Digitalisierung

Das Thema Digitalisierung ist allgegenwärtig. Doch obwohl viele Unternehmen bereits digitale Tools für das Prozessmanagement in Vertrieb, Einkauf, Rechnungswesen und anderen Abteilungen einsetzen, arbeiten insbesondere die Personalabteilungen nach wie vor überwiegend papierbasiert. Im Kontext von Digital Recruiting und Home-Office wird es allerdings immer schwieriger, den Mix aus Digital- und Papierdokumenten zu beherrschen. Ein guter Einstiegspunkt in digitalisierte HR-Prozesse ist die digitale Personalakte. Unterstützung bieten hier ECM/DMS-Lösungen, die mit Prozessen für das rechtskonforme, digitalisierte Verwalten und Bearbeiten mitarbeiterbezogener Dokumente ausgestattet sind.

Noch lässt uns die anhaltende Pandemie nicht an "Normalität" denken. Dennoch sollten sich Unternehmen bereits jetzt damit befassen, wie sie den Arbeitsalltag für ihre Belegschaft nach der Rückkehr an den gewohnten Arbeitsplatz bestmöglich gestalten. Hybride Modelle zwischen Büro und Home-Office werden sich branchenübergreifend zunehmend etablieren und somit die Definition des physischen Arbeitsortes verändern. Die größte Herausforderung lautet daher: Wie gelingt es, zukünftig eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen sowie alle Mitarbeiter zu erreichen und langfristig zu motivieren?

In Customer Data Platforms (CDPs) bündeln Unternehmen ihre Kundendaten und schaffen damit eine Basis für die Kommunikationsaktivitäten der Marketingabteilung. Die neue Generation dieser Plattformen geht darüber aber noch einen entscheidenden Schritt hinaus. Sie konsolidieren nicht nur Kundendaten - sie verbinden Marketing- und Vertriebsaktivitäten und unterstützen damit die intelligente Automatisierung aller kundenrelevanten Prozesse. Auf diese Weise schaffen CDPs die Grundlage für intelligentes Robotic Selling: die automatisierte Verkaufsvorbereitung durch Software-Robots, die Datenanalysen, komplexe Entscheidungslogiken und Machine Learning nutzen.

Nestlé ist der weltweit führende Hersteller von Lebensmitteln. Der Konzern mit Hauptsitz in der Schweiz gehört zu den 100 umsatzstärksten Unternehmen der Welt. Nestlé bietet seinen Kunden weltweit eine breite Auswahl an Speisen und Getränken. Darunter auch Kaffeespezialitäten, die in Kooperation mit Partnern hergestellt werden. Nestlé ist in seiner eigenen Branche besonders bekannt für den hohen Innovationsgrad seiner Produkte.

Aktuell hat das Corona-Virus Politik und Gesellschaft noch fest im Griff. Es gilt, die Pandemie bis zur flächendeckenden Impfung der Bevölkerung so gut wie möglich in den Griff zu bekommen. Doch viele Unternehmen sind bereits einen Schritt weiter. Sie haben schon im Blick, was nach Corona kommt. Sicher ist bislang nur eines: Nichts wird mehr so wie vorher sein. Diese radikale Veränderung beinhaltet auch Chancen. Wie können Unternehmen diese nutzen? Ein Interview dazu mit Dr. Jens-Uwe Meyer. Der Buchautor, Digitalunternehmer und Experte für Innovation und Digitalisierung ist überzeugt: Mehr denn je braucht es nun einen kreativen Unternehmergeist statt einer Verwaltung des Bestehenden.

Die Gesellschaft 4.0 fordert - auch explizit für die Zeit nach Corona - ein Mehr an Flexibilisierung. Arbeitszeit, -ort und -ausgestaltung müssen individueller werden. Gleichzeitig drängen Unternehmen aber nach verstärkter Automatisierung. Auch gerade aufgrund der Erfahrungen aus der Pandemie. Bahnt sich hier womöglich ein Konflikt zwischen Arbeitnehmern und -gebern an? Keineswegs! Denn eine vom Fachkräftemangel geprägte Wirtschaftswelt muss automatisieren, um dem Individualisierungswunsch des verfügbaren Personals gerecht zu werden.

