SharePoint statt Excel und E-Mails: Pfannenberg optimiert sein Projektmanagement

von Jennifer Köhler

Die Pfannenberg-Gruppe, ein Anbieter elektrotechnischer Komponenten und Systemlösungen für die Industrie, misst und steuert alle unternehmensstrategischen Projekte mithilfe der Balanced Scorecard. Bedingt durch seine Unternehmensstrukturen mit weltweit zehn Standorten besitzt Pfannenberg ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept. Um die Projektdokumentation und -kommunikation effizienter zu gestalten, sollte das bestehende, aber unausgereifte SharePoint-System weiterentwickelt werden – mit dem Ziel, transparenterer und übersichtlicherer Prozesse über alle Niederlassungen hinweg.

Inhaltsübersicht:

• SharePoint statt Excel und E-Mails
• Automatisierte Projektdokumentation und -kommunikation
• Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts
• Einheitliche und schlankere Prozesse
• Mehr Transparenz und Effizienz im Projektmanagement

Die Pfannenberg-Gruppe bietet weltweit elektrotechnische Komponenten und Systemlösungen für unterschiedlichste Aufgabenstellungen an, unter anderem aus den Bereichen Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Infrastruktur, Food and Beverage, Energieerzeugung sowie aus der verarbeitenden Industrie. Das mittelständische Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und neun weiteren Standorten auf der ganzen Welt ist spezialisiert auf Schaltschrankklimatisierung, Prozesskühlung, Signaltechnologie, Hindernisbefeuerung und Art Illumination. Bei der strategischen Unternehmensentwicklung setzt Pfannenberg auf die Balanced Scorecard (BSC), ein Konzept zur Messung, Dokumentation und Steuerung von Aktivitäten zur Verwirklichung der Unternehmensvision. Um mithilfe der BSC unternehmensstrategische Projekte – inklusive der damit verbundenen Kommunikationsprozesse – effizient zu managen, musste Pfannenberg sein bestehendes SharePoint-System weiterentwickeln.

SharePoint statt Excel und E-Mails

Das bereits vorhandene, komplett englischsprachige SharePoint-System wurde bis dato nur mit Bordmitteln genutzt. Das heißt, mit der bisherigen Oberfläche ließen sich lediglich Inhaltstypen und Listen anlegen und nur wenige Workflows abbilden. Eine intensivere Nutzung war nicht möglich, da das Know-how fehlte, um SharePoint mit Code zu bedienen und weiterzuentwickeln. Das BSC-basierte Projektmanagement erfolgte deshalb über Excel-Listen: Eine einzige Tabelle beinhaltete sowohl das Projekt als auch die zugehörigen Tasks, die schrittweise zu erfüllen waren, um das Projekt auf die nächste Bearbeitungsstufe zu bringen.

Das Problem: Während der Bearbeitung von Tasks durfte das Projekt selbst nicht verändert werden. Zwar gibt es in Excel Zellschutzfunktionen, doch individuelle Zugriffs- und Bearbeitungsrechte ließen sich damit nicht realisieren. Die manuelle Listenpflege war sehr aufwändig – und eine sinnvolle Auswertung von Projekten darum kaum möglich. Zudem verursachten die projektbezogenen Kommunikationsprozesse ein hohes E-Mail-Aufkommen.

„Deshalb wollten wir die bisherige Projektdokumentation und -kommunikation durch eine neue Lösung ersetzen, die auf unserem bestehenden SharePoint aufbaut“, erklärt Arne Deu, Leiter der IT-Abteilung bei der Pfannenberg-Gruppe. „Diese Lösung sollte alle Prozessabläufe im Projektmanagement automatisieren und unser Rollen- und Rechtekonzept widerspiegeln.“

Für die Weiterentwicklung des aktuellen Systems machte Pfannenberg sich auf die Suche nach einem IT-Partner mit SharePoint-Know-how. Nachdem Gespräche mit drei Anbietern stattgefunden hatten, entschied sich Pfannenberg rasch für evodion. Die Entwicklung der neuen SharePoint-Lösung erfolgte innerhalb einer Testumgebung, sodass Pfannenberg die Excel-Listen weiterführen konnte und keine Beeinträchtigungen im laufenden Betrieb auftraten. Mit dem Go-live, der etwa ein Jahr nach der Auftragsvergabe stattfand, gehörten die Excel-Listen dann der Vergangenheit an.

Automatisierte Projektdokumentation und -kommunikation

evodion hat für Pfannenberg eine individuelle Lösung entwickelt, die die Daten aus den alten Excel-Listen eins zu eins in SharePoint abbildet. Ein weiterer Vorteil sind separate Listen für die Projekt- und die Taskpflege. Die SharePoint-Oberfläche wurde so verändert, dass Anwender aus einem Projekt heraus und direkt über das Menü neue Tasks anlegen können, die wiederum auf das jeweilige Projekt zurückverweisen. Über ein Drop-Down-Menü lassen sich Elemente aus anderen Listen einfügen, was eine Verknüpfung von Projekt- und Tasklisten erlaubt.

