Best Practices

Wenig ist so komplex wie die Interaktion zwischen Menschen. Aus Gesten, Blicken, Tonlagen, dem Gesagten - und auch dem Ungesagten - entsteht Vertrauen. Oder Misstrauen. Jeder bringt seine Vorstellungen davon mit, was wie angesprochen werden sollte. Jeder hat eine andere Hemmschwelle beim Preisgeben privater Informationen. Unternehmen, die diese unterschiedlichen Anforderungen und Ansprüche berücksichtigen, kommunizieren besser. Bisher war der Spielraum der Entscheider bei der Ausgestaltung von Kommunikationskanälen beschränkt. Denn der Aufwand, um den individuellen Befindlichkeiten von Kunden, Beschäftigten oder Bewerbern auf diesem Niveau gerecht zu werden, war zu hoch. Jetzt eröffnet Künstliche Intelligenz (KI) den Verantwortlichen neue Möglichkeiten. Setzen sie Daten, Algorithmen und Technologie sinnvoll ein, entsteht daraus Kommunikation, die Menschen besser erreicht.

Der Fachbereich Rohstoffe und chemische Industrie [1] führt seit Jahren im März seine jährliche Sitzung durch. Insgesamt sind üblicherweise zirka 25 Personen anwesend. Im Jahr 2020 war für den 24./25. März eine Sitzung geplant. Acht Wochen vorher erfolgte die Einladung, vier Wochen vorher wurden die Beschlussfassungen im Präventionsforum+ [2] (PF+) bereitgestellt. Zu den Zeitpunkten war der Covid-19-Virus in den Medien noch ein lokales Problem in wenigen Orten im weit entfernten China. In der Folge rückte das Virus jedoch überraschend und unaufhaltsam immer näher. Aufgrund der sich abzeichnenden Kontaktbeschränkungen entschieden sich die Verantwortlichen etwa zehn Tage vor der Sitzung, diese auf ein Online-Format umzustellen, das der noch nicht nachjustierten IT-Situation Rechnung trägt. Das virtuelle Zusammentreffen sollte so ausgestaltet sein, dass möglichst viel des Charakters einer "richtigen" Sitzung erhalten bleibt.

Remote Work lebt von Vernetzung und Collaboration. Die technische Realisierung entsprechender IT-Lösungen gelingt in der Regel schnell und unkompliziert. Doch ohne die richtige Unternehmenskultur bringt auch die beste Software nichts - und die neu entstandene Zusammenarbeit verkümmert. Es ist ein Balanceakt, aber machbar. Veränderungen lassen sich nachhaltig und nah an den Mitarbeitern orientiert umsetzen - zum Beispiel mit Microsoft Teams. Das hat auch Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Innovative Kommunikationswege, veränderte Zuständigkeiten und neue Routinen werden etabliert.

Wohnungen vermieten können viele Immobilienmakler, doch in den meisten Fällen läuft der Prozess noch genauso analog und umständlich ab, wie seit Jahrzehnten: Die Wohnung wird auf einem Portal inseriert und Interessenten landen mit ihrer Kontaktanfrage im Postfach des Maklers. Dieser sichtet die einzelnen Kandidaten oder lädt pauschal eine Handvoll Bewerber zu einem Besichtigungstermin ein - das Chaos beginnt. Je mehr Bewerber, desto mehr Rückfragen, Telefonate, E-Mails und allgemeiner administrativer Aufwand. Was bei einer einzelnen Wohnung noch zu bewerkstelligen ist, entpuppt sich bei Großprojekten mit zahlreichen Einheiten schnell als Albtraum. Der Prozess wird in die Länge gezogen und potenzielle Mieteinnahmen bleiben unnötigerweise aus oder verzögern sich.

Das Projekt „Digitale Teambildung“ startete im August 2018 mit dem Ziel, regionale Unternehmen, soziale Einrichtungen und Verwaltungen Thüringens bei der Herausbildung einer High-Performance Organisation durch ein teamorientiertes Wissensmanagement zu unterstützen. Seit dem Beginn der Corona-Krise haben sich die Vorzeichen für die Projektkooperationen erkennbar gewandelt. Insbesondere die „erzwungene“ Digi­talisierung von Arbeitsprozessen und die „informell“ erworbenen Digitalisierungskompetenzen der Mitarbei­tenden müssen in nachhaltige Organisations- und Teamstrukturen überführt werden. Im Mittelpunkt dieser Veränderungsprozesse steht ein dialogisch-lösungsfokussiertes Teamcoaching, das sich auch in der Krisensituation bewährt.

Das international tätige Schweizer Medizintechnik-Unternehmen Ypsomed AG formt gerade proaktiv seine Zukunft. Das inhabergeführte Traditionsunternehmens wandelt sich dank innovativer Wissensmanagement-Ansätze zu einem agilen Player. Herzstück dieses Change-Prozesses sind smarte Weiterbildungsformate und eine offene Unternehmenskultur.

