In der heutigen Kommunikation werden Begriffe wie „Industrie 4.0“ und „digitale Transformation“ immer häufiger verwendet, wenn es um die erfolgreiche Steuerung eines Unternehmens geht. Aus der gleichen Begriffsreihe kommt das Wort „Controlling“, welches gern falsch verstanden und somit auch falsch verwendet wird. Hiermit ist weniger die Kontrolle eines Betriebes gemeint, sondern – genau wie bei der Unternehmenssteuerung – die Planung und Leitung einer Firma. In der Regel benötigt ein Unternehmen dafür nicht nur die selbstgesteckten Ziele, sondern auch Maßnahmen, um diese zu erreichen. Hier kommen die Software-Lösungen ins Spiel, denn mit der richtigen Auswahl ist es unkompliziert möglich, mehrere Unternehmensprozesse zu steuern, zu verwalten und Ressourcen effizient zu planen. Deshalb bekleiden Controller in einem Betrieb wichtige Positionen, die aktuell im Wandel sind und sich zukünftig stark weiterentwickeln werden.
Heutzutage gibt es für jedes kleine, mittelständische und große Unternehmen die passende Software-Lösung. Sie ist der technische und digitale Grundstein für ein erfolgreiches Controlling. Bildquelle: pixabay.com © geralt (CC0 Creative Commons)
Einführung einer neuen Software-Lösung im Unternehmen
Mitarbeiter, die nicht tagtäglich mit Software und Digitalisierungsprozesse zu tun haben, künftig aber ebenfalls von den neuen Lösungen profitieren sollen, erhalten via Software-Rollout die richtige Einführung. Hierbei handelt es sich um eine gezielte Maßnahme, um die neue Software verständlich zu erklären und diese den Angestellten näherzubringen. Wichtige Faktoren in diesem Zusammenhang sind Information und Kommunikation, die hier Hand in Hand gehen müssen, um das Wissen fachgerecht, aber verständlich zu vermitteln.
Welche Software empfiehlt sich für kleine und mittelständische Unternehmen?
Dass die Industrie 4.0 keine Zukunftsmusik mehr ist, sondern inzwischen bereits von vielen IT-Unternehmen in Form von Dienstleistungen und Produkten angeboten wird, ist eine Tatsache. Für kleine und mittelständische Unternehmen – ob etablierter Konzern oder junges Start-Up – sind praktische Software-Lösungen daher mittlerweile genauso wichtig für eine erfolgreiche Steuerung und Planung geworden wie für große Betriebe. Unkomplizierte Einsteigerpakete der Software-Firmen unterstützen Anfänger bei einem gelungenen Start in eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung. Die leichte Handhabung ermöglicht eine schnelle Einarbeitung in die Programme und die Vernetzung unterschiedlicher Bereiche spart auf Dauer nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. In der Regel beinhalten diese Starter-Kits sowohl verschiedene Mustervorlagen als auch digitale Assistenten, die bei den ersten Bearbeitungsversuchen helfen. Darüber hinaus werden alle wichtigen Funktionen übersichtlich erklärt, sodass einem gut strukturierten und effizienten Controlling nichts im Wege steht. Einige Software-Lösungen bieten auch übergreifende Funktionalitäten für andere Unternehmensbereiche. Wer sich beispielsweise für ein Programm zur Lohnabrechnung interessiert, kann häufig auch von praktischen Tipps rund um das Themengebiet „Mitarbeiter“ profitieren.
Alles im Blick behalten: Die passende Buchhaltungssoftware erleichtert kleinen und mittelständischen Unternehmen die tägliche Büroarbeit. Bildquelle: pixabay.com © Goumbik (CC0 Creative Commons)
Viele kleine und mittelständische Betriebe sparen sich mit der richtigen Buchhaltungssoftware zum Rechnungen schreiben und verwalten Zeit. Intelligente Lösungen sind nicht nur online verfügbar, um effizient und schnell alle wichtigen Daten einzugeben und die fertige Rechnung zu versenden. Die Software erinnert beispielsweise auch daran, dass Rechnungen noch nicht bezahlt wurden, sodass der Status der Finanzen stets im Überblick bleibt. Darüber hinaus bieten diese Software-Lösungen folgende Funktionen:
- Archivierung: Tritt der Fall ein, dass der Kunde die Rechnung im Chaos des Mail-Postfachs übersehen hat, so können Unternehmen das abgespeicherte Dokument einfach erneut versenden.
