrer Installation sofort intuitiv nutzen lassen, ohne dass dafür irgendeine Einarbeitung oder Übung nötig ist.

Im Gegensatz zu den Gelegenheitsnutzern, für die Mobility eine sinnvolle Ergänzung darstellt, ist dieses Thema für die professionellen Anwender von geschäftskritischer Bedeutung. Zu dieser Gruppe zählen Mitarbeiter, die von Berufs wegen ständig mobile ERP-Daten erfassen und abrufen müssen: Servicetechniker, Instandhaltungsingenieure oder das Lagerpersonal. Für sie ist Mobility alles andere als neu, denn sie haben bereits seit vielen Jahren mobile Geräte wie Handhelds, PDAs oder Notebooks im Einsatz. Mit Smartphones und Tablets stehen ihnen aber nun neue Technologien mit ganz ureigenen Stärken zur Verfügung. Unternehmen sollten den professionellen Usern mobile Anwendungen zur Verfügung stellen, die diese Stärken gezielt ausnutzen und dadurch effizientere Prozesse ermöglichen – etwa indem Außendienstmitarbeiter mit Hilfe der GPS-Informationen ihres Smartphones Routen planen oder Ingenieure mit der integrierten Kamera ihres Tablets durchgeführte Arbeiten dokumentieren. Idealerweise bieten sie ihnen eine Palette an mobilen Lösungen, so dass jeder das Gerät auswählen kann, das am besten zu seinen Aufgaben passt – von eher konsumorientierten Mobilgeräten wie Smartphones über größere und besonders geschützte Tablets bis hin zu hybriden Lösungen auf Windows-8-Basis mit Druckern.

Mobiler Zugriff auf das komplette ERP-Spektrum

Die dritte Kategorie mobiler ERP-Nutzer im Unternehmen könnte man als „Wechselanwender“ bezeichnen. Das sind Power User, die die ERP-Software täglich nutzen und eine breite Palette an Endgeräten verwenden. Zwischen diesen wechseln sie ständig hin und her und erwarten dabei, dass sie überall Zugriff auf ihr gewohntes ERP-Spektrum haben. Das heißt: Sie möchten auf Tablets nicht nur in erster Linie Informationen abrufen, sondern auch Inhalte erstellen. Business-Apps, die ja gezielt dafür gemacht sind, einfachere Aufgaben schnell und unkompliziert zu erledigen, reichen ihnen deshalb nicht aus. Sie benötigen stattdessen einen touchfähigen und damit mobil einsetzbaren Client, der ihnen einen Zugang auf die komplette ERP-Software ermöglicht. Führt beispielsweise ein Projektleiter einen Vor-Ort-Besuch durch, kann er dabei auf seinem Tablet alle Materialbestellungen, Mängellisten oder Arbeitspläne einsehen, Details prüfen und den aktuellen Projektstatus erfassen.

Wollen Unternehmen ihr ERP-System für alle Nutzergruppen mobil nutzbar machen, haben sie oft keine andere Wahl, als Mobil-Applikationen von Drittanbietern anzubinden. Das ist jedoch mit enormen Aufwänden und Risiken verbunden. Eine Alternative dazu bieten moderne ERP-Systeme, bei denen das Thema Mobility bereits im Kern der Software verbaut ist. Mobile Anwendungen für die verschiedenen Anwendertypen, die kosteneffektiv implementiert und gepflegt sowie intuitiv bedient werden können, stehen hier bereits von Haus aus zur Verfügung.