Die Entwicklung und Optimierung digitaler Kontaktkanäle zur Förderung des Kundenerlebnisses gehören mittlerweile zur Standardaufgabe im Rahmen der Digitalen Transformation. Die Etablierung eines digitalen Arbeitsplatzes wird in diesem Kontext jedoch eher selten als relevante Anforderung genannt. Allerdings ist die Mitarbeiterbindung ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Customer Experience Management (CEM). Doch wie lassen sich die beiden Konzepte - Digital Workplace (DWP) und CEM - so verbinden, dass sich Workplace-Vorhaben genau dort auszahlen, wo das Geld verdient wird: nämlich beim Kunden?

"Wir wollen kundenorientierter werden." "Wir wollen innovativer werden." "Wir wollen agiler werden." Solche Entwicklungsziele verkünden Unternehmen immer wieder - nicht als Selbstzweck. Dahinter stecken unternehmerische Ziele. Zum Beispiel: Wir wollen mehr Umsatz und eine höhere Rendite erzielen. Oder: Wir müssen die Existenz unseres Unternehmens sichern. Also gestalten die Unternehmen ihre Organisation um. Zudem schulen sie ihre Mitarbeiter top-down in den Arbeitsweisen, die aus ihrer Warte zum Erreichen der Ziele nötig sind: beispielsweise im "Design Thinking". Doch nach einiger Zeit stellen sie nicht selten frustriert fest: In unserer Organisation hat sich zwar viel bewegt, doch unser Ziel - zum Beispiel agiler zu werden - haben wir nicht erreicht; und schon gar nicht das übergeordnete Ziel, den Erfolg des Unternehmens langfristig zu sichern.

Der Digital Workplace - eine Plattform, auf der alle Tools, Informationen und Services für den Arbeitsalltag zur Verfügung stehen - spielt in Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle. Gerade im Hinblick auf Effizienzsteigerungen und Mitarbeiterzufriedenheit. Umso wichtiger ist es, das volle Potenzial des Digital Workplace auszuschöpfen. Fragen wie die folgenden treiben dabei Verantwortliche der internen Kommunikation um: "Welche Inhalte sind besonders relevant für meine Mitarbeiter und Kollegen? Wie performen die erstellten Inhalte über alle verfügbaren Sprachen, Abteilungen und Plattformen hinweg? Und welches Content-Format erzeugt eigentlich das meiste Engagement?" Doch wie können Fragen dieser Art beantwortet werden?

Immer mehr Unternehmen führen die Office 365-Suite und damit auch die Applikation Microsoft Teams als zentrales Tool für digitalen Austausch und Zusammenarbeit ein. Spätestens bis zum 31. Juli 2021, wenn Skype for Business Online eingestellt und durch Microsoft Teams ersetzt wird, brauchen Unternehmen eine Stra­tegie für die Einführung und Nutzung von Teams. Nur so lässt sich vermeiden, dass sie zum Selbstläufer wird und kommunikativer "Wildwuchs" entsteht. Für einen erfolgreichen Rollout sollten Sie die folgenden zehn Tipps beachten.

Mit Office 365 stellt Microsoft ein breites Spektrum an Lösungen zur Verfügung, welche sich in Web- und Cloud-Services sowie lokal installierbare Software unterteilen. Die Web-Anwendungen beinhalten Online-Versionen der typischen und bekanntesten Features wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Sie werden üblicherweise unter dem Namen Microsoft Office Online zusammengefasst. Neben den Online-Office-Anwendungen sind weitere Bestandteile wie Webspace für Websites, Exchange Online, SharePoint Online, Access, Publisher, Skype for Business, Power BI, Delve, Teams, Yammer enthalten. Insgesamt also ein breites Portfolio an Lösungen. Die Anwendungspalette reicht von der Kollaboration & Kommunikation über die einfache Bereitstellung & Verwaltung von Daten bis hin zum orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Der größte Vorteil liegt sicherlich in der "Virtualisierung" des Arbeitsplatzes und den vielfältigen Möglichkeiten, über die Grenzen der Unternehmensinfrastruktur hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten.

Im November 2019 hat Microsoft auf der Ignite in Orlando "Project Cortex" vorgestellt. Damit will der Digital-Workplace-Experte eine ganz neue Ära des Wissensmanagements einläuten und in den Unternehmen etablieren. Doch was genau bedeutet das? Was kann man von Project Cortex erwarten? Und wie sieht die Umsetzung in der Praxis aus?

