Fachbeiträge
Wissen muss prozessorientiert organisiert werden
Wissen lebt davon, dass es zirkuliert. Der IT-Dienstleister is:energy hat daher bei der Einführung seines Wissensmanagement-Systems vor allem auf Prozessorientierung und kurze Implementierungszeiten geachtet. Die is:energy GmbH setzt im Bereich Wissensmanagement auf Livelink von Open Text auf. Damit ist is:energy in der Lage, Unternehmenswissen nicht nur zu verwalten, sondern zu verteilen, wiederzuverwenden und weiterzuentwickeln. Lesen Sie im Beitrag von Klaus J. Schrötter von den Erfahrungen des Unternehmens bei diesem Einführungsprojekt.
Inhaltsübersicht:
- Mehrwert Projektmanagement
- Knowledge Workspace als Ergänzung des Intranets
- Komplexe Suchabfragen
- Große Resonanz der Anwender
- Ausblick
- Fazit
Wissen lebt davon, dass es zirkuliert. Der
IT-Dienstleister is:energy hat daher bei der Einführung seines
Wissensmanagement-Systems vor allem auf dessen Prozessorientierung
und kurze Implementierungszeiten geachtet.
Die is:energy GmbH ist der größte IT-Komplettdienstleister
für die Energiewirtschaft in Deutschland. Das Gemeinschaftsunternehmen
von E.ON Energie und Cap Gemini Ernst & Young entstand aus der
Fusion von GEDOS und Synergis. Die rund 1.000 IT-Spezialisten von
is:energy betreuen 90 Unternehmen, die über 220 Standorte in
ganz Deutschland verteilt sind, vorwiegend aus der E.ON-Energie-Gruppe.
Die is:energy GmbH setzt im Bereich Wissensmanagement mit ihrem
Knowledge Workspace (KWS) und Projektinformations-System (PINS)
auf Livelink 9.0.0.1 von Open Text auf. Mit KWS und PINS ist is:energy
in der Lage, Unternehmenswissen nicht nur zu verwalten, sondern
zu verteilen, wiederzuverwenden und weiterzuentwickeln. Der KWS
funktioniert als elektronischer Schreibtisch, mit dessen Hilfe die
Mitarbeiter alle Arten von dokumentierbarem Wissen erzeugen, speichern
und wiederfinden.
Mehrwert Projektmanagement
Die effiziente Planung, Leitung und Durchführung von Projekten
stellt neben dem Fachwissen der Mitarbeiter einen der wichtigsten
Erfolgsfaktoren des IT-Dienstleisters dar. Die Komplexität
von IT-Projekten und die Vielzahl der Standorte von is:energy und
seiner Kunden hat in den letzten Jahren zu einem rasanten Wachstum
des E-Mail- und Dokumenten-Aufkommens geführt. Da in einem
Projekt eine große Zahl an Dokumenten mit immer neuen Versionen
zwischen den Teammitgliedern verteilt und von diesen überarbeitet
wird, wuchs das Datenübertragungsvolumen erheblich. Daneben
entstand das Problem der Versionierung der Dokumente, damit der
Informationsstand innerhalb der Teams gleich gehalten werden konnte.
Oft kam es zu Rückfragen und Missverständnissen; häufig
mussten die Dokumente mehrmals verschickt werden.
Gravierender noch aber war die Tatsache, dass solche Dokumente
nur in den seltensten Fällen mit Metadaten versehen wurden,
um sie auch für nachfolgende Projekte verwertbar zu machen.
Solche Metadaten reichen von der Bezeichnung des jeweiligen Projekts
über Angaben zu Teammitgliedern und Zuständigkeiten bis
zur Projektphase, der das entsprechende Dokument zuzuordnen ist.
Solche Zusatzinformationen sind notwendig, um auch ohne den Rückgriff
auf den Inhalt über die Wiederverwertbarkeit eines Dokuments
entscheiden zu können.
