Wie Sie im Homeoffice schneller, besser, vernetzt arbeiten

von Natalie Wenzelis

Aufgrund der aktuellen COVID-19 Lage sind die Unternehmen weltweit gezwungen, ihre Arbeitsabläufe zu reorganisieren und ihre Mitarbeiter auf unbestimmte Zeit ins Homeoffice zu schicken. Nicht nur für Arbeitnehmer, auch für Arbeitgeber stellt das eine große Herausforderung dar. Nicht alle Unternehmen sind schon hochmodern ausgestattet und können jedem einzelnen Mitarbeiter einen eigenen Laptop und ein Headset zur Verfügung stellen. Nicht alle haben ein Firmenhandy. Aber wie stellen wir denn nun sicher, dass die Prozesse problemlos weiterlaufen? Wie verhindern oder reduzieren wir das wirtschaftliche Risiko auf ein Minimum? Wie wird die Kommunikation von statten gehen? Sind wir dafür überhaupt gerüstet? Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter im Home Office eine 100%-ige Leistung abliefern? Viele Manager sind nun gefragt, diese Situation zu händeln und ihren Mitarbeitern einen Leitfaden mit an die Hand zu geben. Wie unterstütze ich mein Team in dieser Zeit? Vor allem in technischer Hinsicht? Wie ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern auch aus der Ferne besser, schneller und vernetzt zu arbeiten? Eine visuelle Arbeitsmanagementlösung hilft Ihnen und Ihrem Team, sich schnell anzupassen, sich zu entwickeln und in Verbindung zu bleiben, um Ihr Unternehmen weiter voranzubringen, während Sie physisch getrennt voneinander arbeiten.

Inhaltsübersicht:

• Gemeinschaftliches Whiteboarding
• Fernkommunikation im Team
• Management virtueller Meetings
• Individuelles Aufgaben- und Teammanagement
• Zentralisierung von Teamwissen
• Co-Editing als ultimativer Retter vor der Datenflut

Mit MindManager maximieren Sie nicht nur die Produktivität durch visuelle Organisation von Aufgaben und Tagesplänen, sie können außerdem wichtige Team- und Projektinformationen in einem einzigen visuellen Dashboard, auf das jeder zugreifen kann, zentralisieren. Außerdem hilft ein cloud-basiertes gemeinschaftliches Whiteboard beim Führen von dynamischen, fesselnden virtuellen Meetings mit Ihrem Team.

Fünf Punkte die Sie für schnelleres, besseres, vernetztes Arbeiten im Homeoffice beachten müssen:

1. Gemeinschaftliches Whiteboarding

Bringen Sie Ihr Brainstorming in die digitale Welt: Keine Angst! Sie können immer noch ohne das Whiteboard im Konferenzraum und ohne Post-it brainstormen. Tatsächlich bringt das digitale Brainstorming seine eigenen, einzigartigen Vorteile mit sich. Beim Brainstorming geht es vor allem darum, Input von möglichst vielen Menschen, aus unterschiedlichen Sichtweisen und Kreativitätsansätzen zu erhalten. Daher ist das Gruppen-Brainstorming unabdingbar - vor allem für die Teambindung. Ein gemeinsames Brainstorming im Team ermöglicht eine erfreuliche Teamverbindung für Mitarbeiter an physisch getrennten Standorten. Es gibt eine Reihe von beliebten Werkzeugen und Techniken, die Sie mit Ihrem Team ausprobieren können.

2. Fernkommunikation im Team

Der Aufbau starker Beziehungen und die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation kann eine intensivere Anstrengung erfordern und sicherstellen, dass Sie die persönliche Note nicht verlieren. Teamleiter, die neu vor dieser Herausforderung stehen, können sich clevere Tipps von erfahrenen Profis holen. Wenn die Kommunikationskanäle nicht klar definiert sind, kann sich der Arbeitstag schnell in eine lange Reihe von Störungen verwandeln, ohne Zeit für vertiefte Arbeit zu haben. Asynchrone Kommunikation ist das Geheimnis zum Erfolg.