Wir stecken mittendrin im größten Change-Prozess aller Zeiten. Dringender als jemals zuvor werden in den Unternehmen nun Menschen gebraucht, die durch den Wandel lotsen. Hier kommen die "Street Smarts" ins Spiel. Mit frischen Gedanken und unkonventionellen Vorgehensweisen sind sie bei dieser Herausforderung erste Wahl.

In der Kommunikation gilt: Des einen Input ist des anderen Output - und umgekehrt. Im Sinne eines ganzheitlichen Informationsmanagements sollten daher dokumentenbasierte Prozesse als "Closed Loop" technisch und organisatorisch verknüpft sein.

CMS ist eine der zehn größten internationalen Anwaltskanzleien. Sie ist in 70 Städten in 43 Ländern vertreten - mit 75 Standorten weltweit. Aufgrund einer Fusion mit den Kanzleien Nabarro und Olswang im Jahr 2017 hatte es CMS mit einer heterogenen IT-Landschaft zu tun. Doch die Digitalisierung macht auch vor der Rechtsbranche keinen Halt. Ein immer schnelleres Wachstum und die hohen Anforderungen seitens der Kunden erfordern, veraltete Strukturen zu hinterfragen und in neue Lösungen zu investieren. Mit der App "My CMS" bündelt die Kanzlei nun das Wissen und die Informationen in einer Anwendung, die Anwälte der Kanzlei im Rahmen ihrer täglichen Arbeit dringend benötigen.

Über lange Zeit hielt er tapfer stand, der zurzeit so vielbesungene Privacy Shield. Als rechtliche Legitimation schützte er den Transfer personenbezogener Daten von der EU in die USA vor den hinterhältigen Angriffen überbesorgter Datenschutzorganisationen. So zumindest die Darstellung der für das Abkommen verantwortlichen Kommissionen und der Unternehmen dies- oder jenseits des Teichs, die lange davon profitierten. Unglücklicherweise zeigte sich die höchste juristische Instanz dieser Staatengemeinschaft ebenfalls nicht allzu überzeugt von der Sicherheit des Schutzschilds: Am 16. Juli 2020 kippte der Europäische Gerichtshof nach einem jahrelangen Rechtsstreit den Privacy Shield.

Mit Techniken wie Cloud Computing, Internet of Things (IoT), Advanced Intelligent Tape (AIT), Industrie 4.0 und Künstliche Intelligenz (KI) durchzieht die digitale Transformation mittlerweile so gut wie alle Bereiche des Lebens. ITK-Infrastrukturen werden immer größer und komplexer und verändern sich aufgrund der Bereitstellung und Nutzung von Technologien aus unterschiedlichsten Ländern immer schneller. Internationale Technologien zu nutzen und Entwicklungen zu beobachten, ist für jedes Land wichtig. Doch darf der eigene Pioniergeist nicht einschlafen. Gehen Innovations- und Entwicklungskraft verloren, büßt ein Land seine digitale Souveränität ein. Sie ist jedoch ein wichtiger Aspekt, um Entwicklungen der Branche aktiv mitzugestalten, Sicherheiten zu schaffen, politisch unabhängig zu bleiben und sich im globalen Ranking als Wirtschaftsstandort zu behaupten.

Beim Führen von Mitarbeitern auf Distanz und Kommunizieren mit ihnen über digitale Medien zeigen viele Führungskräfte Verhaltensunsicherheiten. Dies gilt es zu beheben, wenn die digitale Kommunikation ein fester Bestandteil der Regelkommunikation wird - zum Beispiel weil mehr Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice arbeiten.

Das Reiseverbot während der Coronakrise stellt Industrieunternehmen bei Aufbau und Inbetriebnahme neuer Anlagen vor Herausforderungen, denn die benötigten Spezialisten können nicht mehr anreisen. So kann es bei einer Inbetriebnahme zu Fehlern kommen, die vor Ort behoben werden müssen. Das so genannte Troubleshooting gestaltet sich - ohne sich ein eigenes Bild von der Situation machen zu können - als sehr komplex und mitunter sogar riskant. Daher setzen viele Firmen nun vermehrt auf Augmented Reality, um mit dem visuellen Fernzugriff die Inbetriebnahmen von Maschinen und Anlagen vom heimischen Büro aus zu orchestrieren. So auch der Elektrotechnikspezialist Weidmüller - zum Beispiel in seinen Werken in Rumänien oder Tschechien.

