Die Dubai Health Authority automatisiert ihre Geschäftsprozesse

von Jan Zahalka

Unternehmen nutzen für die schnelle Entwicklung von Applikationen zunehmend Low-Code-Plattformen. Aber auch für die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen sind sie eine ideale Basis, wie ein umfassendes Digitalisierungsprojekt aus dem Behördenbereich zeigt: Die Dubai Health Authority hat im Zuge einer Smart-City-Initiative den Verwaltungsaufwand rund die zirka zwei Millionen Visaanträge, die das Land jährlich bearbeiten muss, erheblich verringert – dank Low Code.

Inhaltsübersicht:

• Der Endanwender muss im Vordergrund stehen
• Low-Code-Ansatz überwindet BPM-Komplexität
• Low-Code-Plattform-Nutzung in der Praxis
• Best Practice für die Einführung einer Low-Code-Plattform

Es gibt mehrere Möglichkeiten für die Modellierung und softwaregestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. Abgesehen vom klassischen BPM (Business Process Management) setzen Unternehmen für kleinere Projekte oft auch leichtgewichtigere Systeme mit Workflow-Funktionalitäten ein. Zudem nutzen Firmen vereinzelt selbstgeschriebene Legacy-Software, die wichtige Prozesse in Unternehmen abbildet.

Insgesamt aber dominieren herkömmliche BPM-Systeme, die typischerweise unternehmensweit aufgesetzt werden und dadurch in der Regel äußerst komplex sind. BPM-Projekte scheitern deshalb auch regelmäßig an ihren eigenen Ansprüchen. Außerdem vernachlässigen BPM-Initiativen bedingt durch den gesamtheitlichen Ansatz vielfach die Bedürfnisse der Endanwender, also der tatsächlichen Akteure im Prozess, und erschweren nicht selten ihren Arbeitsalltag, anstatt ihn zu erleichtern. Der Fokus einer Prozessmodellierung mit einem Low-Code-Konzept hingegen liegt gerade auf der Digitalisierung „echter“ Arbeitsprozesse einer kleineren Benutzergruppe, Abteilung oder auch eines interdisziplinären Teams – mit dem strikten Ziel, operative Tätigkeiten zu vereinfachen.

Der Endanwender muss im Vordergrund stehen

Zentrale Aufgabe bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen muss immer sein, den Endanwender im Fokus zu behalten, das heißt die operative Effizienz und der hohe Benutzerkomfort dürfen nicht „höheren Zielen“ wie Prozessanalyse, -bewertung und -verbesserung geopfert werden. Solche Ziele stehen bei umfassenden BPM-Initiativen oft im Vordergrund. Sie sind zwar nicht überflüssig, aber gleichzeitig steht und fällt jedes Einführungsvorhaben – wie jede andere Softwareeinführung auch – mit der Akzeptanz der Benutzer. Deswegen nimmt die ausgeglichene Gewichtung der beiden Sichtweisen Management und Benutzer eine hohe Bedeutung ein.

Low-Code-Ansatz überwindet BPM-Komplexität

Und an dieser Stelle kommen Low-Code-Entwicklungsplattformen ins Spiel. Sie versetzen die Benutzer in die Lage, neue Prozesse selbst zu definieren beziehungsweise Änderungen und Optimierungen an bereits modellierten Prozessen eigenständig vorzunehmen. Damit unterscheiden sie sich gravierend von klassischen BPM-Systemen, die aufgrund der enormen Komplexität nur von jahrelang erfahrenen Experten mit Softwareentwicklungshintergrund beherrscht werden können.

Der Ansatz von Low-Code-Plattformen lautet, Schlüsselbenutzern aus den beteiligten Fachabteilungen, die idealerweise eine gewisse IT-Affinität mitbringen und geschult wurden, die Verantwortung für ihre Prozesse zu übertragen. Schließlich wissen die Fachabteilungen durch die täglichen Abläufe selbst am besten, an welchen Stellen Optimierungspotenziale bestehen und welche weiteren Prozesse sie sinnvoll digitalisieren können. Die abgeleiteten Maßnahmen können die Prozessverantwortlichen in einer Low-Code-Entwicklungsumgebung ohne Kommunikationsbruchstellen zu IT-Experten direkt in der Software umsetzen.

Charakterisiert ist eine Low-Code-Plattform unter anderem durch grafische Modellierungswerkzeuge für die Definition von Geschäftslogik und Workflows, Tools für das Management und die Automatisierung von Entwicklung, Test und Deployment oder Drag-and-Drop-Komponenten für die Datenintegration und -verwaltung.

