Fachbeiträge
Informationslogistische Dienste für Unternehmensportale
Virtuelle Unternehmensportale sind eine wesentliche Basistechnologie für Wissensmanagement-Systeme. Aber auch die in Unternehmensportalen abgelegten Informationen haben nur dann einen Wert, wenn sie dem richtigen Empfänger zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen. Egbert Föcker und Carsten Lienemann zeigen, was informationslogistische Dienste hier zu einer Optimierung der Informationsversorgung beitragen können.
Von Egbert
Inhaltsübersicht:
- Der Trend zu Portalen
- Wissensmanagement mit Unternehmensportalen
- Publishing Portals: Informationen publizieren
- Collaborative Portals: Zusammenarbeit ermöglichen
- Decision Portals: Daten aufbereiten
- Operational Portals: Anwendungen bereitstellen
- Skill-Management als Erweiterung
- Verbesserte Informationsversorgung durch Informationslogistik
- Informationslogistische Dienste als Erfolgsfaktor für Unternehmensportale
- Ausblick
Auch die
in Unternehmensportalen abgelegten Informationen haben nur dann
einen Wert, wenn sie dem richtigen Empfänger zum richtigen
Zeitpunkt am richtigen Ort vorliegen. Hier können informationslogistische
Dienste zu einer Optimierung der Informationsversorgung beitragen.
Das Fraunhofer-Institut
für Software- und Systemtechnik ISST hat im Auftrag des Landes
NRW ein Kompetenzzentrum Informationslogistik etabliert, das sich
mit der Optimierung der individuellen Informationsversorgung beschäftigt.
Im Folgenden sollen die Vorteile einer Erweiterung bestehender Konzepte
für Unternehmensportale durch informationslogistische Dienste
aufgezeigt werden.
Portale erfreuen
sich in der Internet-Welt des World Wide Web einer großen
Beliebtheit. Hervorgegangen aus Suchmaschinen werden Web-Portale
von einer Vielzahl von Anbietern, wie etwa Yahoo, AOL, Altavista
und Netscape, angeboten. Diese Web-Portale bieten neben Suchfunktionen
und einem Angebot populärer Web-Seiten eine Vielzahl von weiteren
Diensten, wie z.B. E-Mail, Shopping, Diskussionen und Chat.
Über diese
Funktionen und Dienste hinaus wird von einem Großteil der
Web-Portale die Möglichkeit zur Personalisierung des Portals
geboten. Bei einem personalisierten Portal meldet sich ein registrierter
Benutzer an und kann das Portal nach seinen inhaltlichen Interessen
und benötigten Diensten konfigurieren. Diese Konfiguration
wird gespeichert, so dass dem Benutzer beim nächsten Anmelden
die Inhalte bereitgestellt werden, die seinen Interessen und Bedürfnissen
entsprechen.
Web-Portale,
wie wir sie heute kennen, sind das Ergebnis einer Evolution im World
Wide Web. Um sich in der Informationsvielfalt des WWW zurecht zu
finden, ist für die Benutzer eine Suchmaschine allein nicht
ausreichend. Eine Vielzahl der Benutzer im Internet wünscht
sich einen zentralen und einfachen Zugangspunkt, einen Single Point
of Access, von dem aus Verbindungen zu den relevanten Informationen
und Diensten hergestellt werden können.
Wissensmanagement mit Unternehmensportalen
Die Einführung
von Wissensmanagement in Unternehmen beinhaltet das Gestalten der
dazu notwendigen Organisation, der Unternehmenskultur und der unterstützenden
Technologie. Für die Unterstützung des Wissensmanagements
bieten sich eine Vielzahl von Basistechnologien an, die für
das betreffende Anwendungsfeld geeignet kombiniert und integriert
werden.
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Basistechnologien für Wissensmanagement-Systeme |
Unternehmensportale
sind eine wesentliche Basistechnologie, um den Mitarbeitern Zugang
zu Unternehmensinformationen zu bieten. Das Portal-Konzept, das
sich für den Zugang zur Informationsvielfalt des World Wide
Web bewährt hat, wird auf Unternehmen übertragen: Unternehmensportale
sollen die undurchsichtige Informationsvielfalt im Unternehmen strukturieren
und den Mitarbeitern einen zentralen Zugangspunkt zu den Informationen
bieten. Dabei ist die Möglichkeit der Personalisierung, d.h.
der Ausrichtung am individuellen Informationsbedarf der Benutzer,
eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmensportals.
