Mit MindManager mehr aus Lean Six Sigma rausholen

von Jeff Kearns

Was ist Lean Six Sigma? Wann macht diese Methode Sinn? Wie kann die Visualisierung mit Mindmaps helfen? Jeff Kearns, internationaler Projektmanagement-Spezialist, erklärt, wie Lean Six Sigma funktioniert und warum diese Methodik so erfolgreich ist. Im Anschluss an das Interview erhalten Sie einen kurzen Einblick über den Inhalt unseres kostenlosen Whitepapers zu diesem Thema, sowie den Download-Link dazu.

Inhaltsübersicht:

• Was bedeutet Lean Six Sigma und wie unterscheidet sich Six Sigma vom Lean Management?
• Woher stammt eigentlich die Bezeichnung Six Sigma?
• Wie sind Sie auf Lean Six Sigma aufmerksam geworden?
• Welche Projekttypen haben Sie mit Lean Six Sigma realisiert?
• Ist Lean Six Sigma auf bestimmte Branchen oder Unternehmensbereiche beschränkt?
• Ein Praxisbeispiel
• Warum ist Lean Six Sigma für Projekte nützlich und welche Vorteile ergeben sich daraus?
• Welche verschiedenen Methoden gibt es und zu welchen Zwecken benötigt man sie?
• Wie kann MindManager bei Lean Six Sigma von Nutzen sein?
• Warum finden Sie MindManager hilfreich für Lean Six Sigma Projekte? Wovon profitieren Sie am meisten?
• Welche zusätzlichen Ressourcen können für die Anwendung von Lean Six Sigma auf Projekte hilfreich sein?
• Haben Sie noch einen Geheimtipp für uns?
• Download: Whitepaper „Erweitern Sie Ihre Lean-Six-Sigma-Toolbox um MindManager“

wm: Herr Kearns, was bedeutet Lean Six Sigma und wie unterscheidet sich Six Sigma vom Lean Management?

Jeff Kearns: Häufig behandeln wir die Begriffe Lean oder Lean Management als Teil der Six Sigma Methodik. Lean Six Sigma ist, wie der Name schon sagt, eine Kombination aus Lean Manufacturing und Six Sigma. Lean hat eine lange Geschichte, die bis ins Mittelalter zurückreicht. Doch letztendlich wird Henry Ford das moderne Lean Konzept zugeschrieben, denn ihm ist es gelungen, einen kompletten Produktionsprozess zu dem zusammenzufassen, was wir heute als Fließbandproduktion bezeichnen. Lean kann als ein Instrument verstanden werden, mit dem sich die Verschwendung in Prozessen vermeiden, Werte im Sinne des Kunden definieren und schaffen lassen und womit sich eine kontinuierliche Verbesserung, bis hin zur Perfektion, erreichen lässt.

Six Sigma wiederum hat seine Ursprünge im Qualitätsmanagement, das in den 80er Jahren von Motorola und in den frühen 90er Jahren von General Electric entwickelt wurde. Die Definition von Six Sigma ist derjenigen von Lean ähnlich, da auch Six Sigma auf Fortschritte bei Prozessleistungen abzielt, um Ergebnisse zu verbessern und Kunden zufriedenzustellen. Dabei wird jedoch ein eher statistischer Ansatz verfolgt.

wm: Woher stammt eigentlich die Bezeichnung Six Sigma?

Kearns: Six Sigma leitet sich vom griechischen Buchstaben Sigma ? ab und bezieht sich auf die Standardabweichung in der Grundgesamtheit. Bei einem Six Sigma Prozess ist das arithmetische Mittel oder der Prozessmittelwert sechs Standardabweichungen von der nächstgelegenen Spezifikationsgrenze entfernt. Man kann die Leistungsfähigkeit eines Six Sigma Prozesses aber auch durch das Heranziehen der Fehlerrate pro Fehlermöglichkeit ermitteln. Ein Six Sigma Prozess erzielt in der Regel eine Leistungsrate von 99,99966% und hat somit nur 3,4 Fehler bei einer Million Fehlermöglichkeiten.

wm: Wie sind Sie auf Lean Six Sigma aufmerksam geworden?

Kearns: Den Konzepten Lean Manufacturing und Six Sigma bin ich zum ersten Mal 1996 in Form von Total Quality Management (TQM) begegnet, als ich als Anwendungstechniker in der Leiterplattenindustrie gearbeitet habe. TQM wurde von William Deming entwickelt und legt das Augenmerk auf die Reduzierung von Fehlern. Obwohl Six Sigma eher darauf abzielt, Mängel zu beheben. Fakt ist: beide nutzen zahlreiche identische Werkzeuge. Die statistische Analyse war ein wesentlicher Bestandteil der TQM Methodik, ebenso wie die Ursachenforschung und das Reduzieren von Aufwand in Prozessen.

wm: Welche Projekttypen haben Sie mit Lean Six Sigma realisiert?