Die Vorteile einer Low-Code-Entwicklungsplattform zeigen sich im BPM-Umfeld auf verschiedensten Ebenen. Zu nennen sind etwa:

• Gestaltung oder Änderungen von Prozessen ohne spezifische Programmierkenntnisse
• Reduzierung von Zeit und Kosten bei der Geschäftsprozessmodellierung
• Steigerung der Anwenderzufriedenheit und Identifikation durch Kompetenzerweiterung
• Hoher Benutzerkomfort durch intuitiv bedienbare Modellierungswerkzeuge

Low-Code-Plattform-Nutzung in der Praxis

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht das Low-Code-Potenzial, und zwar ein umfassendes Digitalisierungsprojekt der Dubai Health Authority. Voraussetzung für die Erteilung oder Verlängerung eines Aufenthalts- oder Arbeitsvisums in Dubai ist ein bestandener Gesundheitstest. Dieser wird in 18 Gesundheitszentren, so genannten Medical-Fitness-Centern, durchgeführt. Die notwendigen Untersuchungen enthalten unter anderem Bluttests und Röntgendiagnostik. Bei jährlich mehr als zwei Millionen Visaanträgen ergibt sich dabei ein hoher Verwaltungsaufwand, der durch die zahlreichen Prozessbeteiligten wie Gesundheitsbehörde, Gesundheitszentren und Einwanderungsbehörde noch erhöht wird.

Im Rahmen von Dubais Smart-City-Strategie und der konsequenten Einführung von digitalen Technologien in der öffentlichen Verwaltung sollten die Aufwände reduziert werden. Ziel der Dubai Health Authority war die komplette Digitalisierung des gesamten Gesundheitstest-Prozesses – und zwar von der Antragsstellung in sogenannten Typing-Centern über die Gesundheitsuntersuchungen bis zur Benachrichtigung der Antragsteller per SMS oder E-Mail und zur Rückmeldung des Ergebnisses an die Einwanderungsbehörde. Zwingend erforderlich für die Prozessautomatisierung war die Integration unterschiedlichster Systeme, Applikationen und Datenbanken.

Die (digitale) Vernetzung unterschiedlicher Einzelprozesse erfolgt inzwischen mittels der Lösung Consol CM, die BPM-, Customer-Relationship-Management- und Case-Management-Funktionen beinhaltet und als Low-Code-Entwicklungsplattform konzipiert ist.

Durch die vollständige elektronische Erfassung und Verfügbar-keit aller Daten der Antragsteller und Untersuchungsergebnisse reduziert sich für die Dubai Health Authority die Anzahl manuel-ler Bearbeitungsschritte und infolgedessen die Fehlerwahr-scheinlichkeit. Dank der hohen Flexibilität der Lösung sind auch Prozessänderungen schnell umsetzbar. Die Lösung bietet den Behörden außerdem zusätzliche Kontroll- und Auswertungs-möglichkeiten über ein Data Warehouse: Dazu gehören unter anderem Service-Level-Messungen oder die Ermittlung der Durchsätze der verschiedenen Medical-Fitness-Center.

Best Practice für die Einführung einer Low-Code-Plattform

Eine Low-Code-Plattform eignet sich prinzipiell für jeden An-wender, der den hohen, mit einer traditionellen BPM-Lösung verbundenen Aufwand vermeiden will. Typische Zielgruppe sind Unternehmen oder Behörden mit dauerhaftem Innovationsstau, der durch Ressourcenknappheit in der internen IT verursacht ist. Auch für Firmen, bei denen sich Geschäftsmodelle oder -abläufe regelmäßig ändern, sind Low-Code-Plattformen eine ideale Lösung. Potenzielle Anwender sind zudem Unternehmen, die die Eigenständigkeit und Kreativität der Fachabteilungen stärken wollen.

Worauf ist bei der Einführung einer Low-Code-Plattform zu achten? Natürlich wird jede Fachabteilung, die ihre Prozesse pragmatisch und schnell digitalisieren will, hierfür zunächst eine grobe Analyse durchführen. Anschließend sollte direkt die Um-setzung erfolgen, etwa mit einem konkreten Geschäftsprozess und den damit verbundenen gängigsten Ausnahmen; die Schrit-te heißen: Ausrollen, Beobachten, Lernen und Ändern aufgrund gewonnener Erkenntnisse. Diese flexible Vorgehensweise wird gerade durch eine Low-Code-Plattform unterstützt.

Insgesamt ist der Low-Code-Ansatz für jedes Unternehmen und jede Behörde eine relativ einfache Möglichkeit, Geschäftspro-zesse zu verbessern. Durch die Verknüpfung von Benutzern und „Ownern“ einer Software kann ein äußerst dynamisches Umfeld mit kontinuierlicher Verbesserung entstehen. Die Wege von der Erkennung eines Bedarfs bis zur technischen Umsetzung und Messung des Erfolgs sind maximal kurz und daher motivierend für alle Beteiligten.