2014/3 | Fachbeitrag | Projektarbeit

CCPM: Projektdurchlaufzeiten um 25 Prozent reduzieren

von Wolfram Müller, Steffen Wester-Ebbinghaus

Inhaltsübersicht:

• Welcher Ansatz verbirgt sich hinter dem viel zitierten Begriff „Critical Chain Project Management“?
• Welche Grundsätze stehen hinter Critical Chain?
• Welche Vorteile bringt die Methode im Vergleich zu anderen Ansätzen, wie dem weit verbreiteten Lean Management mit sich?
• Wie kann ein Unternehmen erkennen, worauf es den Fokus legen sollte?
• Eine Lösung, die den Critical-Chain-Ansatz direkt in SAP integriert – auf welcher Idee fußt diese Integration?
• Birgt das Critical Chain Project Management für Unternehmen auch Nachteile?

Mit der richtigen Software lässt Critical Chain Project Management (CCPM) besonders leicht umsetzen. Wolfram Müller, Director of Sales von der VISTEM GmbH und Experte für das Thema Critical Chain Project Management, und Steffen Wester-Ebbinghaus, Geschäftsführer bei der auf SAP-Projektmanagementlösungen spezialisierten Milliarum GmbH, stehen dazu Rede und Antwort. 

wm: Herr Müller, welcher Ansatz verbirgt sich hinter dem viel zitierten Begriff „Critical Chain Project Management“?

Wolfram Müller: Critical Chain Project Management ist ein Konzept, das vor rund zwanzig Jahren von einem Physiker entwickelt wurde, um unternehmerische Prozesse nachhaltig zu optimieren. Der Kerngedanke dabei ist, das schädliche Multitasking zu vermeiden, unter dem nahezu alle Knowledge-Worker heute leiden: Unsere Arbeitswelt ist dadurch gekennzeichnet, dass grundsätzlich mehr Aufgaben zu erledigen sind als Kapazitäten zur Verfügung stehen. Die Folgen kennen wir alle: Man fängt mit einem Arbeitsschritt an, hat gerade einen guten Gedankengang und wird just in diesem Moment durch ein wichtigeres Projekte, eine Aufgabe, eine E-Mail oder ein Telefonat unterbrochen. So verliert man den Anschluss und es kann Minuten dauern, bis man wieder im Fluss ist. Durch dieses laufende Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Projekten und Tätigkeiten verlangsamen sich insgesamt alle Arbeiten. Die Arbeitsqualität und die persönliche Motivation sinken und jede Art von Aufgabe braucht viel länger, als sie eigentlich müsste. Genau hier setzt das Critical Chain Project Management an.

CCPM Multiprojektportfolio auf Basis von SAP-Projektstatusdaten

wm: Wie funktioniert das im Detail? Welche Grundsätze stehen hinter Critical Chain?

Wolfram Müller: Critical Chain versucht, Aufgaben schneller zum Abschluss zu bringen und das durch Multitasking entstehende Work in Progress auf ein sinnvolles Maß zu begrenzen. Critical Chain Project Management nutzt hierzu eine Idee aus der Systemtheorie, die besagt, dass es in jeder komplexen Organisation genau einen Engpass gibt. An einem einfachen Alltagsbeispiel lässt sich das verdeutlichen: Wenn Sie an einen Flughafen denken, wissen Sie sofort, wo der Engpass liegt: Es ist die Landebahn. Es mag genug Parkplätze und genug Schalter geben, aber auf der Landebahn staut es sich, weil immer nur ein Flugzeug gleichzeitig starten oder landen kann. Das gleiche Prinzip haben wir auch bei großen Organisationen und Unternehmen: Inmitten von zig Teams gibt es genau eines, das die Produktionsleistung bestimmt. Critical Chain fordert dazu auf, genau dieses Engpass-Team zu finden und dafür zu sorgen, dass es da immer nur genau so viel Arbeit gibt, wie auch zu bewältigen ist. Alle Projekte werden anhand dieses Engpasses gestaffelt. Die Komplexität wird hierdurch reduziert und Entscheidungen können einfach und schnell getroffen werden. Fokussiert man bei der Prozessoptimierung und auf den Engpass und startet nur so viele Projekte wie im Engpass möglich, dann hat anschließend auch jedes andere Team alle Ressourcen zur Verfügung, die es zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. In der Praxis gibt es eine ganze Reihe von erfolgreichen Beispielen für CCPM. Der Autohersteller Mazda beispielsweise hat sich vor fünf Jahren dazu entschieden, auf CCPM zu setzen und seine Projektlaufzeit damit halbiert und die Aufwände in den Projekten um 30 bis 40 Prozent reduziert.

CCPM Multiprojektganttchart auf Basis von SAP-Kapazitäts- und Vorgangsdaten

wm: Welche Vorteile bringt die Methode im Vergleich zu anderen Ansätzen, wie dem weit verbreiteten Lean Management mit sich?