Too much information. Egal ob im E-Mail-Postfach, auf E-Learning-Plattformen oder im Intranet: Die eklatant steigende Menge an Informationen, mit denen Wissensarbeiter konfrontiert sind, überfordert und hemmt die Produktivität. [1] Für Unternehmen ist es daher an der Zeit, ihre Inhalte nicht mehr nach dem Gießkannenprinzip auf das gesamte Team zu verteilen. Stattdessen gilt es, für jeden Mitarbeiter eine individuelle Auswahl an relevantem Content zu kuratieren. Umsetzen lässt sich das am effektivsten, indem das Know-how von fachlich versierten Kuratoren mit Künstlicher Intelligenz kombiniert wird.

Wenig ist so komplex wie die Interaktion zwischen Menschen. Aus Gesten, Blicken, Tonlagen, dem Gesagten - und auch dem Ungesagten - entsteht Vertrauen. Oder Misstrauen. Jeder bringt seine Vorstellungen davon mit, was wie angesprochen werden sollte. Jeder hat eine andere Hemmschwelle beim Preisgeben privater Informationen. Unternehmen, die diese unterschiedlichen Anforderungen und Ansprüche berücksichtigen, kommunizieren besser. Bisher war der Spielraum der Entscheider bei der Ausgestaltung von Kommunikationskanälen beschränkt. Denn der Aufwand, um den individuellen Befindlichkeiten von Kunden, Beschäftigten oder Bewerbern auf diesem Niveau gerecht zu werden, war zu hoch. Jetzt eröffnet Künstliche Intelligenz (KI) den Verantwortlichen neue Möglichkeiten. Setzen sie Daten, Algorithmen und Technologie sinnvoll ein, entsteht daraus Kommunikation, die Menschen besser erreicht.

Der Wandel weg vom Arbeitgeber- hin zum Arbeitnehmermarkt ist längst vollzogen und der "War for Talents" allgegenwärtig. Unternehmen buhlen um junge Talente, müssen aber auch das bestehende Personal im Blick behalten - und möglichst dauerhaft an sich binden. Denn für den Organisationserfolg ist beides wichtig: neue Mitarbeiter mit innovativen Ideen und langjährige Beschäftigte mit wertvollem Erfahrungswissen. Methoden, um Arbeitnehmer zu rekrutieren gibt es viele. Genauso vielfältig sind die Maßnahmen, um die existierende Belegschaft zu (er-)halten. Doch in der Praxis scheitern Betriebe immer wieder an der Umsetzung. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen muss das Bild, das Unternehmen von sich selbst nach außen hin zeichnen, auch mit der gelebten Realität übereinstimmen. Zum anderen suchen vor allem die jüngeren Mitarbeiter nach einer sinnstiftenden Tätigkeit. Sie möchten auf Augenhöhe mitreden und sich, ihre Ideen und ihre Arbeit wertgeschätzt fühlen. Zudem wollen sie eine offene Fehler- und Feedbackkultur - also wissensförderliche Rahmenbedingungen.

Der Arbeitsmarkt verändert sich zunehmend: Hatten Unternehmen früher noch die freie Wahl zwischen einer Vielzahl an Bewerbern, so wird es heute immer schwieriger, qualifiziertes Fachpersonal für vakante Stellen zu finden. Die verstärkte Digitalisierung des nationalen und internationalen Recruiting-Prozesses geht mit der wachsenden Bedeutung des eigenen Rufs auf Online-Plattformen einher. Bewertungsportale wie Indeed, Kununu und Jobvoting werden immer relevanter - der Aufbau einer authentischen Arbeitgeberkommunikation nimmt entscheidenden Einfluss auf die Candidate Journey.

Die Personalabteilung als rein administratives Cost Center? HR-Mitarbeiter, die pausenlos Papierakten wälzen und monoton Anfragen telefonisch beantworten? Das ist ein Konzept, das in die Geschichtsbücher gehört. Sich dynamisch aktualisierende digitale Personalakten, Wissensdatenbanken, die individuell zugeschnittene Inhalte liefern, und weitere Meilensteine einer digitalen HR Service Delivery unterstützen HR-Teams dabei, Routineaufgaben zu automatisieren und sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Der Einflussbereich der HR-Abteilung wandelt sich. Mehr und mehr müssen Personaler Strategen, Enabler und Change-Manager sein. Doch ihre hohe Arbeitslast bremst sie aus. Den nötigen Freiraum schaffen digitalisierte, automatisierte Prozesse. Eine neue Studie zeigt den Status quo.

