^{Bildquelle: (C) Elmira Ashirova / Pixabay}

Papier ist zwar immer noch sehr wichtig, gerade für Unterschriften und andere rechtliche Dokumente, doch die Aufbewahrung benötigt viel Platz. Nicht zu vergessen das Personal, das diese Dokumente verwaltet. Durch die Digitalisierung ist die Verwaltung von Unterlagen um einiges vereinfacht worden. Nicht nur, dass Personal eingespart werden kann, ein digitales Dokument ist auch schneller wieder gefunden, wenn man es benötigt.

Es gibt verschiedene Wege, um Dokumente zu scannen und abzuspeichern. Diese verschiedenen Varianten funktionieren schnell und sicher.

Um ein Dokument zu digitalisieren, benötigt man einen Scanner oder eine Scan-App

Während in den meisten Unternehmen Geräte zum Scannen benutzt werden, ist es für eine Privatperson um vieles leichter.

Zumeist ist das Gerät zum Scannen in kleineren Unternehmen ein Flachbettscanner, während große Unternehmen eher die großen Kopiergeräte mit Scanner-Funktion bevorzugen. Der Flachbettscanner funktioniert wie der große Bruder, er kopiert und scannt nach Bedarf. Der einzige Unterschied ist, dass bei dem Flachbettscanner jemand den Deckel öffnen muss und das Papier einlegen und gegebenenfalls wenden muss. Das große Kombigerät funktioniert mittels eines automatischen Einzuges und vereinfacht das Scannen ungemein.

Privatpersonen hingegen bevorzugen Apps, mit denen durch das Smartphone Dokumente einfach und schnell gescannt und gespeichert werden können.

Software zum Scannen

Nicht nur die Hardware ist ausschlaggebend für schnelles scannen, sondern auch die benutzte Software. Die meisten Scanner werden zwar mit Scan-Software geliefert, doch diese Software ist in den meisten Fällen nicht effizient genug.

Fortgeschrittene, moderne Programme wie zum Beispiel Adobe Acrobat bietet unzählige Zusatzdienste, die das Scannen, Benennen und Speichern, um ein Vielfaches vereinfachen. Nur ein positives Beispiel für Adobe, dieser kann eine optische Zeichenerkennung setzen, mit der ein gescanntes Dokument durchsuchbar wird, oder PDF Dokumente zusammenführen. Sehen Sie sich das hier an.

Speicherlösungen sind wichtig

Durch das Scannen von Dokumenten ist selbstverständlich auch eine Möglichkeit des Speicherns notwendig. Der Scanner muss mit einem Computer verbunden sein und speichert das Dokument auf der Festplatte des Computers ab. Die Festplatte eines Computers ist aber nicht unbedingt die sicherste Lösung, um wichtige Dokumente zu speichern. Kommt es zu einem Festplattenausfall, sind die gescannten Dokumente verloren.

Eine bessere Lösung zum Speichern von Dokumenten ist in jedem Falle ein cloudbasiertes System. Werden die benötigten Dokumente von mehreren Mitarbeitern genutzt, ist der Dienst von Google Drive eine ausgezeichnete Wahl.

Das Dokumentenmanagementsystem

Durch ein Dokumentenmanagementsystem werden Akten und Aktenschränke hinfällig. Ein weiterer Vorteil ist es, dass Dokumente für jeden innerhalb von Sekunden abgerufen werden können. Des Weiteren sind die Dokumente durch Verschlüsselung geschützt und können von Unbefugten nicht aufgerufen werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass dieses System die Suche durch Keywords erleichtert.

Scannen von Dokumenten einfach durch Apps

Eine App vereinfacht das Scannen und Speichern für den Privatgebrauch und kleine Unternehmen. Die App scannt das Dokument und speichert es als PDF mittels eines mobilen Gerätes und erleichtert das Scannen und Speichern ungemein.

Einige Apps bieten auch noch viele Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel das Bearbeiten des gescannten Dokumentes. Auch die Suche mittels Keyword ist verfügbar und vieles mehr. Manche Apps sind gratis, andere bieten ihre Dienste gegen eine kleine Gebühr an.

Im Folgenden einige der besten Scan-Apps zum Scannen von jeder Art von Dokumenten.

Adobe Scan

Adobe bietet eine eigene Scan-App, die von jedem Mobilgerät genutzt werden kann. Dabei spielt das benutzte System wie iOS oder Android keine große Rolle. Die App benutzt die Kamera, um einen Scan durchzuführen. Dabei wird das gescannte Dokument automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt. Des Weiteren bietet die App einen Vorschaumodus, um den Scan zu optimieren.

Ein weiterer großer Vorteil ist es, dass die Scan-App von Adobe mit den anderen Apps von Adobe kompatibel ist. Das bedeutet, dass Dokumente nicht nur gescannt werden und gespeichert, sondern auch in verschiedenen Arten bearbeitet werden kann.

Der allergrößte Vorteil ist aber, dass die Scan-App von Adobe kostenlos ist. Ein Abonnement ist nur dann notwendig, wenn weitere Zusatzfunktionen gewünscht werden.

Der ABBY FineReader-PDF

Eine mehrsprachige Scan-App mit optischer Zeichenerkennung. Diese App kann Texte in 193 Sprachen scannen. Auch diese App ist mit den Betriebssystemen iOS und Android kompatibel. Der zu scannende Text wird ebenfalls handschriftlich erkannt. FineReader kann mit 12 verschiedenen Dateiformaten arbeiten.

FineReader ist eine kostenlose App, die nur für zusätzliche Dienste eine monatliche Gebühr einhebt.

Die Genius-Scan-App

Eine weitere beliebte App ist Genius-Scan. Auch diese App hat mehrere Funktionen wie Seitenerkennung, Bildverbesserung und eine Perspektivenkorrektur. Selbst die Korrektur der Lesbarkeit eines Dokumentes ist möglich. Die gescannten Dokumente können in JPG und PDF umgewandelt werden.

Dokumente zu scannen, wird in der Zukunft vermehrt in Anspruch genommen werden und das Nutzen von Papier auf ein Minimum reduziert. Schon alleine der ökologische Beweggrund ist ein Faktor, um den Papierverbrauch einzuschränken. Die Digitalisierung wird immer besser und dadurch ist es wichtig, sich der digitalen Zukunft schon jetzt anzupassen.