Bei den am
Markt angebotenen Produkten für die Realisierung von Unternehmensportalen
unterscheidet man vier Typen, die durch ihren Anwendungsschwerpunkt
charakterisiert sind.
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Typen von Unternehmensportalen |
Informationen publizieren
Bei den Publishing
Portals steht die Präsentation von Informationen im Mittelpunkt.
Neben der zentralen Publikation über einen Content Manager
bieten einige Publishing Portals auch dezentrale Konzepte an, die
es den Benutzern ermöglichen, zumindest in bestimmten Bereichen
des Portals neue Informationen einzustellen. Einige Anbieter bieten
zudem auch die Möglichkeit der Integration externer Informationsquellen,
wie z.B. eines sich in Einsatz befindlichen Groupware-Systems oder
des Dateisystems im Unternehmen.
Typische Funktionen
von Publishing Portals sind:
- Dokumentenmanagement-Funktionen für die Verwaltung von Web- und Desktop-Dokumenten
- eine umfangreiche Metadatenverwaltung, um Verknüpfungen zwischen den Inhalten herstellen zu können.
- einfache Workflow-Funktionen zur Unterstützung von Freigabe- und Review-Prozessen
Anbieter von
Publishing Portals stammen aus den Bereichen Content- und Dokumentenmanagement.
Angeboten werden Publishing Portals beispielsweise von Autonomy,
Gauss Interprise, Hyperwave und Verity.
Portals:
Zusammenarbeit ermöglichen
Collaborative
Portals haben einen anderen Fokus; hier steht die Unterstützung
der verteilten Gruppenarbeit im Mittelpunkt. Es soll die Kommunikation,
Kooperation und Koordination zwischen den Teammitgliedern verbessert
werden. Typisch sind gemeinsame Arbeitsbereiche, auf die Teammitglieder
von verschiedenen Standorten zugreifen und in denen sie Dokumente
ablegen und bearbeiten können. Des weiteren finden sich in
Collaborative Portals zumeist Aufgabenlisten, Diskussionsforen,
Dokumentenmanagement-Funktionen und weitere Funktionen zur Publikation
und Verbreitung von Informationen, beispielsweise über Push-Kanäle.
Anbieter kommen
aus den Bereichen Groupware und Dokumentenmanagement. Als solche
sind z.B. Documentum, Lotus und Open Text zu nennen.
Daten aufbereiten
Die Verdichtung
von Daten, die schwerpunktmäßig in operativen Systemen
wie z.B. ERP-Systemen vorliegen, sind Gegenstand von Decision Portals.
Hier werden Portale eingesetzt, um den Benutzer mit den Auswertungen
zu versorgen, die für ihn von Relevanz sind.
Die Anbieter
von Decision Portals, wie z.B. Brio, Business Objects, Cognos und
Hummingbird, stammen hauptsächlich aus den Bereichen Executive
Information Systems, OLAP-Datenbanken und Data Warehouse.
Anwendungen bereitstellen
Bei dem vierten
Typ von Unternehmensportalen, den Operational Portals, steht die
Durchführung von operativen Tätigkeiten über eine
Portal-Arbeitsumgebung im Mittelpunkt. Operational Portals verstehen
sich als ein Portal zu den IT-Systemen im Unternehmen. Sie integrieren
serverbasierte Anwendungen und binden weitere Informationsquellen
und Dienste ein, die für die Durchführung der operativen
Aufgaben von Nutzen sein können.
Angeboten werden
Operational Portals von einigen Anbietern von ERP-Systemen und von
Application Service Providern. Der Durchbruch dieses Portal-Konzeptes
hängt jedoch stark von einer reibungslosen Integration der
Anwendungen ab.
