Digitalisierung

Unternehmen haben digitale Lösungen bisher hauptsächlich für Büro-Arbeitsplätze genutzt. Gewerbliche Angestellte werden jedoch noch immer größtenteils analog informiert, zum Beispiel über Anschlagbretter. In einer Kundenbefragung fanden die Digitalisierungsexperten von Beekeeper heraus, welche Folgen dies hat: Pro Woche suchen gewerbliche Angestellte durchschnittlich drei Stunden nach Informationen zu ihrem nächsten Einsatz. Teamleiter verbringen 60 Prozent ihrer Zeit damit, Informationen zwischen dem Hauptsitz und weiteren Standorten zu koordinieren. Und Betriebe können nicht einmal 20 Prozent ihrer Mitarbeitenden innerhalb von fünf Minuten erreichen. Doch erst die Covid-19-Pandemie brachte diese Ineffizienz ans Tageslicht. Denn in der Krise zeigte sich, wie wichtig es ist, Informationen auch ortsunabhängig schnell auszutauschen und Prozesse zu digitalisieren.

Skype, Teams oder Google Meet? Zoom, GoToMeeting oder Jitsi? Cisco WebEx, BigBlueButton oder Wire? Welche Online-Video-Tools haben Sie in den vergangenen Monaten ausprobiert? Und welche Lösung können Sie auch über den Lockdown hinaus für den virtuellen Austausch mit Kollegen, Geschäftspartnern und externen Zuliefe­rern empfehlen? Denn genau darum geht es jetzt: die Erfahrungen aus Home-Office und Remote Work über die Zeit des virusbedingten Social Distancings hinaus kritisch zu hinterfragen und daraus Handlungsmaximen für die Zukunft zu entwickeln.

Schon heute steht fest: Die weltweite Covid-19-Pandemie war ein Digitalisierungsbeschleuniger. Quasi über Nacht wurde die zuvor analoge Zusammenarbeit in den virtuellen Raum verlegt. Nicht immer ging das reibungslos, aber mit pragmatischen Ansätzen ist es branchenübergreifend gelungen, das Tagesgeschäft aufrechtzuerhalten, auch in verteilten Teams und aus dem Home-Office heraus. Mittlerweile arbeiten die meisten Beschäftigten ganz selbstverständlich mit Teams, GSuite & Co. Häufig wollen sie die neu gewonnene Freiheit auch gar nicht mehr gegen ihr früheres Präsenz-Arbeitsleben eintauschen. Die Bürogebäude sind weitgehend verwaist und werden größtenteils auch nicht vermisst. Denn sogar der informelle Wissenstransfer in der Kaffeeecke ist mittlerweile vielerorts einem morgendlichen eMeet gewichen.

Arbeitgeber sind seit kurzem dazu verpflichtet, ihren Angestellten regelmäßig Corona-Tests anzubieten, wenn sie nicht im Home-Office arbeiten. Rund 70  Prozent der Arbeitgeber waren bereits vor dem Beschluss des Bundeskabinetts am 13. April dazu bereit oder testeten schon freiwillig. Bei Corona-Testergebnissen handelt es sich allerdings um Gesundheitsdaten. Diese gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten und sind somit besonders schützenswert. Normalerweise dürfen sie nur verarbeitet werden, wenn strenge Voraussetzungen erfüllt werden - falls beispielsweise eine ausdrückliche Einwilligung zur Datenverarbeitung durch die Betroffenen vorliegt. Wie ist das bei Corona-Tests?

Mitarbeiter gehen unterschiedlich mit Veränderungen in ihrer alltäglichen Arbeit um – das gilt insbesondere bei neuen, digitalen Prozessen. Während die einen moderne Tools begeistert aufgreifen, müssen andere erst davon überzeugt werden. Die Digitalaffinität hängt dabei nicht unbedingt vom Alter ab. Dementsprechend herausfordernd ist es für die HR-Abteilung, die Belegschaft für ein cloudbasiertes Tool zur Selbstverwaltung, einen Employee Self Service (ESS), zu gewinnen.

