Studieren statt verwalten

von Patrick Püntener

Wie bei vielen Hochschulen müssen auch bei der Berner Fachhochschule in jedem Semester viele Hunderte von Kursunterlagen für verschiedene Studiengänge, Module, Kurse und Jahrgänge verwaltet werden. Mit Hilfe einer neuen Lösung für das Informationsmanagement übernehmen die Dozenten die Aufgaben in virtuellen Arbeitsräumen selbst. Neben der Materialverwaltung gibt es einen Bereich für den Informationsaustausch sowie eine Dokumentenverwaltung über das Intranet. Die Möglichkeit zur Interaktion mit den Studierenden sowie eine Projektplattform wurden über das Extranet realisiert.

Inhaltsübersicht:

• Hohe Informationsqualität ohne Zusatzarbeit
• Arbeitserleichterung in der Praxis
• Interaktion mit den Studierenden
• Informationsaustausch und DMS
• Extranet – Projektplattform

Aufgrund der einfachen Handhabung und der flexiblen Einsatzmöglichkeiten interessierte sich die Hochschule bereits am Anfang der Projektplanung für eine Lösung auf Basis von SharePoint. Gleichzeitig wurde aber schnell klar, dass ein unkontrolliertes Nutzen von SharePoint unterbunden werden muss, um den Wildwuchs von Sites zu verhindern. Daher verankerte die Hochschule eine effiziente SharePoint Governance. So abgesichert, setzte die Institution auf eine Lösung, die auf SharePoint basiert. Dabei werden Informationen automatisiert und nach organisationsweit standardisierten Kriterien kategorisiert. Über Tags (Metadaten) können die Inhalte gezielt und effizient gesucht und gefunden werden.

Hohe Informationsqualität ohne Zusatzarbeit

Die Idee, Informationen mit Metadaten zu beschreiben, ist nicht neu. In der Vergangenheit ist sie aber in der Praxis immer wieder gescheitert. Vor allem klassische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wären eigentlich schon seit Jahren in der Lage, Metadaten zu verwalten. Viele Produkte – auch SharePoint – überlassen aber die Metadatenvergabe dem Benutzer, und jeder Benutzer interpretiert die Situation individuell und vergibt die Metadaten nach eigenen Kriterien. Im schlimmsten Fall verzichtet er sogar auf eine Vergabe, weil er keine Zeit oder keine Lust hat. Um dieses Problem zu umgehen, arbeitet die Fachhochschule Bern mit einem zentralen semantischen Metadatenmodell, über das Stammdaten aus verschiedenen Quellen zu einer einheitlichen Metadatenquelle vereint und in SharePoint zur Verfügung gestellt werden. Diese über ein SharePoint-Zusatzprodukt realisierte Verwaltung sorgt auch für eine automatische Vergabe der Metadaten in SharePoint. Diese erfolgt durch verschiedene Mechanismen, wie

• Vererbung – Vergabe der Metadaten über die Struktur,
• Promotion – Erzeugung von Metadaten aus dem Dokument sowie über
• Workflow-based Tagging – Vergabe und Änderung von Metadaten direkt aus dem Prozess.

Dadurch werden die Metadaten einheitlich und komplett auf alle Informationen vergeben, manuelle Arbeitsschritte der Anwender sind überflüssig.

Arbeitserleichterung in der Praxis

Neben den virtuellen Arbeitsräumen für die Fachbereiche bietet die Anwendung untergeordnete Arbeitsräume für jeden Studienjahrgang und die einzelnen Semester. Das eingestellte Material wird automatisch getaggt – wenn beispielsweise Dozent Meier Unterlagen auf dem Portal ablegt, ergänzt die Lösung den passenden Studiengang, Jahrgang, Kurs etc. Diese Masterstruktur lässt sich für jeden Jahrgang replizieren.

Die Masterdokumente können auch für das nächste Semester oder Studienjahr repliziert und, wenn nötig, angepasst werden. Die gesamte Ablagestruktur wird dabei übernommen; die entsprechenden Kursunterlagen und weitere Dokumente sind bereits in den Ordnern enthalten. Sie müssen nur noch aktualisiert werden. So sparen Dozenten viel Zeit, neuen Mitarbeitern wird der Einstieg in die Arbeit erheblich erleichtert.