Wolfram Müller: Der Unterschied zwischen Lean und CCPM ist weniger groß, als man denken könnte. Auf eine einfache Formel gebracht könnte man sagen: Lean Management, Kaizen und andere gängige Methoden versuchen, überall im Unternehmen zu optimieren, Critical Chain Project Management optimiert nur am Engpass. Das bringt den Vorteil mit sich, dass die entsprechenden Maßnahmen deutlich leichter umzusetzen sind, weil sich letztlich alle auf die gleichen Optimierungen fokussieren. Im Prinzip ist Critical Chain also wie Lean mit einem klaren Fokus – aber genau dieser Fokus eröffnet ganze Welten.

Dynamische CCPM Engpassauswertung auf Basis von SAP-Kapazitätsdaten

wm: Wie kann ein Unternehmen aber nun erkennen, worauf es den Fokus legen sollte?

Wolfram Müller: Es ist in der Tat nicht ganz einfach zu erkennen, welches das kritische und damit wichtigste Arbeitspaket in einem Projekt ist. Critical Chain ergänzt hier das bekannt Critical Path Konzept um einen interessanten Trick: Es setzt voraus, dass in jeder einzelnen Dauer der Arbeitspakete per se ein Zeitpuffer mit eingeplant wird. Eben dieser wird aus den einzelnen Arbeitspaketen herausgerechnet und als konzentrierter Gesamtpuffer an das hintere Ende des Projektes gesetzt. Daraus ergibt sich ein interessanter Aspekt: Durch das Verschieben der Puffer nach hinten wird einfach nicht mehr die gesamte Pufferzeit benötigt. Das heißt: Mit CCPM können Unternehmen die Projektlaufzeit aus dem Stand um 25 Prozent verkürzen, langfristig oft sogar um bis zu 50 Prozent. Was den Pufferverbrauch angeht, arbeitet es sich am besten mit einem klaren Ampelsystem: Wenn in einem CC-Projekt schneller Fortschnitt erzeugt als Puffer verbraucht wird, steht die Ampel eindeutig auf grün. Wenn der Puffer schneller verbraucht wird, als die einzelnen Abteilungen Fortschritt erzeugen, dann ist die Ampel eindeutig rot. Der Trick liegt nun darin, immer dem „rotesten“ Projekt die ganze Aufmerksamkeit zu schenken. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass durch die Klarheit des Ampelsystems alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und sich das Arbeitsklima merklich verbessert.

wm: Herr Wester-Ebbinghaus, Ihr Unternehmen bietet eine Lösung, die den Critical-Chain-Ansatz direkt in SAP integriert. Auf welcher Idee fußt diese Integration?

Steffen Wester-Ebbinghaus: Während unserer Beratungstätigkeit für Unternehmen aus den verschiedensten Branchen haben wir festgestellt, dass die Hürde, das Critical Chain Project Management einzuführen oft groß ist. Sie lässt sich wesentlich verringern, wenn sich die Methode mit den bestehenden IT-Tools umsetzen lässt, ohne dass ein neues System implementiert werden muss. Unsere Idee war also einerseits, die Firmen da abzuholen, wo sie stehen und ihnen CCPM mit einer gängigen SAP-Lösung zu ermöglichen. Andererseits sind in einem SAP-System ohnehin schon viele CCPM-relevante Daten und Funktionen enthalten, das sich die Umsetzung mit SAP geradezu aufdrängt. Wir nutzen für unsere Lösung SAP Projektmanagement- und SAP Progress Tracking Funktionen. Wir können deshalb nicht nur die eigentlichen CCPM Basisfunktionen wie das Pipelining , Buffer Management und das Rule Compliance und Buffer Consumption Reporting in den SAP-Projekten abbilden, sondern die Methodik auch auf Bestellungen, Fertigungsaufträge und Kundenaufträge anwenden und dadurch beispielsweise auch externe Lieferanten und Kunden in die Methodik mit einbeziehen – eine solche Integration müssten andere Anbieter erst mühsam aufbauen.

Arbeitsvorrat auf Basis von SAP-Vorgangsdaten mit CCPM Statusampel

wm: Birgt Critical Chain Project Management für Unternehmen auch Nachteile?

Wolfram Müller: Wir begegnen in der Praxis auf Kundenseite manchmal der Angst, dass eine Umstellung des Projektmanagements auf Critical Chain alle bisherigen Maßnahmen und Investitionen hinfällig macht. Das ist eine unbegründete Sorge! Je mehr bereits in Trainings und Methoden zum Projektmanagement investiert wurde, umso besser ist die Basis für CCPM. Durch Critical Chain geht dem Unternehmen nichts verloren, sondern es werden sinnvolle Ergänzungen vorgenommen.