Skill-Management als Erweiterung
Aus Sicht des
Wissensmanagements sind insbesondere die Publishing Portals und
Collaborative Portals von besonderer Bedeutung, da hier die Verwaltung
und Bereitstellung von Informationen, die das Ergebnis der Explizierung
von Wissen sind, unterstützt wird. Wissen kann jedoch nicht
immer expliziert werden; oft kann es nur im persönlichen Gespräch
ausgetauscht werden.
Die Suche nach
Experten oder Ansprechpartnern mit dem richtigen Wissen wird von
den meisten Unternehmensportalen allerdings noch nicht geboten.
Die Erweiterung insbesondere von Publishing und Collaborative Portals
um eine Skill-Management-Komponente wäre deshalb wünschenswert.
Eine Skill-Management-Komponente kann Wissensmanagement in einer
Form unterstützen, die es im Rahmen einer Personalisierungsstrategie
ermöglicht, Qualifikationen und Erfahrungen von Mitarbeitern
zu verwalten. Über geeignete Anfragen und Auswertungsstrategien
können die Benutzer in konkreten Problemsituationen auf die
benötigten Kompetenzträger zugreifen.
Verbesserte Informationsversorgung durch Informationslogistik
Der Aufwand
für die Einführung von Unternehmensportalen macht nur
dann Sinn, wenn diese geeignet sind, die individuellen Informationsbedürfnisse
der Mitarbeiter zu befriedigen. Unternehmensportale besitzen eine
mehr oder weniger starre Struktur, die im Laufe der Zeit mit Inhalten
gefüllt wird. Die Erweiterung von Unternehmensportalen durch
informationslogistische Dienste kann verhindern, dass sich die Mitarbeiter
in dieser immer größeren Informationsflut nicht mehr
zurechtfinden oder schlimmstenfalls mit falschen oder veralteten
Informationen versorgt werden.
Informationslogistik
ist ein neues Konzept in der Informatik, das eine qualitative Verbesserung
der individuellen Informationsversorgung zum Ziel hat. Die Anzahl
der den Mitarbeitern in elektronischer Form zur Verfügung stehenden
Informationsquellen hat sich – nicht zuletzt auch durch Unternehmensportale
– in den letzten Jahren vervielfacht. Da heutzutage kaum noch
Engpässe bei der rein physikalischen Ablage von elektronischen
Daten bestehen, sollte jetzt primär die Qualität der Informationsversorgung
in den Mittelpunkt treten.
Informationslogistische
Dienste sind Softwarekomponenten, die eine personalisierte, bedarfsgerechte
Versorgung mit in elektronischer Form vorliegenden Informationen
garantieren. Die Qualität der Informationsbereitstellung lässt
sich daran messen, inwiefern solche Dienste in der Lage sind, Angebot
und Nachfrage von Informationen in Einklang zu bringen. Der Nutzen
informationslogistischer Dienste ist jedoch stets multidimensional
und kann anhand der folgenden Facetten evaluiert werden:
- Inhalt:
Der Nutzer von Unternehmensportalen interessiert sich nur für die richtigen, d.h. im individuellen Arbeitskontext benötigten Informationen. - Zeit:
Informationen bieten nur dann einen hohen Nutzen, wenn sie zum Zeitpunkt des Informationsbedarfs zur Verfügung stehen und nicht veraltet sind. - Ort:
Informationen aus Unternehmensportalen müssen auf technischem Wege an den Ort gelangen, wo sie der Nutzer gerade benötigt.
Schon bei der
Betrachtung dieser Kerndimensionen informationslogistischer Dienste
wird deutlich, dass bei allen beschriebenen Formen von Unternehmensportalen
Defizite im Bereich der Flexibilisierung und Individualisierung
der Informationsbereitstellung bestehen. Das Konzept der Personalisierung
von Unternehmensportalen bietet erste Ansätze einer Versorgung
mit den inhaltlich richtigen Informationen. Jedoch besteht nach
wie vor Erweiterungsbedarf bezüglich der Dimensionen Zeit und
Ort.
