Erfahrungsberichte aus den verschiedensten Branchen verdeutlichen das Potenzial, das der Einsatz von ECM-Systemen freisetzen kann. So lassen sich beispielsweise bei Finanzdienstleistern bis zu 40 Prozent aller eingehenden Dokumente und Vertragsunterlagen automatisch in die richtigen Bestandssysteme überführen – dank smarter OCR-Texterkennung und Dokumentenklassifikation.
Ein weltweit agierender Post- und Logistikdienstleister wiederum ein ECM-System für das E-Mail-Management ein. Damit ist es möglich, 80 Prozent aller Kundenanfragen per E-Mail innerhalb von nur zwei Stunden zu beantworten, während dies zuvor lediglich mit 20 Prozent der Kundenanfragen gelungen ist. Aber auch das Eingangsvolumen an elektronischer Post lässt sich deutlich senken. Der B2B-Support eines Technologie-Konzerns konnte nach dem Einsatz einer E-Mail-Management Software den Rückgang um zwölf Prozent vermelden – die schnelle und kompetente Erledigung der Kundenanfragen führte zu deutlich weniger Rückfragen.
Der Zeitfaktor kann auch bei Versicherungen hinsichtlich Einsparungen eine große Rolle spielen: So wurde im Maklerservice einer Krankenversicherung mit einer ECM-Software die durchschnittliche Bearbeitungsdauer je Vorgang um 90 Prozent gesenkt.
Dies alles sind messbare Effizienzgewinne und Qualitätsverbesserungen, die im Zuge der Implementierung einer Enterprise Content Management Software realisiert werden konnten. Die Einsparungen erreichen in einigen Fällen einen mittleren Millionenbetrag – jedes Laufzeitjahr. Als Lösung für die smarte Erfassung und Verwaltung von Informationen in Dokumenten Management und Posteingang verbessern ECM-Systeme die Produktivität des Unternehmens – insbesondere, wenn wachsende Volumina in Posteingang und Call Center erwartet werden.
Aber bei genauer Betrachtung geht es sogar um mehr. Die Gewinnung von Informationen als Entscheidungshilfe ist im Zeitalter der Digitalisierung zu einem wesentlichen Unterscheidungsmerkmal im wettbewerbsorientierten Markt geworden. Es kann durchaus riskant sein, wenn Unternehmen nicht bereits heute eine klare Strategie im Enterprise Information Management (EIM) verfolgen. Denn Wissen ist der Kern jeder Effizienz bei der Verarbeitung größerer Volumen textbasierter Informationen – Stichwort Big Data.
Viele Unternehmen kämpfen schon heute mit der Verwaltung geschäftskritischer Informationen aus Quellen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens liegen. Smarte Geschäftsinformationen sind Vermögenswerte. Und mit fast 200 Millionen E-Mails, die weltweit jede Minute versendet werden, kommen täglich neue Daten hinzu. ECM-Software begleitet den gesamten Lebenszyklus dieser Informationen von der Erstellung und Verwaltung bis zur Speicherung, Verteilung, Archivierung und letztlich Disposition. Unternehmen sollten ihre ECM-Lösung als Teil ihrer EIM-Strategie sehen; als End-to-End-Management von Informationen über Ressourcen und Prozesse.
Mit dem Trend zu Unternehmensportalen steigt die Menge an Informationen, auf die der einzelne Mitarbeiter zugreifen kann, weiter an. Als Folge der Informationsflut verbringen Mitarbeiter in Unternehmen einen beträchtlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und finden dabei oftmals die aktuell benötigten Inhalte nicht. Die Konsequenz: Der Mitarbeiter erstellt diese notgedrungen selbst...
Was macht Unternehmen erfolgreich? Die beiden wichtigsten Faktoren sind Mitarbeiter und Know-how – das hat eine Studie von Haufe zum „Produktiven Umgang mit Wissen in Unternehmen“ ergeben. mifm München – Institut für Marktforschung GmbH hat dafür 300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Personalverantwortung befragt. Die Ergebnisse der Studie zeigen deutlich, dass gerade die Ressource...
Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) dienen der Erfassung, Speicherung, Verwaltung, unternehmensweiten Bereitstellung und Archivierung von Informationen – größtenteils in Form von Dokumenten und Mediendateien. Das tun sie sicher, nachvollziehbar, compliance-gerecht – und nach einem statischen Prozessverständnis. Es handelt sich um die klassischen „Systems of Records", die um die digital...
Auch wenn an den Rohstoffbörsen vor allem Gold und Erdöl heiß gehandelt werden, so wird die Ressource „Information“ für Unternehmen zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor. Das intelligente Handling von Wissen und Daten spielt für die Effizienz von Produktionsund Managementprozessen zunehmend eine entscheidende Rolle. Damit geht die rapide Entwicklung von Kommunikationstechnologie einher. Somit st...
In Krisenzeiten müssen Unternehmen sparen. Daher untersuchen sie in der Regel auch alle Kosten und Prozesse auf Einsparpotenzial. Dieses Vorgehen birgt allerdings Risiken, denn allein durch Einsparungen ist noch kein Betrieb gesundet. Vielmehr ist es wichtig, parallel zu den Einsparungen auch neues Geschäftspotenzial zu generieren. Das Stichwort lautet hier „Innovationen“, wobei sich dies nicht nur au...
In vielen Branchen agieren Unternehmen heute in einem sehr dynamischen Umfeld. Technische Entwicklungen, Kunden, Businesspartner und Lieferanten stellen ständig neue Anforderungen, auf die es zu reagieren gilt. Geschäftsprozesse müssen daher kontinuierlich überwacht, analysiert und angepasst werden, um operativ reaktionsfähig zu werden. Denn nur wenn Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt werden, könne...
„Where IT works“ – mit diesem gemeinsamen Claim trägt das Messeduo aus DMS EXPO und IT & Business auch in diesem Jahr der Nachfrage der Besucher Rechnung: 90 Prozent von ihnen interessierten sich bereits 2011 für Unternehmenssoftware, 85 Prozent kamen mit Investitionsabsichten zu dem IT-Event im Herbst. Daran anknüpfend richten die Ausstellungen den Fokus auf den Nutzen, den Unternehmen aus der IT ...
Auftragsbestätigung, Lieferavise, Rechnung, Mailing, Infopost. B2B, B2C und B2G. Schriftliche Kundenkommunikation hat viele Gesichter und verteilt sich inzwischen auf etliche Formate und Übermittlungswege, ob Papier, digital oder beides. Mehr denn je sind IT-gestützte Prozesse gefragt. Doch wie lassen sich diese intelligent gestalten? Wo können Unternehmen ansetzen? Was bringt wirklich weiter? Ageliki ...