3. Management virtueller Meetings

Multitasking ist Ihr Feind: Sobald Multitasking erlaubt ist, geraten die Meetings in eine Talfahrt. Viele Teamleiter werden auf Videocalls bestehen, oder sogar einen Yoda beauftragen, dies zu verhindern. Das sollten Sie auch tun. Lassen Sie die Visualisierung für sich arbeiten! Eine Besprechung mit einem visuellen Hilfsmittel in Schwung zu bringen, trägt dazu bei, dass sich alle Beteiligten engagieren und aktiv einbringen. Erfahren Sie, wie Sie eine Map vor, während und nach einem Meeting einsetzen können.

4. Individuelles Aufgaben- und Teammanagement

Das Homeoffice kann eine Vielzahl neuer Ablenkungen darstellen, die die Produktivität beeinträchtigen können. Gönnen Sie sich eine Auffrischung der Techniken und Systeme zum Aufgabenmanagement, um Ablenkungen entgegenzuwirken und steigern Sie die persönliche Produktivität Ihrer Teammitglieder. Viele Langzeit-im-Homeoffice-Arbeiter bestätigen, dass ihre persönliche Produktivität auf einem Rekordniveau liegt. Der Luft- und Raumfahrtingeneur und Projektleiter Adam Cherrill teilt seine Erfahrungen in diesem Webinar mit Ihnen.

5. Zentralisierung von Teamwissen

Sie haben zwar den Vorteil, dass Sie Ihre Kollegin fragen können, wo eine Datei aufbewahrt wird, wenn Sie im Büro arbeiten, aber die Arbeit an entfernten Orten macht eine sorgfältige Verwaltung des digitalen Wissens zu einem Muss. Nun gilt es dieses digitale Wissen Ihres Teams erfolgreich abzubilden. Eine Schwachstelle vieler Organisationen ist das Wissensmanagement mit seinen typischen Herausforderungen. Wissens-Mapping ist eine effiziente Möglichkeit, die Weisheit Ihres Teams zu zentralisieren!

Co-Editing als ultimativer Retter vor der Datenflut

Wir wissen vor welchen Herausforderungen Sie gerade stehen und dass es im Rahmen des aktuellen zeitlichen und gesellschaftlichen Drucks nicht leicht ist, die richtige und vor allem die beste Lösung zu finden und entsprechend zu agieren. Mit dem Homeoffice steigt nicht nur die Anzahl an Calls, Mails und Chats, sondern auch die Flut an Mails mit überarbeiteten Dateianhängen. Jeder weiß, ein gutes Projekt bedarf mehreren Optimierungsrunden und wirklich jeder kennt das: Am Ende gibt es zehn verschiedene Mails mit zehn verschiedenen Dateianhängen, in denen sich jeweils minimale Überarbeitungen oder Anpassungen von Kollegen befinden. Zum Schluss verliert man den Überblick und arbeitet womöglich an der falschen Datei weiter, obwohl es schon ein Update gab. Es kostet unnötig Zeit, Nerven und lässt uns in der Isolation nur noch wahnsinniger werden. Daher bieten wir unseren MindManager 2020 für Windows Nutzern unsere Co-Editing-Funktion kostenlos an, um sie in dieser Zeit ganz besonders zu unterstützen. Hiermit haben die Nutzer die Möglichkeit - während sie aus der Ferne arbeiten - in Echtzeit gleichzeitig an Maps und Diagrammen zu arbeiten. Teams oder Personengruppen, die aus der Ferne arbeiten, können zeitgleich Änderungen an einer Map vornehmen, die dann sofort zu sehen sind. Co-Editing erfolgt über einen sicheren cloudbasierten Server. Das heißt, die Dateien werden in einem Browser bearbeitet, wodurch Versionskonflikte verhindert werden. Außerdem können lizenzierte Benutzer auch Anwender einladen, die MindManager nicht besitzen.

Wir haben erkannt, wie wichtig Zusammenarbeit in Echtzeit für die Zukunft der Nutzer von MindManager ist. Deshalb haben wir diese Möglichkeit letzten September mit der Einführung von MindManager 2020 für Windows verfügbar gemacht. Co-Editing ist aktuell ein Add-on-Dienst, der sowohl für Einzellizenz- als auch Enterprisekunden verfügbar ist. Um diesen so zugänglich wie möglich zu machen, unterstützen wir Chrome, Firefox, Internet Explorer und Safari. Wir planen, den Dienst weiter zu verbessern und in Zukunft auch für die Mac-Version verfügbar zu machen.