Unternehmen haben digitale Lösungen bisher hauptsächlich für Büro-Arbeitsplätze genutzt. Gewerbliche Angestellte werden jedoch noch immer größtenteils analog informiert, zum Beispiel über Anschlagbretter. In einer Kundenbefragung fanden die Digitalisierungsexperten von Beekeeper heraus, welche Folgen dies hat: Pro Woche suchen gewerbliche Angestellte durchschnittlich drei Stunden nach Informationen zu ihrem nächsten Einsatz. Teamleiter verbringen 60 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zwischen dem Hauptsitz und weiteren Standorten zu koordinieren. Und Betriebe können nicht einmal 20 Prozent ihrer Mitarbeitenden innerhalb von fünf Minuten erreichen. Doch erst die Covid-19-Pandemie brachte diese Ineffizienz ans Tageslicht. Denn in der Krise zeigte sich, wie wichtig es ist, Informationen auch ortsunabhängig schnell auszutauschen und Prozesse zu digitalisieren.

Unternehmen, die ihre Produktentwicklung optimieren möchten, stehen vor der großen Aufgabe, ihre Abläufe und Prozesse offenzulegen, zu hinterfragen und neu zu strukturieren. Aber allein schon die Visualisierung vorhandener Workflows ist mit viel Arbeit verbunden. Zwar lassen sich Abläufe problemlos in Swimlanes oder anderen Darstellungsformen aufbereiten, aber sie gehen nur wenig ins Detail, so dass auch nur unzureichend die Möglichkeit besteht, Schlüsse zu ziehen und Veränderungen einzuleiten. Stefan Weigand von Act Agile kennt diese Herausforderung und hat auch schon leidige Erfahrung damit gemacht, den Prozess der Produktentwicklung in PowerPoint wiederzugeben.

Wissensmanagement funktioniert nicht ohne Digitalisierung. Ein wichtiges Element der virtuellen Welt ist seit der Pandemie die Videokonferenz. Denn gerade im persönlichen Austausch entsteht oft neues Wissen. Da irritiert es, wenn wie vor kurzem in Bayern, ausgerechnet Schulen für einen Datenschlamassel sorgen. 140.000 Schüler und Lehrer sind in München in einem einzigen virtuellen Klassenzimmer vereint. Eine Art Münchner WhatsApp ist so entstanden. Cybermobbing ist somit die Tür aufgestoßen. Homeschooling wird in München über die Software Teams von Microsoft organisiert. Das Problem ist, dass alle Schüler in einer Gruppe angelegt sind.

Ein Vorsprung an Wissen war schon immer vorteilhaft - beim Überleben in der Wildnis, beim Entwickeln neuer Produkte und beim Überzeugen von Menschen. Doch im digitalen Zeitalter reichen reine Informationen nicht mehr aus, um den Wettbewerb abzuhängen. Wer heute erfolgreich sein will, muss Wissen klug einsetzen - und darf sich nicht alleine auf Sachverstand verlassen.

Die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM)-Systems sollte das Top-Management beschließen und zwar für alle Abteilungen, die mittelbar mit Kunden zu tun haben. Denn CRM ist vor allem eine Unternehmens-Strategie und weniger ein Technik-Thema. Das ist ein Ergebnis der "CRM-Studie 2020", die die vier CRM-Dienstleister itdesign, Maibron Wolff, Muuuh! Consulting und die Sievers Group initiiert haben. So geht es den 800 befragten Geschäftsführern besonders darum, die Kommunikation zwischen Vertrieb, Marketing und Service zu erhöhen (36%), ein einheitliches Management der Kundenkontaktpunkte zu entwickeln (29%) oder das Kundenpotenzial besser auszuschöpfen (26%). Aufgaben, die eines gemeinsamen Denkens und Handelns bedürfen.

Der Motor des Flugzeuges fällt aus, die Maschine befindet sich in 800 Metern Höhe im Gleitflug: Als sich Pilot Peter Flume Ende 2019 in einer gefährlichen Extremsituation befindet, bewahrt er Ruhe, vertraut auf sein eigenes Können, sowie das der Controller, und landet das Flugzeug sicher. Aus diesem Ereignis, wie auch aus der Fliegerei im Gesamten, lassen sich für Flume einige Tipps und Tricks für eine gelingende Zusammenarbeit ableiten.

Während der erste Lockdown vollkommen überraschend über die Führungskräfte hereingebrochen ist, haben sie nun bereits erste Erfahrungen mit dem Führen auf Distanz. Auf diesen sollten sie gezielt aufbauen, um bei ihren Mitarbeitern Frust, Einsamkeit und Überarbeitung im Homeoffice zu vermeiden. Jenny Gruner ist Director Digital Marketing bei Hapag-Lloyd. Sie beschreibt ihre fünf goldenen Regeln, wie man ein Team zielorientiert und doch menschlich durch die Krise führt - und das rein virtuell. Schließlich weiß niemand, wann sich die Mitarbeiter endlich wieder im Büro treffen können.