Kearns: Die überwiegende Mehrheit der Projekte, an denen ich in den ersten fünf Jahren gearbeitet habe, betraf Prozessverbesserungen bei der Konstruktion von Schneidewerkzeugen. Aber auch andere Prozesse und deren Anwendung bei der Bearbeitung und Herstellung mehrschichtiger Leiterplatten mittels Design of Experiments (DoE) habe ich realisiert. DoE ist ein Teilgebiet der angewandten Statistik, das sich mit Planung, Durchführung, Analyse und Interpretation kontrollierter Tests befasst, um die Faktoren zu bewerten, die den Wert eines Parameters oder einer Parametergruppe beeinflussen.

wm: Ist Lean Six Sigma in irgendeiner Weise auf bestimmte Branchen oder Unternehmensbereiche beschränkt?

Kearns: Nein, würde ich sagen. Ich besitze das Buch "Six Sigma, Beyond the Factory Floor", das den Einsatz von Lean und Six Sigma produktionsübergreifend in verschiedenen Branchen behandelt. Lean Six Sigma, das häufig einfach nur als "LeanSigma" bezeichnet wird, bietet eine Reihe von Tools, die in jeder Umgebung eingesetzt werden können - sei es in der Produktion, im E-Commerce, Gesundheitswesen, bei Finanzdienstleistungen, in Anwaltskanzleien, im Einzelhandel, in der Bildung uvm. Im Grunde kann es in jedem Unternehmen zur Kostensenkung, Umsatzsteigerung oder ganz einfach zur Verbesserung der Gesamtleistung eingesetzt werden. Grundsätzlich kann jeder Prozess, der eine Leistungskennzahl hat - sei es im Engineering, Marketing und Vertrieb oder Management - Gegenstand eines Lean Six Sigma Projekts sein.

wm: Haben Sie ein Praxisbeispiel für uns?

Kearns: Ein gutes Beispiel ist das Gesundheitswesen, in dem Verschwendung in Bezug auf Zeit, Geld, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Firmenwerte ein häufig anzutreffendes Problem ist. Der Grund ist, dass sich interne Auftraggeber nach den Ärzten, Versicherungsgesellschaften und Regierungseinrichtungen richten müssen und nicht nach ihren direkten Kunden, den Patienten. Aber warum sollte ein Patient drei oder vier Stunden warten und dabei 25 Prozessschritte durchlaufen müssen, bevor er einen Arzt zu sehen bekommt? Wenn man diesen Prozess skizziert und mit den Werkzeugen von Lean Six Sigma analysiert, wird schnell deutlich, wo die Grundursachen für das Problem liegen.

wm: Warum ist Lean Six Sigma für Projekte nützlich und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Kearns: Lean Six Sigma umfasst eine Reihe von Werkzeugen sowie eine Methodik zur Prozessentstörung. Es eignen sich jedoch nicht alle Probleme für den DMAIC Problemlösungsansatz (Define, Measure, Analyze, Improve, Control - Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Steuern) von Lean Six Sigma. Ich habe zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für diesen Ansatz gefunden, darunter ein kürzlich abgeschlossenes Projekt. In diesem wurde ich gebeten, tragfähige Optionen zur Rekonfiguration einer Wartungseinrichtung für Schiffsbojen zu entwickeln, die in ihrer damaligen Konfiguration nicht in der Lage war, einige sehr große Bojen zu verarbeiten, die gerade in Betrieb genommen wurden. Die Vorteile der Verwendung von Lean Six Sigma bestehen in erster Linie im logischen Ansatz zum Verständnis der Art des Problems, in der Zustandsmessung, in der Analyse verschiedener Optionen zur Problemlösung sowie in der Entwicklung einer Lösung auf Grundlage der vielversprechendsten Option. Lean Six Sigma ist überall dort einsetzbar, wo es Verluste durch Prozessschwankungen gibt, die aus Sicht des Kunden zu einer Wertminderung führen.

wm: Welche verschiedenen Methoden gibt es und zu welchen Zwecken benötigt man sie?

Kearns: Lean Six Sigma Teams verwenden vornehmlich zwei Methoden: DMAIC und DMADV. Beide zielen darauf ab, die Steuerung von Prozessen zu entwickeln und zu verbessern. Die Hauptunterschiede zwischen den beiden Methoden liegen im erwünschten Projektergebnis sowie in der starreren Anfangsphase von DMADV, was daran liegt, dass DMADV die Definition von Anforderungen innerhalb einer Change-Management-Umgebung einbezieht.

DMAIC steht für Define, Measure, Analyze, Improve und Control (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Steuern). Das sind die fünf Phasen eines Lean Six Sigma Projekts zur Verbesserung eines bereits bestehenden Prozesses. DMADV steht für Define, Measure, Analyze, Design und Verify (Definieren, Messen, Analysieren, Design, Verifizieren). Diese Schritte werden zur Entwicklung neuer Prozesse umgesetzt. Da mit der DMADV Methode tatsächlich ein Prozess von Grund auf neu entwickelt wird, kann sie einem Team das Gefühl vermitteln, etwas Greifbares zu tun. Beiden Methodiken ist gemeinsam, dass sie zu einer besseren Qualität, höheren Effizienz, größeren Produktivität, höheren Gewinnspanne und größeren Kundenzufriedenheit führen.

wm: Wie kann MindManager bei Lean Six Sigma von Nutzen sein?

