2014/3 | Praxis Wissensmanagement | Social Intranet
Das Social Intranet von Roland Berger
Für den Intranet Relaunch bei Roland Berger war bereits vieles vorbereitet und technisch umgesetzt worden: Die Evaluation der Informationsarchitektur, die Usability Tests und die Modernisierung des Designs waren bereits abgeschlossen. Das Ziel der neuen Plattform: Die 2.700 Mitarbeiter sollen mit sozialen Komponenten besser und effizienter zusammenarbeiten können. Hierfür hatte das Beratungsunternehmen mit 51 Büros in 36 Ländern fünf Kernwerte für sein neues Social Intranet identifiziert:
- share: more easily
- be informed: more precisely
- search: more efficiently
- collaborate: more closely
- network: more effectively
Um sicherzustellen, dass diese Ziele auch in der Praxis gelebt werden, wurden Spezialisten von netmedia für die organisatorische Einführung von Social Software hinzugezogen.
Balance zwischen Mensch, Business & Technologie
Der Erfolg von Social Intranets hängt maßgeblich von der Beteiligung der Mitarbeiter aus den verschiedenen Unternehmensbereichen ab. Dafür müssen Sinn und persönlicher beruflicher Nutzen für die verschiedenen Anspruchsgruppen im Unternehmen klar sein. Die Herausforderung ist damit nicht nur funktionierende Software, sondern die richtige Balance zwischen Mensch, Business und Technologie. Das Adoption Framework ist ein strukturiertes Vorgehen, dass die Maßnahmen in allen drei Bereichen nennt, um Akzeptanz zu erreichen und klassische Einführungsrisiken zu minimieren. Da jedes Unternehmen unterschiedlich weit in der Bereitschaft für Social Collaboration ist, diente das Framework bei Roland Berger dazu, die Punkte herauszuarbeiten, die für die Akzeptanz des Social Intranets entscheidend waren.
Die folgenden Abschnitte geben – nach einem kurzen Überblick zur verwendeten Technologie – einen Einblick in die konkreten Maßnahmen der Bereiche Business und Menschen.
Technologie – Eine integrierte Plattform
Roland Berger wählte SharePoint 2013 in Kombination mit Sitrion (ehem. NewsGator Social Sites) als Basis für das Social Intranet, um eine integrierte Plattform für Austausch, Teamzusammenarbeit, Kommunikation (via Lync) und Dokumentablage zu schaffen. Umgesetzt wurde somit ein Intranet mit Fokus auf den Mitarbeitern und nicht mehr nur auf Dokumenten und Daten. Die für jeden Mitarbeiter individuelle Startseite kombiniert einen persönlichen Newsfeed, Widgets und News. Dies und eine moderne Navigation stellen sicher, dass alle Kollegen und Informationen mit wenigen Klicks erreichbar sind.
Business – die richtige Strategie
1. Strategischer Fokus, Vision, Mission
Ein Social Intranet ist langfristig nur erfolgreich, wenn Mitarbeiter sich mit „ihrem Intranet" identifizieren und Beteiligungsbereitschaft zeigen. Diese Identifikation setzt voraus, dass deutlich wird, wie es auf die Firmenziele einzahlt. Oft fehlt aus Mitarbeitersicht dieser klare Bezug. Für alle weiteren Maßnahmen hat das Team daher den Bezug zwischen den Zielen für das Intranet, der Vision und den Werten von Roland Berger hergestellt: Leading edge, die Verknüpfung von Wissen, Menschen und eine gemeinsame weltweite Wissensbasis.
2. Anwendungsfälle & KPIs
Die Antwort auf die Frage: „Was bringt es mir?", liegt in gut erarbeiteten, eigenen Anwendungsfällen. Das Team hat über Umfragen und Workshops mehrere Nutzergruppen in die Definition der Anwendungsfälle eingebunden. In einem Proof of Concept wurden mit den Vertretern der unterschiedlichen Anspruchsgruppen diese Ideen überprüft. Ein weiteres Ergebnis: Zum Launch des Intranets erhielten die unterschiedlichen Anspruchsgruppen auf sie zugeschnittene „Was bringt mir das neue Intranet"-E-Mails. Über KPIs werden die verschiedenen Anwendungsfälle beobachtet und weiter optimiert.
Menschen – Verhaltensänderungen brauchen Zeit
3. Der kulturelle Change
Eine Besonderheit bei Social gegenüber herkömmlichen IT-Projekten ist: Man möchte das Verhalten von Mitarbeitern positiv verändern. Eine realistische Bestandsaufnahme der aktuellen Kultur half dabei, die passenden Änderungen für Roland Berger angehen zu können. In Kenntnis der offenen und versteckten Motive der verschiedenen Mitarbeitergruppen ließen sich gezielte Maßnahmen erfolgreich treffen:
- 100 Prozent der Mitarbeiter, die das alte Intranet nutzten, nutzten nun das neue.
