Das Institut für Marketing der TU Braunschweig hatte in der Studie „Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen“ im November 2010 u.a. festgestellt, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen den kompletten Datenaustausch noch manuell vollzieht, obwohl meistens elektronische Dokumentationssysteme eingesetzt werden und elektronische Workflows etabliert sind. So stellen alle befragten Unternehmen ihren Partnern Dokumente insbesondere via E-Mail und via Post zur Verfügung. Dabei werden die E-Mails überwiegend ohne Akten-, Vorgangs- oder Projektbezug archiviert. Lediglich 21 Prozent der Unternehmen archivieren die E-Mails vorgangsbezogen über ein Dokumentenmanagement-System. Als ein Fazit nennt Prof. Fritz: „Unsere Studie zeigt, dass die Prozessketten nicht durchgängig elektronisch unterstützt werden, Medienbrüche vorherrschen und es scheint fraglich, ob so alle haftungsrelevanten Dokumente vollständig verfügbar gehalten werden können.“ Laut fme AG, einem Spezialisten für Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen, ist die Dokumentation verfahrenstechnischer Anlagen meistens unzureichend gelöst. „Während eines langen Anlagenlebenszyklus muss die Dokumentation bei vielen Änderungen konsistent und up to date gehalten werden“, berichtet Michael Nikel, Solution Consultant bei der fme AG. Hier fehle es häufig am Überblick über die laufenden Änderungen und an der revisionssicheren Ablage aller relevanten Unterlagen. „Die unzureichende und nicht vorgangsbezogene E-Mail-Archivierung hat diese Problematik erheblich verstärkt und die Haftungsrisiken erhöht“, so Michael Nikel. Laut Nikel entstehen für die gesamten Dokumentationsleistungen Kosten von bis zu zehn Prozent des Anlagenneuwerts.

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