Unternehmen, die ihre Produktentwicklung optimieren möchten, stehen vor der großen Aufgabe, ihre Abläufe und Prozesse offenzulegen, zu hinterfragen und neu zu strukturieren. Aber allein schon die Visualisierung vorhandener Workflows ist mit viel Arbeit verbunden. Zwar lassen sich Abläufe problemlos in Swimlanes oder anderen Darstellungsformen aufbereiten, aber sie gehen nur wenig ins Detail, so dass auch nur unzureichend die Möglichkeit besteht, Schlüsse zu ziehen und Veränderungen einzuleiten. Stefan Weigand von Act Agile kennt diese Herausforderung und hat auch schon leidige Erfahrung damit gemacht, den Prozess der Produktentwicklung in PowerPoint wiederzugeben.

Agilität und Kundenorientierung weiter gedacht führen zu DevOps. Die neue Methodik erfordert ein Umdenken, erhöht aber richtig eingesetzt die Produktivität und Kundenzufriedenheit.

Wie sehr sich Mitarbeiter in ihrem Job engagieren, hängt stark davon ab, als wie sinnvoll sie ihre Tätigkeit erfahren. Deshalb sollten Führungskräfte wissen, aus welchen Wurzeln sich das auch "Purpose" genannte Sinn-Empfinden ihrer Mitarbeiter speist.

Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen mittlerweile der Standard für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Unternehmen versprechen sich dadurch mehr Innovation, höhere Produktivität und somit auch Kosteneinsparungen. Oftmals stehen bei der Einführung von Microsoft 365 allerdings alleinig die technischen Aspekte im Fokus, sodass der Blick auf die Nutzenden zu kurz kommt. Durch eine ganzheitliche Cloud Governance können Hindernisse auf allen Ebenen frühzeitig identifiziert werden, um ihnen dann erfolgreich in der Umsetzung zu begegnen. Im aktuellen E-Book zur erfolgreichen Cloud Governance in M365 zeigen Experten, wie alle Schritte bei der Einführung und dem Betrieb mitgedacht werden.

Wissensmanagement funktioniert nicht ohne Digitalisierung. Ein wichtiges Element der virtuellen Welt ist seit der Pandemie die Videokonferenz. Denn gerade im persönlichen Austausch entsteht oft neues Wissen. Da irritiert es, wenn wie vor kurzem in Bayern, ausgerechnet Schulen für einen Datenschlamassel sorgen. 140.000 Schüler und Lehrer sind in München in einem einzigen virtuellen Klassenzimmer vereint. Eine Art Münchner WhatsApp ist so entstanden. Cybermobbing ist somit die Tür aufgestoßen. Homeschooling wird in München über die Software Teams von Microsoft organisiert. Das Problem ist, dass alle Schüler in einer Gruppe angelegt sind.

Die vergangenen Monate haben gezeigt: Zusammenarbeit und insbesondere Projektabstimmungen in virtuellen Teams funktionieren. Werkzeugen wie Teams, Zoom oder Adobe Connect haben daran einen entscheidenden Anteil. Und doch ist die IT auch für die Vernetzung kein Erfolgsgarant. Es bestehen nach wie vor Optimierungspotenziale für das digitale Miteinander. Das Forschungsprojekt WiViTe [1] geht daher der Frage nach, wie sich virtuelle Meetings noch effizienter gestalten lassen und welche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfüllt sein müssen.

Coaching ist mittlerweile zu einem festen Bestandteil der Personalentwicklung auf verschiedensten Hierarchieebenen in zahlreichen deutschen Unternehmen geworden - vom Praktikanten bis zum CEO. Gründe für den steigenden Bedarf sind vor allem veränderte Bedingungen und Anforderungen des modernen Führungsalltages: steigende Komplexität, eine höhere Informationsdichte, eine veränderte Führungskultur sowie zunehmender Leistungsdruck. Dies alles vollzieht sich auch unabhängig von der Covid19-Pandemie, die manche entsprechende Entwicklung aber massiv beschleunigt hat.

Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) im April 2019 haben sich die Anforderung an den Schutz vertraulicher Informationen geändert. Vertrauliche Informationen wie z.B. Know-how, technische Zeichnungen, Kundenlisten oder Kalkulationen sowie sonstiges Wissen im Unternehmen müssen durch "angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen" (vgl. § 2 Nr. 1 GeschGehG) gesichert werden, um rechtlich als Geschäftsgeheimnisse zu gelten. Fehlt es an solchen angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen, gilt eine Information nicht als Geschäftsgeheimnis und ist somit schutzlos vor Zugriffen und der Nutzung durch Dritte. Seit Inkrafttreten des GeschGehG hat die Rechtsprechung konkretisiert, was unter angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen zu verstehen ist. Diese Urteile haben auch Auswirkungen auf das Knowledge Sharing in Unternehmen.