Der Fachbereich Rohstoffe und chemische Industrie [1] führt seit Jahren im März seine jährliche Sitzung durch. Insgesamt sind üblicherweise zirka 25 Personen anwesend. Im Jahr 2020 war für den 24./25. März eine Sitzung geplant. Acht Wochen vorher erfolgte die Einladung, vier Wochen vorher wurden die Beschlussfassungen im Präventionsforum+ [2] (PF+) bereitgestellt. Zu den Zeitpunkten war der Covid-19-Virus in den Medien noch ein lokales Problem in wenigen Orten im weit entfernten China. In der Folge rückte das Virus jedoch überraschend und unaufhaltsam immer näher. Aufgrund der sich abzeichnenden Kontaktbeschränkungen entschieden sich die Verantwortlichen etwa zehn Tage vor der Sitzung, diese auf ein Online-Format umzustellen, das der noch nicht nachjustierten IT-Situation Rechnung trägt. Das virtuelle Zusammentreffen sollte so ausgestaltet sein, dass möglichst viel des Charakters einer "richtigen" Sitzung erhalten bleibt.

Remote Work lebt von Vernetzung und Collaboration. Die technische Realisierung entsprechender IT-Lösungen gelingt in der Regel schnell und unkompliziert. Doch ohne die richtige Unternehmenskultur bringt auch die beste Software nichts - und die neu entstandene Zusammenarbeit verkümmert. Es ist ein Balanceakt, aber machbar. Veränderungen lassen sich nachhaltig und nah an den Mitarbeitern orientiert umsetzen - zum Beispiel mit Microsoft Teams. Das hat auch Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Innovative Kommunikationswege, veränderte Zuständigkeiten und neue Routinen werden etabliert.

Die Komplexität des benötigten Wissens ist in Call Centern im Vergleich zu anderen Unternehmen ungleich höher. Wechselnde Auftraggeber und Projekte sowie zum Teil rasantes Mitarbeiterwachstum machen ein effizientes Wissensmanagement unumgänglich. Die Agents müssen sich häufig neuen Herausforderungen stellen, neue Produkte und Dienstleistungen kennen und beherrschen, um den Kunden ihrer Auftraggeber schnell, effektiv und effizient Auskunft zu geben. Um die Qualität der Arbeit zu erhöhen, die Zahl der Wiedervorlagen und die Belastung des Second Level zu verringern, müssen die Agents schnell und unkompliziert auf die notwendigen Informationen zugreifen können. Das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter zu nutzen, bietet zusätzlich zahlreiche Chancen, die Effizienz und auch die Qualität der Arbeit zu erhöhen und somit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Wohnungen vermieten können viele Immobilienmakler, doch in den meisten Fällen läuft der Prozess noch genauso analog und umständlich ab, wie seit Jahrzehnten: Die Wohnung wird auf einem Portal inseriert und Interessenten landen mit ihrer Kontaktanfrage im Postfach des Maklers. Dieser sichtet die einzelnen Kandidaten oder lädt pauschal eine Handvoll Bewerber zu einem Besichtigungstermin ein - das Chaos beginnt. Je mehr Bewerber, desto mehr Rückfragen, Telefonate, E-Mails und allgemeiner administrativer Aufwand. Was bei einer einzelnen Wohnung noch zu bewerkstelligen ist, entpuppt sich bei Großprojekten mit zahlreichen Einheiten schnell als Albtraum. Der Prozess wird in die Länge gezogen und potenzielle Mieteinnahmen bleiben unnötigerweise aus oder verzögern sich.

Derzeit durchleben wir eine digitale Disruption, die noch Anfang des Jahres unvorstellbar schien. Gut, dass es möglich war, viele Arbeitsplätze ins Homeoffice zu verlagern. Doch nachdem inzwischen auch die Nachteile bekannt sind, stellt sich die Frage: Wie kommt unser zwei Millionen Jahre altes, analoges Steinzeithirn mit der digitalen Welt zurecht? Unser Gehirn, dass noch daran gewöhnt ist, den Säbelzahntiger zu erkennen und Spuren zur nächsten Wasserquelle zu lesen.

Webinare boomen. Damit sie nicht zur langweiligen Werbeveranstaltung verkommen, sollten Veranstalter nutzwertigen Inhalt bieten. Ein wenig Marketing und professionelle Technik helfen außerdem dabei, Events über das Netz zu füllen und möglichst viele interessante Menschen zu erreichen.

