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Was sind virtuelle Firmenkreditkarten?

Es gibt immer noch zahlreiche Unternehmen, die nur zentrale oder gar keine Kreditkarten besitzen, die Mitarbeiter verwenden können. Das bedeutet: sämtliche Zahlungen müssen angefragt, weitergeleitet und bestätigt bzw. abgelehnt werden. Das ist mit einem großen manuellen Aufwand verbunden - virtuelle Firmenkreditkarten schaffen hier mehr Effizienz und mehr Flexibilität. Bei virtuellen Mitarbeiterkarten handelt es sich im Grunde ganz normale Kreditkarten, die allerdings sehr schnell und in unbegrenzter Anzahl für einen bestimmten Zweck erstellt werden können. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Start-up oder ein großes Unternehmen handelt - jedes Unternehmen kann Mitarbeiterkarten in einer unbegrenzten Anzahl beantragen. Die virtuellen Kreditkarten liegen nach der Erstellung digital in einem online Tool vor. Dort werden den Mitarbeitern auf einen Blick alle wichtigen Informationen für eine Zahlung angezeigt. Somit lassen sich die Mitarbeiterkarten genauso wie traditionelle Kreditkarten einsetzen.

Wie funktioniert die Erstellung einer virtuellen Kreditkarte?

Die Firmenkreditkarten können von Mitarbeitern selbst angefragt oder von Budgetverantwortlichen freigegeben werden. Die virtuellen Mitarbeiterkarten lassen sich dabei mit ein paar Klicks erstellen. Bei der Erstellung kann dann zwischen Kredit- und Debitkarten unterschieden werden. Des Weiteren kann ausgewählt werden, ob es sich um eine Karte für eine einmalige Zahlung oder für wiederkehrende Zahlungen handelt: bei einmaliger Zahlung wird die Karte direkt nach dem Begleichen der Rechnung deaktiviert, bei wiederkehrenden Zahlungen wird das Limit in der Höhe des jeweiligen Rechnungsbetrages festgelegt. Wenn die Karte dann ausgestellt ist, kann sie direkt eingesetzt werden.

Welche Vorteile bieten virtuelle Kreditkarten?

1. Flexibilität und Handlungsfreiheit für Mitarbeiter: Virtuelle Kreditkarten können von Mitarbeitern selbst für jegliche unternehmerische Zwecke mit ein paar Klicks beantragt werden. Nach der Freigabe durch den Admin (meist CFOs oder Abteilungsleiter) sind sie sofort einsatzbereit: Das führt zu mehr Eigenverantwortung und Handlungsspielraum, was wiederum die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Durch den effizienten Genehmigungsprozess entfallen zeitraubende Rücksprachen mit Vorgesetzten oder lange Wartezeiten auf Freigaben. Auch private Barauslage durch Mitarbeiter gehören mit virtuellen Firmenkreditkarten der Vergangenheit an - somit entfallen zusätzlich zeitaufwändige Spesenabrechnungen.
   
   
2. Digitales Ausgabenmanagement: Virtuelle Kreditkarten führen vor allem in der Buchhaltung zu mehr Effizienz. Durch eine angeschlossene Verwaltungsplattform sind alle Ausgaben auf einen Blick in Echtzeit ersichtlich. Da die Karten einem bestimmten Zweck bzw. Mitarbeiter zugewiesen sind, lassen sich die Ausgaben auch direkt der richtigen Kostenstelle zuordnen. Nach einer getätigten Ausgabe digitalisieren die Mitarbeiter die Belege, welche dann auch einsehbar sind. Dadurch entfallen nicht nur Rückfragen nach Ausgaben am Monatsende, sondern auch das Suchen und Einsammeln von fehlenden Belegen. Durch die Digitalisierung kann die Buchhaltung den Monatsabschluss effizienter abschließen, während die gewonnene Zeit für andere Aufgaben genutzt werden kann.
   
   
3. Stressfreie Dienstreisen: Dienstreisen werden durch virtuelle Kreditkarten um ein Vielfaches stressfreier und einfacher gestaltet. Erstens wird die Planung einfacher gestaltet, da das Budget nicht mehr vorausgeplant werden muss - Buchungen für die Transportmittel oder Unterkünfte können eigenständig getätigt werden. Zweitens wird der Aufenthalt vor Ort angenehmer, da flexible und situationsbedingt gehandelt werden kann. Falls mehr Geld gebraucht wird, können die Limits in Echtzeit angepasst werden; dadurch bedarf es keine aufwändige Reisekostenrückerstattung, weil keine Spesen mehr anfallen. Letztlich können Ausgaben für Privates und Dienstliches besser getrennt werden, was die Dienstreisen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber angenehmer macht.
   
   
4. Sicherheit und Kontrolle für Arbeitgeber: Kontaktlose Bezahlen wird nicht nur im Privaten immer beliebter - auch Unternehmen setzen vermehrt auf Zahlungen mit Kreditkarten, da sie transparenter und sicherer sind. Die Mitarbeiterkarten können in Echtzeit überprüft, eingefroren, übertragen oder deaktiviert werden. Da sich für jede einzelne Karte das Budget individuell festlegen, aber auch anpassen lässt, bleiben die Ausgaben stets innerhalb des festgelegten Rahmens. Alle Transaktionen sind dabei in Echtzeit einsehbar, so kann auch die Finanzabteilung das vorhandene Budget von überall stets im Blick behalten. Virtuelle Kreditkarten verringern Kreditkartenbetrug aber nicht nur durch die festgelegten Limits und die Möglichkeit, die Karten in Echtzeit einzufrieren: Das Verlieren bzw. Stehlen der Karte wird durch das digitale Vorliegen der Karte unmöglich gemacht. Virtuelle Kreditkarten sorgen dadurch für mehr Sicherheit und Kontrolle beim Arbeitgeber.

Fazit

Bargeldloses Bezahlen gewinnt in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Virtuelle Firmenkreditkarten sind dabei eine zeitgemäße und innovative Lösung, die dank festgelegter Limits und vollständiger Transparenz zu mehr Sicherheit sowie Kontrolle auf Seiten der Arbeitgeber führt. Gleichzeitig erlangen Mitarbeiter mit individuellen Kreditkarten mehr Eigenverantwortung, während Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. Mitarbeiter können nun innerhalb des finanziellen Rahmens unternehmerische Ausgaben tätigen, ohne sich um Spesenabrechnungen, Barauslagen oder Budgetüberschreitungen sorgen zu machen. Dadurch sparen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber Zeit und Geld.