Während es im vorherigen Excel-Projektmanagement undenkbar war, Projekterfolge durch Messungen sichtbar zu machen, ermöglicht die neue Lösung eine automatisierte Auswertung. Ein spezieller Control-Dialog sorgt dafür, dass alle projektrelevanten Kennzahlen in eine separate Datenbank gelangen. Über die Projekt-ID können Controlling-Verantwortliche die Kennzahlen dann mithilfe verschiedener Tools auswerten.

Umsetzung des Rollen- und Rechtekonzepts

Wie SharePoint genutzt werden darf, hängt bei Pfannenberg von bestimmten Berechtigungen ab, die den Strukturen der Pfannenberg-Gruppe entsprechen, das heißt: den einzelnen Abteilungen mit ihren jeweiligen Berechtigungsgruppen. „Weil wir diese Gruppen in SharePoint abgebildet haben, erreichen wir einen bisher unvorstellbaren Grad an Automatisierung“, erläutert Arne Deu. „Wer wann welche Berechtigung erhält, wird jetzt durch den Projektstatus bestimmt.“

Hat der Projektleiter ein Projekt erstellt und einen entsprechenden Task dazu angelegt, startet automatisch ein Workflow. Solange dieser Prozess nicht beendet ist und das Projekt den nächsten Status erreicht, kann der Projektverantwortliche nichts an dem Task verändern. Auch ist es ihm nicht möglich, während der Task-Bearbeitungen durch verschiedene Mitarbeiter Änderungen am Projekt als solches vorzunehmen. Erst wenn alle Tasks erledigt sind, gelangt das Projekt auf die nächste Stufe bzw. zum Abschluss.

Einheitliche und schlankere Prozesse

Mit dem erweiterten SharePoint-System hat Pfannenberg nicht nur die Berechtigungsproblematik in Excel gelöst, sondern auch bislang manuelle Prozesse automatisiert. Bis dato war eine Teilzeitkraft damit beschäftigt, die Projektdokumentation und -kommunikation für die strategische Unternehmensentwicklung zu managen. Dank Automatisierung kann dieser Mitarbeiter heute wertvollere Aufgaben übernehmen. Der gesamte Verlauf einer unternehmensstrategischen Maßnahme ist nun viel besser nachvollziehbar. Ständige Sonderfälle aufgrund historisch gewachsener, heterogener Prozessabläufe innerhalb der Pfannenberg-Gruppe gibt es nicht mehr.

„Der eine oder andere vermisst vielleicht die Flexibilität, die man hat, wenn man Aufgaben manuell erledigt, wie zum Beispiel Ausnahmen hinzuzufügen“, sagt IT-Leiter Arne Deu. „Aber dafür bieten die neuen einheitlichen Prozesse eine klare Übersicht und Transparenz zum Projektgeschehen. Das minimiert den Controlling-Aufwand bei uns im Unternehmen erheblich.“ Auch das verringerte E-Mail- und Datenaufkommen verschlankt die internen Prozesse deutlich: Wurden bisher zahllose Kopien der Excel-Listen per E-Mail versandt und an unterschiedlichsten Stellen abgespeichert – während sich das Original-Dokument unter Umständen bereits geändert hatte –, gibt es jetzt nur noch eine aktuelle Version.

Mehr Transparenz und Effizienz im Projektmanagement

Das neue SharePoint-System ist für alle Mitarbeiter zugänglich. In der Pfannenberg-Gruppe nutzen es vor allem jene Personen, die international miteinander zu tun haben. Projektverantwortliche, Abteilungsleiter und Geschäftsführer einer Niederlassung erhalten per Mausklick einen Überblick über sämtliche Tasks sowie den aktuellen Projektstatus – und sie erhalten sogar automatisch eine E-Mail aus SharePoint heraus, wenn ein Kollege eine Änderung vorgenommen hat. Die bisher langwierigen, über E-Mails abgewickelten Freigabe- und Abstimmungsprozesse entfallen, alles erfolgt direkt in SharePoint. Für Arne Deu ist dies ein bedeutender Vorteil der neuen Lösung. „Für den Einzelnen war es zuvor schwer nachzuvollziehen: Welche Aufgaben habe ich? Wie viel Zeit ist für welche Aufgabe kalkuliert? Welchen Status haben diese Aufgaben? Der neue SharePoint liefert all diese Informationen.“ Auf einem integrierten Dashboard sieht jeder Mitarbeiter, was seine Aufgaben sind, bis wann er sie erledigen muss und wie viel Zeit er dafür aufwenden kann. „Das führt zu mehr Transparenz für Projektbearbeiter und Führungskräfte und macht die gesamte Umsetzung der Balanced Scorecard erheblich effizienter“, erklärt Deu.