Kearns: Ich habe MindManager zum ersten Mal 2007 bei einem Lean Six Sigma Projekt eingesetzt und ganz hervorragende Ergebnisse erzielt. Ursprünglich habe ich MindManager lediglich zur Visualisierung des Umfangs und der Ergebnisse eines Projekts, inkl. Aufgabeninformationen und Zeitplänen, verwendet. Den Stakeholder-Teil der Map habe ich dazu genutzt, um meinen Anteil zur Stakeholder-Analyse beizutragen.

Dann habe ich jedoch entdeckt, dass eine MindManager Map ein geeigneter zentraler Speicherort für alle Projekterzeugnisse ist. Hier kann man das gesamte Projekt mit allen Berichten, Präsentationen, Datenanalysen und weiteren Dateien, die an ihr jeweiliges Element in der Map angehängt sind, zuverlässig ablegen. Diese Funktion ist überaus hilfreich. Weitere Funktionen von MindManager, die ich bei dieser Gelegenheit bemerkt habe, sind die Werkzeuge, die entweder für jede Phase der DMAIC und DMADV Methodiken erstellt und dann für spätere Projekte gespeichert wurden oder die in späteren Versionen von MindManager als Vorlagen hinzugefügt wurden. Dazu gehören SIPOC-Diagramme (Lieferanten, Einsatzfaktoren, Prozessschritte, Ergebnisse und Kunden), Wert-Aufwand-Matrizen, Wertstromanalysen - inkl. Formeln - Analysen nach der 5-Why-Methode, Fischgräten-Analyse-Diagramme, Brainstorming und zahlreiche weitere Tools.

wm: Warum finden Sie MindManager hilfreich für Lean Six Sigma Projekte? Wovon profitieren Sie am meisten?

Kearns: Als ich 2005 mit MindManager zum ersten Mal in Berührung kam, änderte das meine Arbeitsweise grundlegend. Seither benutze ich MindManager für sehr unterschiedliche Zwecke vom Verfassen von Berichten bis hin zur Projektplanung. Was die Planung und das Management eines Lean Six Sigma Projekts betrifft, so gefällt mir die Möglichkeit, Dokumente in der Map zu speichern. Während meiner beruflichen Laufbahn habe ich eine Vielzahl von Tools und Vorlagen zusammengetragen. Dass sich in MindManager aus einem Projektstrukturplan, inkl. aller gespeicherten Projekterzeugnisse, sogar ein mit anderen Maps verknüpfter Projektplan erstellen lässt, ist der Grund, weshalb ich MindManager für Lean Six Sigma am nützlichsten finde.

wm: Welche zusätzlichen Ressourcen können für die Anwendung von Lean Six Sigma auf Projekte hilfreich sein?

Kearns: Ein sehr nützliches Tool in jedem Lean Six Sigma Tool-Paket ist ein erweitertes Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel. Für Excel gibt es kostenlose oder kostengünstige Add-Ons, die Statistikpakete zur Datenaufbereitung beinhalten, die Durchführung von Statistik- und Regressionsanalysen sowie die Erstellung von Kontrollkarten ermöglichen und die zur Entscheidungsfindung beitragen. Ein Add-On, das ich als nützlich empfinde, ist beispielsweise PHStat.

Jeder Lean Six Sigma Praktiker sollte darüber hinaus Zugriff auf ein gutes Statistikhandbuch haben, von denen es wirklich viele ausgezeichnete gibt - sowohl in gedruckter Form als auch online. Selbst ein einfaches Statistikhandbuch liefert alle notwendigen Formeln und Tabellen, die ein durchschnittlicher Benutzer benötigt. Ich arbeite seit mehr als zwei Jahrzehnten mit dem "Statistics Manual" von Crow, Davis und Maxfield. Eine ausgezeichnete online verfügbare Informationsquelle für Statistik ist das kostenlose Handbuch der statistischen Methoden, das unter https://www.itl.nist.gov/div898/handbook/index.html abrufbar ist.

wm: Haben Sie noch einen Geheimtipp für uns?

Kearns: Durchaus. Wer sich tiefer in das Thema einarbeiten möchte, dem empfehle ich zwei Bücher von Peter M. Senge. "The Fifth Discipline, the Art and Practice of the Learning Organization" und "The Fifth Discipline Fieldbook, Strategies and Tools for Building a Learning Organization" sind hilfreich, lesenswert und informativ. Mir jedenfalls haben sie geholfen und meinen Horizont zum Thema Lean Six Sigma erweitert.

wm: Herr Kearns, vielen Dank für das Gespräch.

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Der Autor dieses Whitepapers ist Jeff Kearns.

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