E-Rechnung: So gelingt die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die auf elektronischem Wege erstellt und versendet wird. Hierdurch ergeben sich viele Vorteile für Unternehmen, unter anderem eine höhere Effizienz und niedrigere Kosten. Für einige Unternehmen wird die elektronische Rechnung durch neue Gesetze zur Pflicht, weshalb wir in diesem Artikel einen Blick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Rechnung werfen.

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Das Wachstumschancengesetz und die Auswirkungen auf die Rechnungsstellung

Am 22.03.2024 wurde das Wachstumschancengesetz eingeführt. In diesem wird unter anderem eine Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen festgelegt. Diese Pflicht gilt für Unternehmen, die Umsätze im B2B-Bereich generieren, weshalb diese ab 2025 E-Rechnungen einsetzen müssen, um Umsätze abzurechnen.

Das versteht man unter einer E-Rechnung

Unbedingt berücksichtigt werden muss, dass es sich bei einer auf elektronischem Wege versandte Rechnung nicht automatisch um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt. Die EU-Richtlinie besagt, dass eine E-Rechnung besteht, wenn es sich um einen strukturierten Datensatz handelt, wobei in diesen bei Bedarf auch entsprechende Unterlagen integriert werden können. Sinn und Zweck dieser Definition besteht darin, dass hierdurch die Interoperabilität von Rechnungen sichergestellt werden soll. Konkret bedeutet dies, dass es sich bei einem PDF nicht um eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers handelt, da sie diese Anforderungen aufgrund einer reinen Darstellung als Bild nicht erfüllt.

Steuerrechtliche Aspekte bei der E-Rechnung

Im Steuerbereich umfasst der Begriff elektronische Rechnung allerdings eine größere Anzahl an Darstellungen. Grund hierfür ist, dass Rechnungen als elektronische Rechnungen im Rahmen des Umsatzsteuerrechts gelten, sofern die Ausstellung sowie der Empfang in einem elektronischen Format erfolgt. Vorschriften bezüglich der technischen Umsetzung bestehen keine, weshalb eine rein bildhafte Darstellung der Rechnung für steuerrechtliche Zwecke als ausreichend anzusehen ist. Allerdings greift ab 2025 das Wachstumschancengesetz, sodass die bisherige Regelung nicht mehr gilt und Unternehmen in Zukunft zwangsläufig E-Rechnungen nutzen müssen, die über ein strukturiertes elektronisches Format verfügen.

Geeignete formative Standards für die E-Rechnung

Um die Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen zu können, müssen E-Rechnungen ab 2025 den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllen und auf diese Weise gewährleisten, dass die zum Einsatz kommenden Rechnungen auf elektronischem Wege verarbeitet werden können. Dementsprechend müssen elektronische Rechnungen im Sinne des Gesetzgebers nicht nur aus einem strukturierten Datensatz bestehen, sondern auch in einem den Anforderungen entsprechenden Format ausgestellt, versendet sowie empfangen werden. Zu den Rechnungsformaten, welche den hohen Anforderungen des Gesetzgebers genügen, gehören die weitverbreiteten Formate ZUGFeRD und XRechnung. Beide Datenstandards zeichnen sich dadurch aus, dass sie von öffentlichen Verwaltungen akzeptiert werden, sodass Unternehmen durch den Einsatz dieser Formate sicherstellen können, dass es zu keinen formellen Problemen kommt.

Diese Vorteile bringt die E-Rechnung mit sich

Unabhängig davon, ob Unternehmen von der Pflicht zur Nutzung von elektronischen Rechnungen betroffen sind, sollte über die Integration von E-Rechnungen in unternehmensinterne Prozesse nachgedacht werden. Grund hierfür ist, dass hierdurch die Effizienz innerhalb des Rechnungswesens signifikant gesteigert werden kann, wobei sich ein Büro ohne Papier auch äußerst vorteilhaft auf die Kosten auswirkt. Zu den vielfältigen Vorteilen, welche der Einsatz elektronischer Rechnungen mit sich bringt, zählen unter anderem:

  • Beschleunigte Zahlungsbearbeitung
  • Geringere Fehleranfälligkeit
  • Höhere Transparenz
  • Einfachere Verwaltung von Rechnungen
  • Höhere Umweltverträglichkeit
  • Reduzierung der Kosten
  • Automatisierungsmöglichkeiten durch Künstliche Intelligenz (KI)

Pflichten bezüglich Aufbewahrung und Archivierung

Auch hinsichtlich der korrekten Aufbewahrung sowie Archivierung müssen Unternehmen gewisse Pflichten berücksichtigen. Grundsätzlich gilt, dass eine Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein muss, wobei eine Lesbarkeit bei einem strukturierten elektronischen Format erst nach der Konvertierung gegeben ist. Für in steuerlicher Hinsicht relevante Rechnungen greift ein Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren (§ 147 AO). So lange muss die Lesbarkeit der Rechnung gemäß § 14 Abs. 1 S. 2 UStG vom Unternehmen sichergestellt werden. Sollten Änderungen an der bestehenden IT-Infrastruktur vorgenommen werden, gilt es dies somit zu berücksichtigen, damit dem zuständigen Finanzamt bei Bedarf die entsprechenden Rechnungen vorgelegt werden können. Dementsprechend müssen Unternehmen auch bei der elektronischen Archivierung darauf achten, dass sämtliche für steuerliche Zwecke relevante Daten über einen Zeitraum von zehn Jahren abgerufen werden können.

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