Digitale HR-Prozesse findet man heute bereits in den meisten Personalabteilungen. Dank der Arbeitswelt 4.0 verfügen viele HRler schon über das richtige Mindset in puncto Digitalisierung. So haben sie sich unter anderem von lang bewährten, oft manuellen administrativen Arbeitsabläufen getrennt und sind aufgeschlossen gegenüber digitalen Technologien. In der Version 5.0 stellt sich allerdings nicht mehr die Frage, ob digitalisiert wird. Entscheidend ist vielmehr der angestrebte Grad der Digitalisierung - denn die Arbeitswelt 5.0 ist 100 Prozent digital, kollaborativ, hoch automatisiert und nutzt selbstlernende Algorithmen sowie künstliche Intelligenz (KI).

In den vergangenen Monaten hat sich eine nie dagewesene Offenheit für neue Arbeitsweisen, Homeoffice und Remote Work etabliert. Was viele Arbeitnehmer freut, bedeutet für Unternehmen und IT-Verantwortliche jedoch eine echte Herausforderung: Mitarbeitern sicheren Zugang zu Dokumenten, Daten und Applikationen bieten sowie eine enge Zusammenarbeit und effiziente Prozesse auch remote ermöglichen. Moderne Enterprise-Content-Management- (ECM) und Content-Services-Lösungen können einen wichtigen Bestandteil in der Digitalstrategie von Unternehmen bilden und sie für zukünftige Ausnahmesituationen wappnen, indem sie flexibles Arbeiten ermöglichen - denn eines ist sicher: Wir werden zukünftig nicht mehr so arbeiten wie noch vor 2020.

Gerade zu Beginn der Corona-Krise gab es eine hohe Nachfrage nach cloudbasierten Digital-Office-Lösungen. Denn der Großteil an Unternehmen musste aus der Not heraus schnell neue Arbeits- und Kommunikationsweisen etablieren. Laut einer Sonderauswertung des Bitkom-ifo-Digitalindexes arbeiteten im April diesen Jahres 75 Prozent aller Unternehmen von zu Hause aus - in der Informations- und Kommunikationstechnikbranche waren es sogar 94 Prozent. Doch nur wenige Unternehmen waren auf die teils radikale Umstellung ihrer Prozesse technisch, juristisch und organisatorisch vorbereitet. Die meisten suchten nur vorübergehende Lösungen mit den nötigsten Funktionen. Inzwischen geht es aber nicht mehr allein um "kreative" Wege der Zusammenarbeit, sondern darum, einen Grundstein für die Zeit nach Corona zu legen. In diesem Zusammenhang lassen sich drei Szenarien definieren.

Remote Work, Home Schooling, Versorgungsengpässe - das Jahr 2020 hat viele Unternehmen an die Belastungsgrenze gebracht. Eine besonders große Herausforderung stellte das mobile Arbeiten dar. Aber die bisherige Bilanz sieht größtenteils gut aus: Aus der Notwendigkeit heraus, eine Business Continuity zu gewährleisten, haben viele Unternehmen in kürzester Zeit enorme Fortschritte gemacht. Die große Frage ist: Welche Veränderungen werden bleiben? Auch dann, wenn die Möglichkeit besteht, wieder in die Normalität zurückzukehren? Zwar haben die Veränderungen gezeigt, was möglich ist. Damit sich diese aber auch langfristig etablieren können, müssen Unternehmer aus der Not eine Tugend machen. Konkret geht es jetzt darum, die gemachten Erfahrungen in eine tragfähige Unternehmenskultur zu implementieren.

Unternehmen setzen immer stärker auf die Flexibilität, die ihnen Cloud-basierte ERP-Software bietet. Durch Kombination einer ERP-Lösung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) aus der Cloud können Anwenderunternehmen ein regelrechtes "Kraftpaket" für durchgängige, digitale Prozesse schnüren. Doch nicht alle DMS-Lösungen eignen sich für ein effektives Zusammenspiel. Bei der Auswahl sollte sorgfältig geprüft werden, ob das DMS nativ für die Cloud entwickelt wurde. Nur so bietet es eine digitale Plattform für zukünftige Ausbauschritte.

Aufgrund der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von jetzt auf gleich ins Homeoffice schicken. Dabei wurde schnell klar, dass sich bisherige Abläufe radikal änderten. Organisationen, die bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz haben, waren und sind hier deutlich im Vorteil. Denn sie können sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter auch in ihren eigenen vier Wänden auf Dokumente zugreifen können.