- Es gibt niemanden im Unternehmen, der sich der Veränderung nicht bewusst ist.
- 40 Prozent der Mitarbeiter wurden rund um den Globus geschult.
- Es gab wöchentlich zwei gute bis sehr gute neue Anwendungsfälle.
„Wir müssen Verhalten nicht verändern, nur verlagern", heißt es. Doch Verhaltensänderungen brauchen auch immer Zeit:
- Noch nicht alle Führungskräfte (Partner) beteiligen sich.
- Die Nutzer kennen noch nicht alle neuen Funktionen des Intranets.
- Bis November 2013 füllten nur 10 Prozent der User ihr Profil aus.
An diesen Punkten arbeitet Roland Berger weiter. Insbesondere das Profil ist als „sozialer Klebstoff" im Intranet wichtige Voraussetzung für viele der positiven Effekte, so dass hier ein Schwerpunkt für weitere Change-Arbeit liegt.
4. Kommunikation, Training & Coaching
Für die globale Einführung führte das Unternehmen eine umfassende Kommunikations- und Trainingskampagne durch, die auf vier Zielgruppen und deren Motive zielte: Es wurden unter anderem vier Videos produziert, in denen ein Mitarbeiter aus der jeweiligen Gruppe in seiner Sprachwelt, aus seiner Arbeitssicht den Mehrwert und den persönlichen sowie beruflichen Nutzen erklärt.
Das Trainingskonzept orientierte sich an den fünf Intranetzielen: In fünf kurzen Trainingsvideos wurde gezeigt, wie man Informationen teilt, filtert und sucht, wie man effektiv zusammen arbeitet und netzwerkt. Vor allem wurden Fragen zur inhaltlichen Nutzung beantwortet: Wie genau muss meine berufliche Erfahrung im Profil beschrieben sein? Wer sieht meine Einträge? Wie kann ich Funktionen testen?
Zudem wurden Empfehlungen zur Kombination mit klassischen Medien, wie Videos, Grafiken und Guides mit interaktiven Formaten gegeben. Coaching-Angebote verhinderten, dass sich Nutzer nach dem Launch allein gelassen fühlten.
All diese Maßnahmen nutzten Vorlagen und Skripte aus dem Adoption Framework. Angepasst auf die Roland-Berger-Sprache und Detailabläufe konnten so in kurzer Zeit alle nötigen Materialien erstellt werden.
5. Stakeholder & Multiplikatoren
Neben der persönlichen Relevanz ist es für die bessere Zusammenarbeit wichtig, dass Mitarbeiter gemeinsame Ziele und Nenner haben. Durch das „Buy-in" der Top-Manager konnten positive Vorbilder gesetzt werden: Jeder Top-Managemer (Partner) teilte während der Kampagne mit, wie aus seiner Sicht das neue Intranet Roland Berger besser macht. Eine Auswahl:
- HR: Sichtbarkeit und Reputation für alle aktiven Teilnehmer
- CFO: Mehr Effizienz
- COO: Eine Firma – Grenzüberschreitender Wandel
- CEO: Die Lösung für eine führende Kraft für unsere Mission zum Digital Workplace.
6. Community Management
Communities brauchen immer wieder Impulse, um lebendig zu bleiben. Wichtig hierfür sind gut ausgebildete Community Manager, die die Mechanismen zur Weiterentwicklung einer Community kennen. Das Adoption Framework half mit speziellen Checklisten und Trainingsvorlagen. Die Communities wurden in drei Schritten eingeführt:
1. Jede relevante Seite ist eine Community.
2. Community of Interests bilden die breite Basis.
3. Projektcommunities bilden die Arbeitsebene.
4. Wertschätzung
Roland Berger plant die Nutzer zu honorieren, die die Gemeinschaft im Social Intranet besonders fördern. Dazu gehören ein betreuter Ambassadors Club von Multiplikatoren und Gamification Ansätze. Angepasste Badges zeichnen die Mitarbeiter aus, die im Social Intranet Informationen teilen, sich vernetzen und die Zusammenarbeit leben. Dank des Clubs konnten die ausgefüllten Profile auf 22 Prozent mehr als verdoppelt werden.
Fazit
Das Social Intranet von Roland Berger ist seit Sommer 2013 mit sehr guten Akzeptanzergebnissen online: Die Aktivität steigt kontinuierlich und immer mehr Informationen werden geteilt. Auch im Management wächst das Bewusstsein, das eigene Commitment zum Social Intranet in entsprechende Aktivitäten umzusetzen.
Die Idee einer integrierten Social Plattform aus SharePoint 2013 und Sitrion (vormals NewsGator Social Sites) hat sich nicht zuletzt wegen der konsequenten Umsetzung und der Überzeugungen von Roland Berger bewährt.
