Europäische Unternehmen nennen als häufigsten Grund für ein effizientes Kommunikationsmanagement den Aufbau und den Erhalt von Vertrauen zwischen Kunden und Unternehmen. Das Telefon spielt dabei als beliebtestes Kommunikationsmittel eine zentrale Rolle. Eine Sonderform dieser Kommunikationsart ist die Telefonansage. Gut gemachte Ansagen haben es sogar in die Werbung geschafft und können das Branding eines Unternehmens prägen.

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Wie professionelle Telefonansagen Beziehungen zu einem Kunden aufbauen

Nicht selten sind Telefonansagen der erste Eindruck, den Kunden von einem Unternehmen gewinnen. Damit dieser erste Eindruck auch eine positiv bleibende Prägung wird, sollten sich Inhalt und Texte der Ansage von denen anderer Unternehmen abheben. Wichtige Komponenten der Telefonansage sind:

• Inhalt der Ansage
• Stimme und Atmosphäre sowie
• Musik.

Der Text der Ansage transportiert den Inhalt der Botschaft, die für den Kunden bestimmt ist. Stimme und Atmosphäre sowie eine geeignete Hintergrundmusik sorgen für das angenehme Ambiente, das dabei hilft, die Information positiv zu transportieren.

Bei der Telefonansage kommt es auf Inhalt und Verpackung an

Eine gute Telefonansage zeichnet sich durch ihre Kürze aus. Sie enthält genau nicht ein Wort mehr als es braucht, um den Kunden die wichtigsten Informationen zu geben. Wann ist das Unternehmen wieder erreichbar? An wen kann sich der Kunde wenden, um sein Anliegen doch noch mitteilen zu können? Die Informationen werden in angenehmer, vielleicht humorvoller, Art und Weise präsentiert, um sich von anderen Unternehmen zu unterscheiden und in Erinnerung des Kunden zu bleiben.

Interessante Informationen auf positive Weise präsentieren

Unpersönliche oder sogenannte Roboteraussagen führen häufig dazu, dass der Kunde auflegt, noch bevor er die Informationen erhält, die er zu wissen wünscht oder gar seine Daten für einen Rückruf hinterlässt. Dieser Kunde ruft in der Regel nicht noch einmal an und ist für das Unternehmen verloren. Die Ansage muss daher individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sein und zugleich den Kunden unterhalten und einen Wiedererkennungswert schaffen. Aussagen wie "Wir sind gerade nicht da" helfen diesbezüglich wenig. Nicht nur, dass sie auf jeden zweiten Anrufbeantworter zu finden sind; sie verbreiten eine redundante Information. Wäre das Unternehmen erreichbar, würde schließlich der Anrufbeantworter nicht einspringen.

Der Kunde wünscht sein Anliegen mitzuteilen. Er wird sich über Angebote dazu freuen. Zum Beispiel eine alternative Telefonnummer oder Zeiten, zu denen das Unternehmen erreichbar ist. Das Angebot, ihn zurückzurufen, ist dabei die beste Möglichkeit. Auf diese Weise erfolgt bereits eine Kommunikation, da der Kunde seine Telefonnummer zurücklässt.

Die in der Ansage getätigten Versprechen wie Rückrufe sollten unbedingt gehalten werden. Professionelle Anbieter für Telefonansagen bieten ihre Dienste für Telefonansagen für jede Jahreszeit, wie für Weihnachten an, wenn man nicht selbst tätig werden möchte.

Mit einem Lächeln sprechen

Wer würde sich nicht freuen, wenn er einmal mit Bruce Willis, Julia Roberts oder Brad Pitt telefonieren könnte? Professionelle Anbieter für Telefonansagen vermitteln die Stimmen bekannter Persönlichkeiten. Die drei Genannten gehören übrigens zu den beliebtesten Stimmen für Ansagen. Ob mit Synchronsprecher oder selbst: Die Ansage sollte mit einem Lächeln gesprochen werden. Es vermittelt eine positive Stimmung, die der Kunde hören kann.