Daten gelten schon seit längerem als das neue Gold. Doch Unmengen an Informationen lediglich zu erheben und zu speichern, genügt noch lange nicht. Um von ihrem Datenfundus gewinnbringend zu profitieren, müssen Unternehmen ihre Bestandsinformationen konsolidieren und auswerten, um aus den gewonnenen Erkenntnissen die richtigen Entscheidungen ableiten und systematisieren zu können. In diesem Kontext spricht man von Advanced Analytics und künstlicher Intelligenz.

Auf Server Nr. 1 eine E-Mail versenden, mit Tool Nr. 2 ein neues Projekt erfassen und in Software Nr. 3 Rechnungen verwalten - für alle digitalen Prozesse gibt es unterschiedliche Insellösungen. Unternehmen sind sich häufig nicht bewusst, wie zeitaufwändig und kostenintensiv eine derart verteilte Softwarelandschaft ist. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme arbeiten anders: Intelligent vernetzen sie alle täglich genutzten IT-Anwendungen miteinander - 100 Prozent digital und auf einer zentralen Plattform.

Im Jahr 2050 besteht die Weltbevölkerung aus ca. 9,7 Milliarden klimabewussten Smart Citizens. Sie leben länger und haben mittlerweile das Weltall und die Tiefen des Ozeans als weitere Verkehrsinfrastrukturen erobert. Aber welche agilen Errungenschaften stecken dahinter? Wie haben sich die Menschen im Jahr 2050 auf der Erde entwickelt und welche Innovationen haben sie zu einer solchen Agilität befähigt?  

Daten gelten als Gold des 21. Jahrhunderts. Sie haben sich als vierter Produktionsfaktor neben Boden, Arbeit und Kapital fest etabliert. In vielen Organisationen tragen sie - als elementarer Wissensbaustein - mittlerweile sogar mit mehr als 60 Prozent zur Wertschöpfung bei. Doch trotz ihrer wachsenden Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit werden Daten in vielen Organisationen nach wie vor vernachlässigt. So ergab eine aktuelle Studie des Dokumentenmanagement-Spezialisten Kyocera, dass ein Fünftel der Unternehmen geschäftskritische Unterlagen noch überwiegend in Papierform erhält und analog weiterverarbeitet. Das führt nicht nur zu einer höheren Fehlerquote & redundanter Datenhaltung, sondern insbesondere auch zu Mehrarbeit: Zwei Stunden können Beschäftigte einsparen, wenn papierbasierte Anwendungen durch digitale Tools ersetzt werden. Und zwar pro Tag! Gelingt es zudem, Insellösungen und heterogene Systemlandschaften zu vereinheitlichen, um den Datenzugriff über Single Sign-on zu ermöglichen, agieren Mitarbeiter effizienter, sind zufriedener und engagierter. Das wiederum wirkt sich auf die Motivation und damit auf den Geschäftserfolg aus.

Exogene Schocks, die fortschreitende Digitalisierung und sich wandelnde Geschäftsmodelle stellen hohe Anforderungen an die Unternehmen – und bringen sie unter hohen Transformationsdruck. Das Konzept der organisationalen Ambidexterität, auch „Beidhändigkeit“ genannt, bietet Unternehmen vielfältige Perspektiven und Möglichkeiten, um den Wandel zu gestalten. Organisationen und Führungskräfte können durch ambidextre Herangehensweisen die Voraussetzung für Innovationen schaffen und zu einer angemessenen Balance zwischen Exploration und Exploitation gelangen.

Das Projekt „Digitale Teambildung“ startete im August 2018 mit dem Ziel, regionale Unternehmen, soziale Einrichtungen und Verwaltungen Thüringens bei der Herausbildung einer High-Performance Organisation durch ein teamorientiertes Wissensmanagement zu unterstützen. Seit dem Beginn der Corona-Krise haben sich die Vorzeichen für die Projektkooperationen erkennbar gewandelt. Insbesondere die „erzwungene“ Digi­talisierung von Arbeitsprozessen und die „informell“ erworbenen Digitalisierungskompetenzen der Mitarbei­tenden müssen in nachhaltige Organisations- und Teamstrukturen überführt werden. Im Mittelpunkt dieser Veränderungsprozesse steht ein dialogisch-lösungsfokussiertes Teamcoaching, das sich auch in der Krisensituation bewährt.

