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Schriftlich festhalten - und am besten visualisieren

Sich alle zu erledigenden Aufgaben merken zu wollen, ist sicher keine gute Idee. Denn zum einen besteht dabei immer das Risiko, etwas zu vergessen, und zum anderen kostet es unnötige Energie und Gedächtnisleistung, ständig daran zu denken. Besser ist eine konsequent geführte To-do-Liste, die den Kopf für wichtigere Gedanken frei hält. Noch besser ist es, zu erledigende Dinge nicht nur aufzuschreiben, sondern auch zu visualisieren. Eine besondere grafische Begabung ist dafür nicht erforderlich. Wer beispielsweise einen kritischen Pfad identifizieren oder ein Baumdiagramm erstellen möchte, kann dies mit einem entsprechenden Online-Tool innerhalb von ein paar Minuten erledigen. Visualisierungstools haben sich im Projektmanagement bereits vielfach bewährt und kommen inzwischen auch im Rahmen des Wissensmanagements häufig zum Einsatz. Mindestens ebenso wichtig wie das schriftliche Festhalten und idealerweise auch die Visualisierung ist das Ordnen und Gewichten von Aufgaben nach ihrer Bedeutung und ihrer Dringlichkeit. Hierfür haben sich zum Beispiel die ABCD-Methode und die ALPEN-Methode bewährt. Bei der ABCD-Methode geht es, ähnlich wie auch bei der in diesem Zusammenhang ebenfalls häufig erwähnten Eisenhower-Methode, vor allem um das richtige Priorisieren von Aufgaben. Dringende und wichtige Aufgaben werden als A-Aufgaben bezeichnet und sollten vorrangig bearbeitet werden. Ebenfalls wichtige, aber weniger dringende Angelegenheiten gelten als B-Aufgaben, während C-Aufgaben zwar erledigt werden müssen, aber keinen besonders wichtigen Beitrag zum Gesamterfolg liefern. Sogenannte D-Aufgaben, die weder bedeutend noch dringend sind, sollten nach dieser Methode entweder delegiert werden oder komplett wegfallen.

Prioritäten und Zeiteinteilung in Einklang bringen

Die Priorisierung von Aufgaben ist ein wesentliches Element effektiven Zeitmanagements. Mindestens ebenso wichtig ist allerdings die konkrete Aufteilung der verfügbaren Zeit, die beispielsweise bei der ALPEN-Methode im Vordergrund steht. Der Name des berühmten europäischen Gebirges dient hier allerdings nur als Eselsbrücke, denn die einzelnen Buchstaben stehen jeweils für einen bestimmten Schritt bei der Erstellung eines Tagesplanes. Diese beginnt mit dem Notieren der Aufgaben (A) und Termine, für die dann jeweils die Länge (L) des dafür benötigten Zeitraumes zu schätzen ist. Der Buchstabe P steht für das Einplanen von Pufferzeiten, die im Idealfall rund 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit ausmachen sollten. Sie sorgen dafür, dass unerwarteter Mehraufwand bei einzelnen Aufgaben oder unvorhersehbare Ereignisse und Probleme nicht sofort den gesamten Tagesplan durcheinander bringen. Das E steht schließlich für die zu treffenden Entscheidungen, während das N an die notwendige Nachkontrolle am Ende des Tages erinnert. Dabei wird vor allem abgeglichen, inwieweit die Schätzungen für den Zeitaufwand einzelner Aufgaben realistisch waren, und unerledigt gebliebene Aufgaben werden - je nach Wichtigkeit - auf einen folgenden Tag übertragen oder von der Liste gestrichen. Wer zum ersten Mal auf diese Weise seinen Arbeitstag plant, mag dies zunächst als ungewohnt und bürokratisch empfinden. Doch je schneller die systematische Tagesplanung zur Gewohnheit wird, desto besser. Denn wer seine Zeit gut einteilt und seine Aufgaben sorgfältig priorisiert, hat erfahrungsgemäß weniger Stress und mehr beruflichen Erfolg als jene, die eher spontan und planlos vorgehen.