Informationslogistische Dienste als strategischer
Erfolgsfaktor für Unternehmensportale
Unternehmensportale
stellen ihre Informationen gewöhnlich nur ortsgebunden zur
Verfügung. Der Nachfrager muss entweder über seinen Desktop-PC
oder via Internet auf die Unternehmensinformationen zugreifen. Der
richtige Ort der Informationsbereitstellung kann jedoch nicht auf
diese Alternativen beschränkt bleiben – häufig stehen
im entscheidenden Moment nur andere Ausgabemedien, z.B. ein Fax,
zur Verfügung. Dieses Problem ist bei Publishing Portals besonders
eklatant, da sich hier Teile der Zielgruppe, wie etwa Entscheider
bzw. Top Management, oft abseits des Büros (z.B. auf Dienstreisen)
befinden. Der mobile Zugriff auf die in Publishing Portals konzentrierten
Informationen ist aber eine wesentliche Voraussetzung für eine
effiziente Nutzung dieser Unternehmensportale.
Informationslogistische
Dienste für Publishing Portals müssen also eine Auswahl
an Kommunikationskanälen bieten, die eine flexible und ortsunabhängige
Informationsversorgung gewährleisten. Natürlich stehen
mobilen Benutzern nicht die gleichen Bandbreiten offen wie im heimischen
Office. Eine Chart-Darstellung kann beispielsweise nicht ohne weiteres
auf ein WAP-Handy übertragen werden. Informationslogistische
Dienste müssen in diesem Fall in der Lage sein, Daten aus den
Unternehmensportalen an die vor Ort benutzte Technik anzupassen.
Aus diesem Beispiel wird schon deutlich, dass informationslogistische
Dienste sich nicht allein auf eine Dimension – in diesem Fall
den richtigen Ort – beschränken, sondern immer mehrere
Dimensionen gleichzeitig beachten sollten.
Für Publishing
Portals spielt auch der Zeitwert von Informationen eine wichtige
Rolle. Durch informationslogistische Dienste können veraltete
Informationen entsprechend gekennzeichnet oder aussortiert werden.
Dies kann auf technischem Wege realisiert werden, indem jede Information
im Unternehmensportal mit einem Zeitstempel versehen und anhand
dieser Angaben ein Workflow angestoßen wird, der diese Zeitangaben
berücksichtigt. So könnte der informationslogistische
Dienst regelmäßig die Know-how-Profile der Mitarbeiter
durch einen fragebogenbasierten Trigger-Mechanismus einholen und
auf Basis dieser Informationen die entsprechenden Eintragungen in
der Skill-Management-Komponente des Publishing Portals aktualisieren.
Dieser permanente
Update-Mechanismus muss zur richtigen Zeit verfügbar sein:
Mobile Mitarbeiter sollten auch von unterwegs durch informationslogistische
Dienste in die Lage versetzt werden, per Handy, Personal Digital
Assistant (PDA), Fax oder andere Kommunikationsmittel auf diese
Informationen zuzugreifen. Auf diese Weise kann eine flexible Teambildung
unterstützt werden, da beispielsweise schon unmittelbar nach
einem Kundenbesuch mit den gerade vorhandenen Endgeräten geklärt
werden kann, welche Mitarbeiter welche Kompetenzen für die
Bearbeitung des neuen Auftrags mitbringen und wie deren zeitliche
Verfügbarkeit aussieht.
Auch Collaborative
Portals lassen sich durch den Einsatz informationslogistischer Dienste
entscheidend verbessern. Arbeitsgruppen können mit bestehenden
Groupware-Lösungen zwar Dokumente, Termine und andere Informationen
austauschen; herkömmliche Groupware-Systeme sind jedoch selten
in der Lage, eine flexible, auf den einzelnen Nutzer abgestimmte
Informationsversorgung bereitzustellen. Gerade diese Flexibilität
wird jedoch immer wichtiger, wenn diese Form von Unternehmensportalen
nicht an ihrer eigenen Informationsflut ersticken soll.
Collaborative
Portals können sich mit Hilfe informationslogistischer Dienste
an die Gegebenheiten des Nutzers, wie z.B. seinen Standort, das
gerade zugängliche Endgerät, die vorhandene Zeit und Bereitschaft
für die Aufnahme der jeweiligen Informationen und andere Faktoren,
anpassen. Falls räumlich verteilte Arbeitsgruppen das Collaborative
Portal nutzen, kann der informationslogistische Dienst beispielsweise
über den Terminkalender erkennen, dass ein Teammitglied für
zwei Tage auf Geschäftsreise ist und welcher Typ Endgerät
ihm dort zur Verfügung steht. Falls die Erreichbarkeit z.B.
nur durch ein Handy gegeben ist, wird die per E-Mail verschickte
und als dringend gekennzeichnete Terminankündigung des Arbeitsgruppenleiters
automatisch per SMS an den abwesenden Kollegen weitergeleitet.