Plötzlich ging es ganz schnell. Die Coronavirus-Krise krempelte im wahrsten Sinne des Wortes innerhalb weniger Wochen unsere gesamte Arbeitswelt um. Auf einmal ist all das Alltag geworden, was bis vor kurzem für viele immer noch wie eine Zukunftsvision aussah: Home-Office, virtuelle Meetings über Zoom oder Skype oder andere Online-Tools. Genau das treibt die digitale Transformation in einem atemberaubenden Tempo voran, Prozesse geraten zunehmend in Bewegung. Das Thema steht derzeit in den Unternehmen ganz oben auf der Agenda, wie die aktuelle FAZ-Studie „HR in der digitalen Arbeitswelt“ belegt. So erklären neun von zehn der befragten Entscheider, dass die Digitalisierung für sie jetzt absolute Top-Priorität habe.

Angetrieben durch die Digitalisierung ändert sich unsere Berufswelt rasant. Schon jetzt ist klar, dass unsere Kinder Jobs ausüben werden, die es derzeit noch gar nicht gibt. Aber auch die heutigen Arbeitnehmer, Unternehmer und Selbstständigen müssen bereit sein, sich immer weiterzuentwickeln. Der Begriff „lebenslan­ges Lernen“ ist keine Floskel mehr – sondern längst Voraussetzung für moderne Arbeitskräfte. Das findet auch Jenny Gruner. Sie ist Director Digital Marketing bei Hapag-Lloyd und für die sehr erfolgreiche digitale Transformation einer der größten Reedereien der Welt mitverantwortlich. Schon länger beschäftigt sie sich mit der Frage, welche Eigenschaften (Skills) Mitarbeiter haben müssen, um fit für die Zukunft zu sein. Ein Erfahrungsbericht!

Die digitale Transformation ist ein mehrstufiger Prozess, der weit mehr als nur den Einsatz digitaler Technologien umfasst. Die Begleitung der Mitarbeiter während dieses Übergangs ist zu einem zentralen Aspekt der Reise hin zur digitalen Transformation geworden. Dabei ist es wichtig, ein Gefühl der Dringlichkeit für die Durchführung der Veränderungen zu entwickeln. Nur so lassen sich Mitarbeiter motivieren, ihr Engagement aktivieren und Maßnahmen umsetzen. All das ist nicht wirklich neu. Dass eine Führungskraft ohne ihr Team nicht zum Ziel gelangt, sollte niemanden mehr überraschen. Erstaunlich limitiert ist jedoch die Kommunikation darüber, wie sich entsprechende Vorhaben realisieren lassen.

Moderne digitale Collaboration-Werkzeuge haben vielen Unternehmen während der Pandemie das Überleben gesichert. Auch nach der Krise wird ihre Bedeutung daher weiter wachsen. Aus der Kommunikation und Zusammenarbeit in der Zukunft sind sie daher nicht mehr wegzudenken. Das gilt für Unternehmen ebenso wie für Behörden. Viele Verwaltungen bereiten sich derzeit auf die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) vor. Eine kollaborative Digitalisierungsplattform bildet die Grundlage des ambitionierten Vorhabens.

Der größte Teil unserer Arbeitswelt wird auch in Zukunft nicht berechenbar sein. Was als fester Bestandteil aber sicher bleibt, ist die digitale Zusammenarbeit. Doch wir alle haben in den letzten Wochen und Monaten erlebt und erfahren, wie schwer es ist, den im Wissensmanagement so wichtigen Faktor Mensch im virtuellen Raum aufrechtzuerhalten.

Arbeit vom Küchentisch, Schlafzimmer oder Heim-Büro, abgesagte Veranstaltungen und allgegenwärtige Videokonferenzen aus dem Home-Office haben viele Unternehmen und Organisationen im vergangenen Jahr zu einem Kalt- oder Kickstart in die neue Arbeitswelt gedrängt. Doch was bedeutet das langfristig für ihre Arbeitsweise? Und wie können sie den Schwung nutzen, um für die digitale Gegenwart und Zukunft adäquat aufgestellt zu sein?

Das international tätige Schweizer Medizintechnik-Unternehmen Ypsomed AG formt gerade proaktiv seine Zukunft. Das inhabergeführte Traditionsunternehmens wandelt sich dank innovativer Wissensmanagement-Ansätze zu einem agilen Player. Herzstück dieses Change-Prozesses sind smarte Weiterbildungsformate und eine offene Unternehmenskultur.