Warum die visuelle Zusammenarbeit Projektgruppen unterstützen kann

von Julia Halfmann

Gemeinsam mit ProjectManagement.com sind wir der Frage nachgegangen, warum das Streben zu einer schnelleren, anpassungsfähigeren Projektabwicklungsumgebung nicht auch zu einer besseren Zusammenarbeit von Projektgruppen führt.  

Es wird wohl jeder der Aussage zustimmen, dass Projekte komplexer sind als früher. Alles verändert sich immer rascher, Unternehmen müssen unter zunehmendem Konkurrenzdruck nachhaltigen Kundennutzen erbringen und von den Einrichtungen des öffentlichen Sektors wird eine ständige Verbesserung der Verwaltung der öffentlichen Mittel erwartet. Zur gleichen Zeit definiert die Technologie die Grenzen des Möglichen kontinuierlich neu. Wie das Project Management Institute (PMI) festgestellt hat, „müssen alle Unternehmen aufgrund des raschen Wandels und des starken Marktwettbewerbs, unabhängig von der Branche, sich viel schneller an neue Gegebenheiten anpassen als in der Vergangenheit. Von den Unternehmen werden deshalb Projekte durchgeführt, von denen erwartet wird, dass sie Resultate liefern.“

Aber gehen wir einen Schritt zurück. „Technologie definiert die Grenzen des Möglichen kontinuierlich neu.“ Das stimmt natürlich, aber es scheint nicht auf das Projektmanagement zuzutreffen, insbesondere wenn es um effektives und effizientes Teamwork geht. Der Drang zu einer schnelleren und wandlungsfähigeren Projektabwicklungsumgebung hat keine Verbesserungen in der Art und Weise herbeigeführt, wie Projektgruppen zusammenarbeiten. Ein Grund dafür ist nicht erkennbar, sind doch eine Reihe von Tools verfügbar, die eine effizientere Zusammenarbeit und bessere Kommunikation zwischen Teams ermöglichen. Warum also finden sie keine breitere Anwendung?

Eines der größten Hindernisse für eine effiziente Projektzusammenarbeit besteht darin, dass die Tools für die Zusammenarbeit, die den Projektmanagern zur Verfügung stehen, nicht für Projekte konzipiert sind. Die meisten sind nicht einmal wirklich für die Zusammenarbeit ausgelegt. Der Wunsch nach Standardisierung in Unternehmenssoftware hat zur Folge, dass die allgemeinen Werkzeuge zur Zusammenarbeit nicht viel mehr als Funktionen für den Dokumentenaustausch und grundlegende Workflow-Benachrichtigungen bieten. Das führt zu Universallösungen, die niemandem wirklich nützen und die deshalb von den Fachleuten nicht eingesetzt werden.

Es besteht fraglos ein Bedürfnis nach effizienten Werkzeugen für die Zusammenarbeit, und die Projektabwicklung stellt eine der wichtigsten und größten Herausforderungen für die Zusammenarbeit dar. Folgendes Beispiel soll das verdeutlichen: Einem Projektmanager wird zu Beginn eines Projekts zur Bildung eines Teams eine Gruppe von Personen aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zugeteilt. Einige dieser Mitarbeiter sind unter Umständen nicht besonders glücklich darüber, diesem Projekt zugeordnet worden zu sein, andere kennen sich nicht und wiederum andere sind sich nicht recht darüber im Klaren, was von ihnen erwartet wird. Alle diese Faktoren sind Hindernisse, die es zu überwinden gilt, wenn der Projektmanager eine Gruppe von Einzelpersonen zu einem geschlossenen Team zusammenschweißen möchte. Denn schließlich soll das Team zusammenarbeiten, um ein erfolgreiches Ergebnis zu liefern. Dieser Prozess braucht Zeit, und je mehr Hindernisse bestehen, desto länger dauert er. Das Problem ist jedoch, dass Projektmanager nicht über so viel Zeit verfügen. Zu Beginn eines Projekts sind viele Aufgaben zu erledigen, die Beiträge aller erfordern und die nicht aufgeschoben werden können: So müssen die Projektbeteiligten bestimmt und analysiert werden, die Anforderungen überprüft und bestätigt werden, ein Projektstrukturplan entwickelt, Schätzungen erstellt, ein Terminplan ausgearbeitet werden usw. Bei der agilen Projektabwicklung werden etwas andere Elemente benötigt, aber das Konzept ist das gleiche: Zur Entwicklung fundamentaler Projektelemente müssen alle unverzüglich erfolgreich zusammenarbeiten. Üblicherweise wird von Projektmanagern einer der folgenden beiden Ansätze verfolgt. Der erste besteht darin, individuelle Beiträge anzufordern. Jeder Mitarbeiter stellt per E-Mail oder mithilfe eines gemeinsam benutzten Dokuments die erforderlichen Inhalte bereit. Die Probleme dieser Methode sind offensichtlich: Man kann sich einfach ausklinken, es gibt keine wirkliche Zusammenarbeit und auch keine Teamentwicklung. Die zweite Methode ist daher beliebter: Die Durchführung eines Teammeetings für jedes der entscheidenden Projektbestandteile, bei der jeder Teilnehmer seinen Beitrag zur Erstellung des Projektstrukturplans leisten kann.

Aber auch mit Teammeetings sind Probleme verbunden. Das offensichtlichste Problem ist, dass nicht unbedingt alle Projektmitglieder am gleichen Standort arbeiten und sich deswegen aus der Ferne zuschalten müssen. Das ist heute mit moderner Videokonferenzsoftware um einiges einfacher als in der Vergangenheit. Dennoch ist es nicht möglich, Mitarbeiter, die sich an anderen Standorten befinden, in eine Teamarbeit einzubeziehen, wenn mit Post It‘s auf einem Whiteboard gearbeitet wird. Für die im Raum Anwesenden können die Post It‘s die Zusammenarbeit vereinfachen, aber die ideale Lösung ist es nicht. Es gibt viele Themen, die nicht angemessen in Konzepte aufgeschlüsselt werden können, die auf einem 8 x 8 cm großen Stück Papier Platz finden. Zudem sind Post It‘s Momentaufnahmen. Sie mögen zwar während des Meetings eine Bedeutung und einen Zusammenhang haben, aber sobald der Projektmanager alle diese Post It‘s zu übertragen versucht, geht der Kontext verloren, was zu Verwirrung, Fehlinterpretationen und Fehlern führen kann. Zudem erzeugen Post It‘s ein statisches Dokument, mit dem das Team in einer späteren Phase nicht interagieren kann. Mit anderen Worten: Zwar trägt das Meeting in gewissem Rahmen zur Förderung der Zusammenarbeit und zur Teamentwicklung bei, jedoch nicht nachhaltig. Beide Ansätze sind also nicht zielführend und bringen langfristig mehr Hürden als Lösungen. Es muss doch aber eine bessere Methode geben, schnell ein leistungsstarkes Team aufzubauen?

Die Antwort darauf sowie weitere wichtige Erkenntnisse haben wir in einem Whitepaper zusammengefasst. Lesen Sie im Whitepaper:

• Welche besonderen Herausforderungen im Zentrum eines jeden Projekts liegen.
• Warum eine visuelle Plattform Hürden bei der Zusammenarbeit beseitigt.
• Wie Sie visuell orientierte Tools an Ihrem Arbeitsplatz einführen.

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