Mobiles Dokumentenmanagement
ist eine weitere Anforderung für die Flexibilisierung der Informationsbereitstellung
durch Collaborative Portals. Schon Texte von relativ geringem Umfang
haben oft eine Dateigröße, die nur von einem Desktop-PC
oder Laptop bewältigt werden können. Für dringende
Nachrichten, wie z.B. Protokolle wichtiger Meetings, an denen nicht
persönlich teilgenommen werden konnte, muss der informationslogistische
Dienst daher eine Umwandlung, Zusammenfassung oder Konvertierung
vornehmen. Das auf ein mobiles Endgerät, z.B. ein WAP-Handy,
übertragene Protokoll braucht beispielsweise nicht den kompletten
Verlauf des Meetings beschreiben, sondern kann sich auf die getroffenen
Beschlüsse konzentrieren. Später im Büro kann dann
bei Bedarf immer noch der komplette Protokolltext nachgelesen werden.
Wichtige Dokumente
müssen gerade bei Auslandsreisen 24 Stunden zur Verfügung
stehen, und zwar unabhängig von dem Vorhandensein einer Internet-Verbindung.
Hier könnte der informationslogistische Dienst einen Dokumentenmanagement-Client
für ein mobiles Endgerät bieten, über den Dokumente
auf ein beliebiges Faxgerät ausgegeben werden können.
Informationslogistische
Dienste sind keine Zukunftsmusik, sondern können schon in den
nächsten Jahren zu Standard-Features in Unternehmensportalen,
insbesondere in den für das Wissensmanagement wichtigen Publishing
und Collaborative Portals, gehören. Eine zentrale Anforderung
ist, dass Unternehmensportale nicht an ihrem eigenen Informationsvolumen
ersticken dürfen. Dies kann durch informationslogistische Dienste,
die Informationen individualisieren und bedarfsgerecht bereithalten,
verhindert werden. Die im jeweiligen Nutzungskontext individuell
richtige Zeit der Informationsbereitstellung wird hierbei eine wichtige
Dimension sein. Für Anbieter von Unternehmensportalen sind
eindeutige Wettbewerbsvorteile zu erwarten, wenn die Produkte in
der Lage sind, die in Unternehmensportalen vorhandenen Informationen
intelligent und flexibel bereitzustellen.
Das Fraunhofer
ISST hat in Dortmund ein Kompetenzzentrum Informationslogistik eröffnet,
das sich mit der praxisnahen Entwicklung informationslogistischer
Anwendungen beschäftigt. Schon heute existieren erste Bausteine
für informationslogistische Dienste, wie z.B. das mobile Dokumentenmanagement-System
DONDE®. Mit DONDE® ist es möglich,
sich über ein Handy Dokumente aus dem heimischen Dokumentenmanagement-System
auf ein beliebiges Fax ausgeben zu lassen. Dadurch können beispielsweise
Außendienstmitarbeiter in Minutenschnelle wichtige Dokumente
per Handy an den richtigen Ort, z.B. auf das Fax des gerade besuchten
Kunden, schicken. Zukünftig wird auch die Facette Zeit, d.h.
das adäquate Zeitmanagement von Informationen, eine wichtige
Rolle im Rahmen der Forschungsaktivitäten des Fraunhofer ISST
zum Thema Informationslogistik spielen.
Informationslogistische
Dienste stellen den Nutzer von Unternehmensportalen und seine spezifischen
Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Es kann also nicht einen informationslogistischen
Dienst für alle möglichen Anwendungskontexte geben. Vielmehr
sollte in den kommenden Jahren der Fokus klar auf der Entwicklung
flexibel einsetzbarer Bausteine für informationslogistische
Dienste liegen, die informationstechnisch miteinander gekoppelt
und je nach Anforderung neu miteinander kombiniert werden können.