Knowledge Workspace als Ergänzung des Intranets
Der Knowledge Workspace (KWS) ergänzt das schon seit Jahren
bestehende Intranet von is:energy um die Komponente des Collaborative
Working. Während im Intranet üblicherweise eher statische
Informationen hinterlegt sind, bei deren Präsentation großer
Wert auf ein einheitliches Corporate Design gelegt wird, schließt
der KWS die Lücke hinsichtlich der gemeinsamen Arbeit an projektbezogenen
Dokumenten. Bei einem Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitern ist
es fast die Regel, dass die Projektmitglieder an unterschiedlichen
Orten ihre Aufgaben erledigen. "Wir brauchten daher eine Lösung,
die uns das gemeinsame Arbeiten mit und an Projektdokumenten erlaubte,
und zwar möglichst ohne zusätzlichen Aufwand für
den Anwender", erläutert Christine Stockheim, Leiterin
Project Office bei is:energy.
Neben klassischen Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionskontrolle,
mehrstufiges Berechtigungskonzept, Möglichkeit zur personalisierten
Anpassung des KWS, Auditing sowie Verknüpfung der Dokumente
mit Metainformationen und Metastrukturen und ihre automatische Vererbung
sollte die neue Lösung vor allem komplexe Suchabfragen ermöglichen
und bereits im Standard Groupware-Elemente wie News Channel, Diskussionsforen
und Workflow sowie Viewer für zahlreiche Dateiformate enthalten.
Zudem sollte das System ausgereift und leicht an die unternehmensspezifischen
Bedürfnisse anpassbar sein. Alle diese Eigenschaften erfüllte
das Produkt Livelink der Firma Open Text im Vergleich zu Konkurrenzprodukten
am Markt zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis.
Komplexe Suchabfragen
Um komplexe Suchabfragen zu ermöglichen, wurde in Livelink
mit Hilfe von Kategorien eine Metastruktur erstellt, welche die
Struktur des von is:energy verwendeten Projektvorgehensmodells widerspiegelt.
Die Metainformationen je Projekt werden nur an einer Stelle eingepflegt.
Projektdokumente werden in diese Metastruktur eingestellt und erben
automatisch alle zugehörigen Metadaten. Die Livelink-Suche
ermöglicht damit nicht nur die Abfrage nach Inhaltskriterien,
sondern auch nach Metainformationen projektübergreifend und
aus dem Projektprozess.
Diese Verknüpfung von Standard-Kategorien aus dem Projektmanagement
mit den Such- und Dokumentenmanagement-Funktionen von Livelink ist
zwar unternehmensspezifisch für is:energy und trägt den
Namen PINS (Projektinformations-System), wurde aber mit dem Livelink-Standard
implementiert. Zusätzlich werden derzeit die Funktionen "Diskussionsforen"
und "News Channel" genutzt.
Da die Open-Text-Lösung vollständig webbasiert ist und
die von is:energy verwendete Oracle-Datenbank unterstützt,
konnte das gesamte System in nur drei Monaten implementiert werden.
Produktivstart im Unternehmen war der 1. August 2001. Der Livelink-Server
in der Version 9.0.0.1 ist auf einem Windows-NT-Server installiert
und greift auf die Oracle-Datenbank zu, auf der nicht nur die Metadaten,
sondern auch die Dokumente selbst abgelegt sind. Insgesamt waren
nur vier Personen am Kernprojektteam beteiligt, davon ein Mitarbeiter
von Open Text.