Nicht nur in wissensintensiven Unternehmen, sondern in jedweder Organisation ist verständliche, klare Kommunikation kein Luxus, sondern Basisanforderung. Denn: Erst eine "gemeinsame Sprache" ermöglicht und sichert erfolgreichen kommunikativen Austausch von Wissen. Sprache kann Barriere oder Brücke sein, jedenfalls ist sie beim Wissensmanagement der zentrale Baustein. Umso verwunderlicher, dass dem Kriterium "Verständlichkeit" nicht mehr Aufmerksamkeit zu Teil wird.

Das Industrial Internet of Things (IIoT) entscheidet darüber, dass der produzierende Mittelstand und Konzerne sowie der Produktionsstandort Deutschland im internationalen Wettbewerb bestehen. Die Herausforderung liegt vordergründig in der Vernetzung von Maschinen und Werkzeugen in nahtlos digitalen Ende-zu-Ende Prozessketten. Die Technik, das Fachwissen der Ingenieure, IT-Experten, Produktionsplaner und Kommunikationstechniker sind vorhanden. Worüber zu selten diskutiert wird, ist die Frage, welche Kompetenzen die Fach- und Führungskräfte für das Industriezeitalter 4.0 brauchen. Ein Plädoyer für ein digitales Mindset und neue Kompetenzen.

Aufgrund der Corona-Maßnahmen konnten mehrere Monate keine Präsenzkurse in Weiterbildungs-Einrichtungen stattfinden. Den Unterricht in den virtuellen Raum zu verlegen, war oft nicht nur für Bildungsinstitute, sondern auch für Lehrende und Lernende eine Herausforderung.

Beschleunigt durch die weltweite Pandemie ist ein Ruck durch die Unternehmenswelt gegangen, der fast von heute auf morgen das Thema Digitalisierung und digitale Fitness ganz oben auf die Agenda gesetzt hat. Aber was steckt eigentlich hinter diesem Begriff der digitalen Fitness und was braucht es, um digital fit zu sein?

Die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM)-Systems sollte das Top-Management beschließen und zwar für alle Abteilungen, die mittelbar mit Kunden zu tun haben. Denn CRM ist vor allem eine Unternehmens-Strategie und weniger ein Technik-Thema. Das ist ein Ergebnis der "CRM-Studie 2020", die die vier CRM-Dienstleister itdesign, Maibron Wolff, Muuuh! Consulting und die Sievers Group initiiert haben. So geht es den 800 befragten Geschäftsführern besonders darum, die Kommunikation zwischen Vertrieb, Marketing und Service zu erhöhen (36%), ein einheitliches Management der Kundenkontaktpunkte zu entwickeln (29%) oder das Kundenpotenzial besser auszuschöpfen (26%). Aufgaben, die eines gemeinsamen Denkens und Handelns bedürfen.

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt und Unternehmen auf der ganzen Welt zum Umdenken gezwungen. Eine spannende Frage lautet daher: Wie wird die Employee Experience (EX) dieses Jahr aussehen? Wie werden die Unternehmen das Arbeitsumfeld ihrer Mitarbeiter gestalten? Die Chancen und Herausforderungen des kommenden Jahres haben Experience-Management-Scientists und Employee-Experience-Experten in Form von 13 Prognosen umrissen.

Die Durchführung von Audits stellt für Unternehmen auch heutzutage ein wirksames Mittel zur Qualitätssicherung und Prozessoptimierung dar. Mit der Digitalisierung interner und externer Auditprozesse lassen sich durch Zeit- und Kostenersparnis große Effizienzgewinne heben. Auf einer digitalen Auditplattform kann der gesamte Auditprozess effizient abgebildet und wirksam umgesetzt werden. Zudem steigt die Effektivität der Audits, denn die Daten werden auf der Plattform sinnvoll genutzt und verschwinden nicht in Excel-Datengräbern. Mit der Durchführung von Remote Audits über eine solche Software bleiben Unternehmen auch aus der Ferne handlungsfähig.