Interaktion mit den Studierenden

Doch nicht nur die Lehrenden profitieren von den automatisierten Abläufen – auch die Studenten: Sie können sich in ihren Studiengang einloggen und die für sie freigegebenen Dokumente abrufen. Außerdem haben sie die Möglichkeit, eigene Arbeitsräume für Gruppenarbeit anzulegen, deren Inhalte ebenfalls automatisch getaggt werden.

Eine der wichtigsten Aufgaben sieht die Fachhochschule in der Möglichkeit, den Lernenden Studienmaterialien bereitzustellen. Dazu legen die Dozenten die erforderlichen Unterlagen in den entsprechenden Studiengängen ab. Die Studenten können bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen. Die Studierenden haben ihrerseits die Möglichkeit, ihre Arbeiten über das System sicher und nur für den Dozenten sichtbar einzureichen. Gleichzeitig ermöglicht das System auch die Verbreitung von Mitteilungen der Hochschule an die Studierenden. Um die Zusammenarbeit zwischen den Studenten zu fördern, kommen Web-2.0-Komponenten wie Foren, Wikis und Blogs zur Kollaboration zum Einsatz.

Informationsaustausch und DMS

Jeder Abteilung der Hochschule ist eine eigene SharePoint-Site zugewiesen. Zur Verbreitung von Informationen wird das klassische Intranet genutzt. Die Anzeige von organisatorisch aggregierten Informationen, über mehrere Hierarchiestufen von Organisationseinheiten, ist dabei ein wesentlicher Aspekt. Komponenten zur Abbildung bestehender Prozesse sowie zur Erstellung von Workspaces, zur Verwaltung der Metadaten und der Workspace-spezifischen Rollen und Berechtigungen wurden zu einem umfassenden Dokumentenmanagement-System ausgebaut. Es übernimmt unter anderem auch die automatische Verwaltung von Versionen. Auch hier erfolgt die Vergabe der Metadaten automatisch, sodass keine Zusatzarbeit für die Anwender entsteht. Gleichzeitig stellt die Automatisierung auch eine vollständige und einheitliche Metadatenkategorisierung sicher, die wiederum die Grundlage für die Informationsverwaltung bildet.

Bei einer Metadatenvergabe durch die User ist dies ein kritischer Punkt. Werden die Daten nicht regelmäßig, vollständig und nach dem vorher festgelegten Konzept eingegeben, beeinträchtigt dies die Datenqualität, die wiederum die Grundlage für alle weiteren Bereiche des Informationsmanagements und der Informationssuche bildet. Auch in anderen Bereichen stand die einfache Handhabung im Fokus der Lösungsgestaltung. Beim Thema Zugriffssicherheit wurde dies beispielsweise über die Dezentralisierung von Verwaltungsaufgaben gelöst.

Extranet – Projektplattform

Die über das Extranet realisierte Projektplattform bietet verschiedene Projektformen zur strukturierten Ablage von Informationen. Die Plattform stellt vorher definierte Templates für die Optionen Forschungsprojekt, Dienstleistungsprojekt, Weiterbildungsprojekt und Informatikprojekt zu Verfügung. Jedes Projekt erhält eine eigene SharePoint-Site. Die vorgefertigten Templates stellen die automatische Vergabe von Tags an alle Dokumente sicher. Dabei werden Metainformationen wie die Projektart, der Projektstatus, die jeweilige Phase, in der sich das Projekt befindet, sowie die Rolle des Anwenders – beispielsweise des Projektleiters – automatisch ergänzt. Die jeweilige Rolle des Projektteilnehmers entscheidet auch automatisch über dessen Rechte im Projektraum, beispielsweise ob er Dokumente einsehen, Genehmigungen vergeben oder eine Projektphase abschließen darf.

Für wichtige Projektkennzahlen, wie Kosten oder Projektfortschritt, besteht die Möglichkeit, Key Performance Indicators zu verwenden. Diese erlauben es, für das Projekt relevante Parameter rasch einzusehen und darauf basierend Entscheide zu fällen, um den Projektverlauf zu optimieren.