- Mahnungsvorlage: Bewirken freundliche Zahlungserinnerungen nichts, muss eine Mahnung an den Kunden geschickt werden. Auch hier unterstützen die Programme mit einer passenden Mahnungsvorlage.
- Storno: Die Software-Lösungen sind für verschiedene Szenarien vorbereitet. Aus diesem Grund stellen auch Stornierungen kein Problem dar, denn das Programm weiß, wie diese nachträglich verbucht werden.
- Grafiken: Das ständige Überprüfen des Kontos entfällt. Die Software informiert bei Zahlungseingang, sodass hier keine wichtige Kontobewegung mehr entgeht.
Außerdem ermöglichen diese Programme eine einfache Kommunikation mit dem Finanzamt und dem Steuerberater. Letzterer kann beispielsweise durch einen externen Zugang sofort Einsicht in wichtige Dokumente und Unterlagen im Archiv erhalten – ohne vorher lange zu suchen. Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt wird durch die Software erleichtert. Mit einer monatlichen oder dreimonatlichen – je nach individuellem Abrechnungszyklus – Erinnerung, gehören Säumniszuschläge bei verspäteter Übermittlung der Vergangenheit an.
Mobil – das Stichwort für alle, die viel unterwegs sind
Inzwischen sind die Software-Lösungen auch für mobile Endgeräte erhältlich, sodass alles Wichtige per Smartphone und Tablet erledigt wird. Bildquelle: pixabay.com © rawpixel (CC0 Creative Commons)
Ob voller Terminkalender oder häufige Geschäftsreisen – es ist keine Seltenheit, dass sich viele berufliche Aufgaben außerhalb des Büros abspielen. Auch für solche Positionsinhaber gibt es die passenden Software-Lösungen, welche auf dem Smartphone oder Tablet unterwegs abrufbar sind. Praktisch ist, dass die Daten des Unternehmens mit dem mobilen Endgerät synchronisiert werden, sodass jeder Nutzer über die gleichen Informationen verfügt. Übrigens sind die Daten und Systeme nicht nur unterwegs einsehbar, sondern können auch bearbeitet und erfasst werden. Gleiches gilt natürlich auch für das Schreiben von Rechnungen oder das Erstellen von Mahnungen. Mit einem internetfähigen Endgerät funktionieren auch diese Aufgaben problemlos unterwegs, sodass Geschäftsreisen und ein terminreicher Tag außerhalb des Büros keine täglichen Abläufe im Unternehmen gefährden.
Fazit: Controlling mit intelligenten Software-Lösungen verbessern
Während E-Mail-Programme und Office-Anwendungen zu den täglichen Arbeitsbereichen gehören, sind die modernen Software-Lösungen noch nicht in allen kleinen und mittelständischen Betrieben vertreten. Im Jahr 2016 nutzen laut einer Statistik des Statistischen Bundesamtes insgesamt 26 Prozent der Unternehmen Software-Lösungen für Finanz- und Rechnungsbereiche. Die Mehrheit dieser Betriebe waren kleine und mittelständische Unternehmen mit zehn bis 49 Beschäftigten. Dank der Software können Controlling-Prozesse im gesamten Betrieb effizient verbessert werden. Nicht nur, um das Unternehmen dauerhaft auf Erfolgskurs zu halten, sondern auch, um zukünftig am Markt bestehen zu bleiben. Grundsätzlich verschaffen diese Lösungen auch mehr Zeit für andere Aufgaben. So ist es einfacher, den Wettbewerb im Blick zu behalten und den direkten Konkurrenten mit einer strategischen Neuausrichtung hinter sich zu lassen.
Welchen Stellenwert eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung heutzutage einnimmt, zeigt sich auch mit einem Blick auf die Universitäten, wo Studiengänge wie Controlling und Rechnungslegung angeboten werden, um die Führungskräfte von morgen vorzubereiten. Hier werden den Studenten sowohl Planungs- als auch Steuerungsprozesse einer globalen Wertschöpfungskette nähergebracht.
In vielen Universitätsstädten wandeln sich daher die Studiengänge. Kein Wunder, denn mit steigender Bedeutung der Industrie 4.0 müssen auch kommende Generationen wachsen. Die Berufsperspektiven sind vielseitig und darüber hinaus auch international nach einem erfolgreichen Abschluss möglich.