Große Resonanz der Anwender
Nach nur vier Monaten nutzte bereits ein Viertel aller is:energy-Mitarbeiter
das neue System, das mit dem weiterhin gepflegten Intranet verbunden
ist. Knowledge Workspace heißt die Livelink-Implementierung
bei is:energy, deren Einstiegsmaske die Nutzung aller Funktionalitäten
und den Zugang zu den weiteren angeschlossenen Systemen einfach
aus einem Standard-Webbrowser heraus ermöglicht.
 |
| Einstiegsmaske des Knowledge Workspace |
"Der Knowledge Workspace bietet den Vorteil, dass er aus Sicht
des Wissensmanagements in der Lage ist, unser Unternehmen in allen
Phasen des Wissenszyklus zu unterstützen und die Möglichkeit
bietet, mit unseren Ansprüchen zu wachsen. Zudem lernen die
Anwender sehr schnell, mit dem System umzugehen und daraus Vorteile
zu ziehen", freut sich Bertold Merbald, Knowledge Manager bei
is:energy.
Besonders bemerkenswert: Der Knowledge Workspace macht nicht an
den Unternehmensgrenzen von is:energy halt. Denn viele Projektmitglieder
gehören externen Beratungsunternehmen an. Sie machen mittlerweile
etwa zehn Prozent aller KWS-Nutzer aus, die im Augenblick noch über
sichere RAS-Verbindungen auf das System zugreifen.
Ausblick
Im Management spielen Controlling und Berichtswesen eine entscheidende
Rolle. Die Erzeugung von Berichten ist jedoch oft sehr aufwendig
– unter Umständen müssen Kosten, Fakturadaten, Risk-Management-Daten,
Efficiencies, CRM- und andere Informationen aus unterschiedlichen
Systemen zusammengetragen und händisch ausgewertet werden.
Hinzu kommt, dass Berichte meistens mit Vorlauf erstellt und abgegeben
werden müssen, die Aktualität der Daten im Bericht hinkt
also hinterher.
is:energy hat deshalb ein Informationsaustausch-System (IAS) auf
XML-Basis konzipiert, das aus den Komponenten Business Integration
Server der Firma Seeburger AG, XML-Datenbank Tamino der Software
AG und dem Livelink-Zusatzmodul SAWDynDoc des Open-Text-Partners
SAW System-Analyse Weissenbacher AG besteht. Damit können aus
Livelink heraus aktuelle Projektberichte erstellen werden. Klickt
der Anwender auf „Aktualisieren", schickt Livelink eine
entsprechende Anfrage an das IAS-System, das die Anfrage im Hintergrund
aufbereitet und an die betroffenen verbundenen Systeme (z.B. SAP
R/3) weitergibt. Die zurückgelieferten Daten werden im IAS
aufbereitet, an Livelink übergeben und in ein Livelink-Dokument
auf XML-Basis eingestellt. Ein derart generierter Bericht wird automatisch
in Livelink versioniert, die Berichtshistorie wird damit nachvollziehbar.
Der Vorteil: Der Aufwand für die Berichtserstellung ist minimal
und die Berichtsdaten sind immer aktuell, denn ein Bericht lässt
sich jederzeit einfach per Mausklick aktualisieren.
"Im Augenblick setzen wir IAS als F&E-Prototyp im eigenen
Hause ein. Wenn die Tests erfolgreich verlaufen, werden wir die
Lösung zusammen mit unseren Partnern Seeburger AG, Software
AG, SAW und Open Text vertreiben", blickt Christine Stockheim
in die Zukunft. "Denn mit IAS sind wir im Software-Markt für
Controlling und Berichtswesen hervorragend positioniert."
Fazit
Return on Investment, Implementierungszeiten, Funktionsumfang,
Anpassungsaufwand und Prozessorientierung – dies waren für
die is:energy GmbH die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines
geeigneten Wissensmanagement-Systems. Denn die Wertschöpfung
des IT-Dienstleisters liegt in der Effizienz seiner stark wissenslastigen
Projekt- und Unternehmensprozesse. Bertold Merbald resümiert
deshalb: "In einer Zeit, in der aktuelles und jederzeit ortsunabhängig
verfügbares Wissen zu einem entscheidenden Produktionsfaktor
wird, sind Collaborative-Workspace-Lösungen auf Web-Basis wie
Livelink die ideale Wahl, um ein leistungsfähiges Wissensmanagement-System
aufzubauen."
