Fachbeiträge
Auf Digitalisierungskurs: Verein zur Förderung der Berufsbildung setzt auf ECM
Der Verein zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist eine Bildungseinrichtung, die sich der beruflichen Aus- und Weiterbildung widmet. Im baden-württembergischen Ludwigsburg und Böblingen bietet der Verein seit über 40 Jahren unter anderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage nach diesem Angebot ist groß. 2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen - von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel: schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle.
Der Verein zur Förderung der Berufsbildung e. V. (VFB) ist eine Bildungseinrichtung, die sich der beruflichen Aus- und Weiterbildung widmet. Im baden-württembergischen Ludwigsburg und Böblingen bietet der Verein seit über 40 Jahren unter anderem IHK-Praxisstudiengänge und andere Lehrgänge für jährlich über 3.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Die Nachfrage nach diesem Angebot ist groß. 2017 entschied der stetig wachsende Verein, sich im Bereich Dokumenten-Management neu aufzustellen - von der Hardware der eingesetzten Drucksysteme bis zu einer professionellen ECM-Lösung. Das Ziel: schnellere, effizientere Abläufe, mehr Transparenz, mehr Verlässlichkeit und eine bessere Kostenkontrolle.
Bildquelle: (C) Aneta Esz / Pixabay
"Zunächst einmal ist unser Druckvolumen als Bildungseinrichtung sehr groß und wir waren mit unserem bisherigen Dienstleister in dem Bereich unzufrieden. Außerdem suchten wir darüber hinaus jemanden, der uns mit einer professionellen ECM-Lösung bei der Digitalisierung und Automatisierung unserer internen Prozesse unterstützt", erklärt Andreas Knödler, Vorstand der Bildungseinrichtung. Konkret gehörte dazu die Implementierung einer revisionssicheren digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung, eines digitales Vertragsmanagements und der digitalen Personalakte. Der VFB entschied sich, mit TA Triumph-Adler zusammenzuarbeiten.
Die Lösung
TA Triumph-Adler entwickelte im Rahmen einer Ist-Analyse eine individuelle Lösung für den VFB. Der nächste Schritt war die Entwicklung eines neuen ECM-Systems zur Digitalisierung und Automatisierung der internen Prozesse. Der Startschuss fiel auch hier mit einer umfassenden Ist-Analyse: "Wir schauten: Welche Prozesse laufen wie ab, mit welchen Software-Anbietern arbeiten wir bereits zusammen und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter", so Knödler. Gemeinsam mit allen Beteiligten wurde eine Standardisierung und Organisation der internen Prozesse erarbeitet. Bei der Umsetzung wurde das ECM-System individuell an die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen angepasst. "Die Herausforderung hierbei war, in Abstimmung mit den bereits vorhandenen Partnern Schnittstellen zu schaffen, um dem Kunden ein barrierefreies, effizientes Arbeiten zu ermöglich", erklärt Michael von Büren, Solution Sales Manager bei TA Triumph-Adler. "Vom Rechnungsworkflow über das Vertragsmanagement und die Digitalisierung und Archivierung von Personalakten und Lohnabrechnungen haben wir das ECM-System Schritt für Schritt umgesetzt," so Knödler.
Das Ergebnis
Das Resümee ist durchweg positiv: "Das neue ECM-System hat unsere Verwaltungsarbeit sehr viel effizienter gemacht, die Bearbeitungszeiten haben sich massiv verkürzt", berichtet Knödler. "Wir müssen keine Rechnungen oder Verträge mehr suchen, es findet sich alles sofort - und zwar ganz unabhängig davon, wo ich mich gerade aufhalte". Die optimierten Prozesse sorgen u.a. für eine schnellere Kommunikation mit Kursteilnehmern, Dozenten und Mitarbeitern, die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten ist ebenfalls gegeben. Auch die Multifunktionsgeräte überzeugen: "Sie laufen trotz unseres hohen Druckvolumens seit Jahren wie am Schnürchen", so Knödler.
Der Autor:
Stefan Halupka ist Sales Director für Enterprise Content Management & ICT DACH bei TA Triumph-Adler GmbH. TA Triumph-Adler hilft Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse - egal ob papierbasiert oder elektronisch - mit dem Ziel, diese digitaler zu machen und effizienter zu gestalten. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen.
