Virtuellen Realitäten, intelligenten Assistenten und digitalen Zwillingen gehört die Zukunft. Schon bald werden sie ganz selbstverständlich zu unserem alltäglichen Arbeitsumfeld gehören. Automatisierung und smarte Vernetzung eliminieren ressourcenintensive Zeitfresser und schaffen dem Mitarbeiter 4.0 die erforderlichen Freiräume, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Damit Collaboration im Unternehmen gelingt, gilt es vor allem zwei Voraussetzungen zu schaffen: die richtige Software implementieren und die Mitarbeiter für Smart Working zu begeistern. Mit Office 365 und Microsoft SharePoint gelingt beides!
Softwareauswahl: Welches Tool eignet sich am besten?
Vor der Einführung einer Softwarelösung steht stets die Frage, welches IT-Tool am besten zum Unternehmen und seinen Bedürfnissen passt. Soll es eine Eigenentwicklung sein? Oder ein Produkt „von der Stange“? Auch wenn die Antwort auf diese Fragen sehr individuell ist, spielen dabei in der Regel Zeit- und Kostenaspekte eine entscheidende Rolle. In der Praxis erweisen sich fertige Lösungen, die sich auf die spezifischen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des eigenen Unternehmens anpassen lassen, häufig wirtschaftlichste Variante.
Wichtige Kriterien, die bei der Softwareauswahl eine Rolle spielen sind unter anderem:
- Welche Features brauche ich unbedingt, welche sind „nice-to-have“ und welche sind nicht erforderlich?
- Wie viele Nutzer sollen eingebunden werden?
- Wie ist das Rechtekonzept aufgebaut?
- Welche IT-Sicherheitsstandards gelten?
- Wie erfolgt der technische Support?
- Welche komplex ist die Administration?
- Welche Implementierungskosten entstehen?
- Wie sieht die Kostenstruktur im laufenden Betrieb auf?
- Ist die Anwendung flexibel skalierbar – sowohl hinsichtlich der Nutzer als auch der verwendeten Funktionen?
Office 365: Vernetztes Arbeiten in gewohnter Umgebung
Menschen sind Gewohnheitstiere – und lassen sich mitunter nur ungern auf Veränderungen ein. Das gilt insbesondere für neue IT-Lösungen. Abweichungen von der gewohnten Routine, unbekannte User Interfaces und die Angst, etwas falsch zu machen und sich dadurch womöglich vor den Kollegen oder gar Vorgesetzten zu blamieren, führt in der Unternehmenspraxis regelmäßig zu Abwehrhaltungen. Das Fatale daran: Collaboration funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Change-Verweigerer können daher ganze Digitalisierungsprojekte zu Fall bringen und den Weg zum Modern Workplace versperren.
Um Mitarbeiter bei der Einführung von Collaboration-Lösungen nicht mit zu viel Neuem zu konfrontieren, bietet sich Office 365 Business an. Der große Vorteil: Die Anwender haben alle Möglichkeiten zum vernetzten Arbeiten, können sich dabei aber in ihrer gewohnten Office-Umgebung bewegen. Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen teilen sie auf Knopfdruck mit ihrem Projektteams. Auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ist problemlos möglich. Alle Änderungen lassen sich dank des Versionsverlaufs jederzeit nachvollziehen und im Zweifelsfall rückgängig machen. Auf diese Weise beugen Sie auch redundanter Datenhaltung vor. Die Mitarbeiter legen ihre Daten zentral ab – und greifen stets auf die jeweils aktuellste Fassung zu.
Mobile Devices: Orts- und zeitunabhängig interagieren
Zudem können sie sich – auch standortübergreifend in verteilten Teams – schnell und unkompliziert austauschen, zum Beispiel via Instant Messaging oder in einer Online-Videokonferenz. Auch dazu hat Office 365 Business alle Tools im Paket. Und selbst unterwegs sind die Beteiligten immer auf dem neuesten Stand. Ob auf Reisen oder im Home Office – die Anwendungen sind auch mobil verfügbar. So steht einem Teamchat am Bahnhof, einer Inhaltsfreigabe während einer Besprechungspause oder einer Terminabstimmung auf dem Rastplatz nichts mehr im Weg.
SharePoint als unternehmensweites Intranet
Microsoft SharePoint bietet mit seinen Teams-Websites eine ideale Plattform, auf der alle Fäden für vernetztes Arbeiten zusammenlaufen. Es vereint innovatives Contentmanagement mit dem Social-Media-Gedanken – bei gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards. Ob Filesharing mit Geschäftspartnern oder Kommunikation mit Kollegen: Mit SharePoint werden alle Informationen stets zentral verwaltet und lassen sich auf Knopfdruck (ver-)teilen und gemeinsam organisieren. Dabei profitieren die Nutzer unter anderem von der integrierten Search-Funktion. Ob Daten oder Personen, Präsentationen oder Chatprotokolle, dank der Collaboration-Lösung geht kein Wissen mehr verloren. Damit sorgt SharePoint einerseits für vernetztes Arbeiten in einem geschützten Raum und trägt andererseits dazu bei, Doppelarbeiten zu vermeiden, Zeitfresser auszuschalten, Prozesse zu verschlanken und Abläufe zu automatisieren.
Changemanagement: Mitarbeiter für kollaboratives Arbeiten begeistern
Genau diese Mehrwerte sind es, die die Anwender erleben müssen, um kollaborativ arbeiten zu können. Office 365 und Microsoft SharePoint haben den großen Vorteil, dass sich die Mitarbeiter in ihrem gewohnten Umfeld bewegen können. Auch neue Funktionen erklären sich dank intuitiver Bedienbarkeit und hoher Usability quasi von selbst. Um aber auch die letzten Zweifel zu beseitigen und den Modern Workplace unternehmensweit zu etablieren, muss die Einführung von Anfang an transparent gestaltet und durch Changemanagement begleitet werden. Erst wenn alle Beteiligten sehen, dass das gemeinsame Arbeiten ihnen vor allem Vorteile beschert und Collaboration die Produktivität nachhaltig erhöht, steigt ihr Umsetzungswille und ihr Engagement, den Modern Workplace zu ihrem Workplace zu machen.
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