Dokumentenmanagement im Maschinen- und Anlagenbau

von Thomas Kuckelkorn

Rund 66 Prozent aller Maschinen- und Anlagenbaubetriebe arbeiten trotz steigender Digitalisierung im Büro noch analog. Dies ergab 2014 eine Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens KPMG. Anders die Maletz & Esser GmbH aus Düren. Bei dem Stahl- und Apparatebauer optimiert bereits seit einiger Zeit ein Dokumentenmanagementsystem die Verwaltung projekt- und mitarbeiterrelevanter Unterlagen.

Inhaltsübersicht:

• Intuitive Dokumentenverwaltung
• Sichere Datenablage
• Ständige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen

Wenn es um die Koordinierung der Warenwirtschaft oder das Verfassen konkreter Angebote geht, nutzt die Maletz & Esser GmbH aus Düren eine modulare PPS-Software für den Stahl- und Apparatebau. Für die zusätzlichen bürointernen Arbeitsabläufe suchte man eine Lösung mit klarem Anforderungsprofil: „Einfachheit ist das A und O, denn ich möchte mich nicht lange mit komplizierten Benutzerhandbüchern herumschlagen“, so Geschäftsführer Reinhard Meyer, der sich für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) von BCT Deutschland entschied.

Die webbasierte Nutzeroberfläche der Software ist auf die wesentlichen Anwendungen reduziert: Alle digitalisierten Dokumente werden innerhalb des Systems in vordefinierten und veränderbaren Hauptordnern (Kunden, Personal etc.) sowie in themenspezifischen Reitern (Rechnung, Vertrag etc.) gespeichert. „Nach diesem Schema können in Microsoft Office erstellte Dokumente sowie PDFs und E-Mail-Korrespondenzen kategorisiert werden“, erklärt Romy Farber, Business Manager Elemenz bei BCT Deutschland. Sogar die im PPS-System erzeugten Dokumente werden im DMS verwaltet. Das Ergebnis: eine einheitliche Aktenführung projektrelevanter und mitarbeiterbezogener Unterlagen.

Intuitive Dokumentenverwaltung

Doch zunächst müssen die Papierdokumente in digitaler Form vorliegen. Dies erfolgt bei Maletz & Esser mithilfe des Scan Client, einer Software, die auf einem stationären Scanner installiert ist. Wie bisher werden alle Papiere manuell sortiert – entsprechend der Ordner, in denen sie abgelegt werden sollen. Die Touchscreenoberfläche des Scanners entspricht dabei der Ordnerstruktur des DMS, sodass sich der Speicherort des einzuscannenden Dokuments bereits vor dem eigentlichen Digitalisierungsvorgang auswählen lässt. Das beschleunigt das Ablegen der Dokumente merklich.

„Und auch das Wiederfinden ist dank der intuitiven Suchfunktion besonders schnell möglich“, ergänzt Meyer. Wie bei einer Onlinesuchmaschine gibt er in die Eingabeleiste des DMS ein Stichwort oder auch ganze Sätze ein. Die integrierte Autokorrektur sorgt dafür, dass versehentliche Tippfehler behoben werden. Zusätzliche Filter grenzen die Suche weiter ein. Diese kann wahlweise im gesamten System erfolgen, wenn etwa nach allen projektrelevanten Dokumenten gesucht wird, oder gezielt in einem Ordner. Anschließend lassen sich alle gefundenen Suchergebnisse nach Relevanz sowie nach auf- oder absteigendem Datum sortieren. „Unsere zahlreichen Papierordner per Hand wegen eines bestimmten Lieferscheins zu durchforsten, ist somit endlich vorbei“, freut sich Meyer über den reduzierten Rechercheaufwand.

Besonders wichtig war dem Geschäftsführer eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag. Daher entschied er sich für eine Lösung, die keine langen Mitarbeiterschulungen erforderlich machte, um die Software in die internen Arbeitsabläufe seines 17-Mann-Unternehmens zu integrieren. Hauptnutzer sind neben der Geschäftsführung und den Vertriebsmitarbeitern die beiden kaufmännischen Angestellten im Büro. „Damit alle den Überblick über aktuelle Projektstände behalten bzw. diese besser nachvollziehen können, können Dokumente mit konkreten Arbeitsanweisungen oder mit Hinweisen zur Wiedervorlage und zu festgelegten Deadlines versehen werden“, erklärt Farber weitere Nutzungsmöglichkeiten. „Die Software hilft somit zusätzlich dabei, Zeitpläne und Fristen einzuhalten.“

Sichere Datenablage

Bei Maletz & Esser werden neben kunden- und lieferantenrelevanten Unterlagen inzwischen auch Personalakten digital verwaltet. Da diese sensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Krankmeldungen und Lohnabrechnungen enthalten, werden sie durch gesonderte Zugriffsrechte besonders geschützt. Dass über die Administrationsebene verschiedene Benutzergruppen festgelegt werden, wissen auch die Verantwortlichen in der Werkstatt zu schätzen. Denn nun können sie einzelne Lieferscheine und den Status einer Bestellung auch außerhalb der Bürozeiten einsehen.

Als praktisch erweist sich zudem, dass Meyer sich für die cloudbasierte Variante des DMS entschieden hat: Um die Wartung der Software kümmern sich IT-Profis des Rechenzentrums, auf deren Servern die Daten sicher gespeichert sind. Und Farber ergänzt: „Wir arbeiten mit einem deutschen Cloud-Provider zusammen, sodass wir unseren Kunden einen transparenten und sicheren Verbleib ihrer Daten gewährleisten können. Bestätigt wird dies anhand der Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 9001.“

Ständige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen

„Im Grunde verwalten wir in unserem DMS also alles, was bei uns in Papierform vorliegt“, fasst Meyer zusammen. Bei Dokumenten, bei denen eine zeitliche Aufbewahrungspflicht besteht, wird dies auch weiterhin so bleiben. Sie werden allerdings zusätzlich mit einem Stempel „Im DMS abgelegt“ versehen. Alle anderen, „alten“ Dokumente werden sukzessive eingescannt und anschließend vernichtet. So wird mehr Platz in den Büroräumen geschaffen und alle relevanten Dokumente sind an einem zentralen Ort zu finden.

Und das auch zeit- und arbeitsplatzunabhängig über mobile Endgeräte, wie Meyer zu berichten weiß: „An einem Freitagnachmittag war ich dienstlich unterwegs, als ein Kunde mich anrief und dringend ein bereits besprochenes Angebot noch einmal in schriftlicher Form benötigte. Über mein Smartphone konnte ich im DMS nach dem entsprechenden Dokument suchen und es dem Kunden ganz einfach per E-Mail rüberschicken. Dank dieses kurzen Stopps an einer Autobahnraststätte haben wir den Auftrag erhalten.“