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Worum handelt es sich bei SaaS genau?

Bei "Software as a Service" (Software als Dienst) handelt es sich um ein Modell, bei dem unterschiedliche Anwendungen vom Anbieter über das Internet bereitgestellt werden.

Die Software wird also nicht lokal auf den Rechnern oder dem Server im jeweiligen Unternehmen installiert und betrieben, sondern die User greifen über das Internet darauf zu und nutzen dafür eine Cloud-Infrastruktur.

Die Benutzer können die Software in den meisten Anwendungsfällen über einen Webbrowser aufrufen und müssen sich dafür nicht um die Installation, Wartung und Aktualisierung kümmern.

Welche SaaS-Lösungen kommen für Klein- und Mittelunternehmen in Frage?

In den letzten Jahren ist das Angebot an SaaS-Lösungen für KMUs stark angewachsen.

Besonders beliebt sind beispielsweise Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana, die bei der Organisation von Projekten, Zuweisung von Aufgaben, Verfolgung von Fortschritten und bei der Zusammenarbeit im Team helfen. Die meisten dieser Programme funktionieren nach dem Prinzip des agilen Projektmanagements.

In vielen Unternehmen kommen SaaS-Lösungen in der Buchhaltung und Lohnverrechnung zum Einsatz. Kleine und mittelgroße Betriebe können damit den Großteil ihrer Buchhaltung selbst erledigen und müssen sich dabei nicht um gesetzliche Änderungen kümmern, da diese automatisch bei den regelmäßigen Updates in die Software eingespielt werden. Zudem sind viele gute Software-Lösungen mit einer Schnittstelle ausgestattet, um die Daten einfach und schnell an das Finanzamt und die Steuerberatungskanzlei zu übertragen.

SaaS-Lösungen im Bereich Customer Relationship Mananagement (CRM) wie Salesforce und Hubspot unterstützen die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kundendaten und der Gestaltung ihrer Vertriebsprozesse und bilden die Basis für unterschiedliche Marketingaktivitäten.

Im Marketing kommen vor allem E-Mail-Marketing-Tools wie Mailchimp oder SendinBlue zum Einsatz, mit denen E-Mail-Marketingkampagnen gestaltet und Abonnentenlisten verwaltet werden können. Mit Apps wie Hootsuite und Buffer lassen sich zudem Postings in den unterschiedlichsten Social Media Kanälen von TikTok über Instagram bis LinkedIn planen, veröffentlichen und analysieren.

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Für Online-Meetings mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern kommen oftmals bekannte Software-Lösungen wie Microsoft Teams, Google Workspace oder Zoom zum Einsatz. Auch dabei handelt es sich um klassische SaaS-Lösungen.

Welche Vorteile bringen SaaS-Lösungen Klein- und Mittelunternehmen?

Die Vorteile von SaaS für KMUs sind sehr vielseitig. Der wichtigste Faktor ist für viele Unternehmen die damit verbundene Kostenersparnis. Denn für die SaaS-Lösungen fallen in der Regel lediglich monatliche oder jährliche Abonnementgebühren an. Der Kauf von teuren Softwarelizenzen mit hohen Anfangsinvestitionen sowie die laufenden Kosten für die Wartung und Aktualisierung der Infrastruktur entfallen dabei zur Gänze.

Die Kosten sind aber nicht der einzige Grund, warum sich Unternehmen für diese Art von Software entscheiden. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Skalierbarkeit. Mit SaaS-Lösungen können Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, die Softwarenutzung flexibel anpassen. Bei Bedarf können zusätzliche Benutzer hinzugefügt oder der Funktionsumfang der Software erweitert werden.

Da die Tools über das Internet zugänglich sind, können Benutzer von überall und mit vielen unterschiedlichen Endgeräten darauf zugreifen. Das erleichtert vor allem die Zusammenarbeit in Teams, die auf unterschiedlichen Standorten arbeiten oder ihre Arbeit zum Teil im Home-Office verrichten.

Zu den Kernproblemen des Modern Workplace gehört jedoch unter anderem die Bedrohung der IT-Sicherheit durch Remote- und Hybrid-Arbeit. SaaS-Anbieter stellen in der Regel fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen bereit, um die Daten der Benutzer zu schützen. Dies umfasst Maßnahmen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Bei vielen Unternehmen steht jedoch auch die Benutzerfreundlichkeit der SaaS-Software im Mittelpunkt des Interesses. Die Programme sind in der Regel sehr einfach zu bedienen und erfordern auch keinen großen Schulungsaufwand. Die Benutzeroberflächen sind so intuitiv gestaltet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich schnell damit