Suchen Sie noch oder arbeiten Sie schon?

von Andreas Meya

Der (Fach-)Medienhype um Wissensmanagement ist vorbei, das Thema deshalb aber nicht minder wichtig. Nach wie vor stellt sich die Frage: Wie lässt sich qualitativ hochwertiges Wissen schnell und einfach in die Organisation holen, nutzen und – vor allem – darin halten? Wissensmanagement-Software kann hier wertvolle Unterstützung leisten. Doch was ist heute neuester Stand der Technik?

Inhaltsübersicht:

• SaaS als Schlüssel zum Erfolg
• Finden statt suchen
• Wie sicher ist die Wolke?
• Fazit

Die zentrale Basis für jedes Wissensmanagement ist stets dieselbe: Eine vertrauensvolle Unternehmenskultur, die das Teilen von Wissen fördert. Ist sie gegeben, kann die operative Umsetzung von Wissensmanagement in Angriff genommen werden. Dabei ist eine einschlägige Software meistens der Spielmacher.

Damit die Mitarbeiter aber auch „nutzen was nutzt“ muss die Lösung sie von Anfang an überzeugen: durch intuitive Benutzerführung, nahtlose Integration in den Arbeitsalltag, einfachen Datei-Upload sowie eine schnelle und mächtige Suchfunktion. Als besonderen Bonus empfinden die Anwender Wissensmanagement-Lösungen, die mehr sind als eine leere, noch zu füllende Software-Hülle: Bietet der Hersteller zugleich verlässliche, integrierbare Fachinformationsmodule an, kann von echtem Mehrwert gesprochen werden. Vor der Überzeugung der Anwender steht die Überzeugung der Investitionsentscheider. Neben dem zu erwartenden Nutzungsgrad interessieren sie sich für Anschaffungs- bzw. Einführungs- und laufende Betriebskosten. Darüber hinaus spielt für diese Zielgruppe Datensicherheit eine zentrale Rolle.

SaaS als Schlüssel zum Erfolg

Am besten werden die genannten Anforderungen heute durch Software-as-a-Service (SaaS) abgebildet. Das Ergebnis ist eine webbasierte Wissensmanagement-Lösung, deren Benutzerführung sich an den Bedienkonzepten des Internets orientiert. Lässt sich die Software zusätzlich technisch und optisch in bestehende Unternehmenslösungen, z.B. im Intranet, integrieren, ist der erste Schritt zur Akzeptanz seitens der Anwender meist getan.

Mit dem Wegfall von Betriebs- und Wartungskosten punktet die webbasierte Lösung auch bei den Investitionsentscheidern: Eine Internetverbindung und ein Browser sind die einzigen Systemvoraussetzungen, um den Anwendern Zugriff auf die Informationen zu geben – wann und von welchem Ort auch immer. Ist die Software zusätzlich modular aufgebaut, fällt auch die Sorge weg, ein für die eigenen Anforderungen zu mächtiges Werkzeug anzuschaffen: Einzelne Funktionen und Inhalte können kurzfristig zu- und abgebucht werden; bezahlt wird nur, was genutzt wird.

Finden statt suchen

Erst wenn man sucht und findet, erfüllt eine Wissensmanagement-Lösung ihren Zweck; und nur dann, wenn eigenes und extern eingekauftes Fachwissen gleichermaßen von der Suche umfasst werden. Will eine Wissensmanagement-Lösung für sich in Anspruch nehmen, auf dem neuesten Stand der Technik zu sein, muss sie zwei zentrale Funktionen aufweisen: eine automatische Verknüpfung der selbst hochgeladenen Inhalte auf Basis einer semantischen Textanalyse sowie den dazugehörigen, ebenfalls semantischen, Suchalgorithmus.

In beiden Fällen erkennt der semantische Algorithmus Zusammenhänge eines (Such-)Begriffs. Während der Nutzer im ersten Fall von der Bürde befreit wird, jedes hochgeladene Dokument einzeln mit Schlagworten zu versehen, schlägt die semantische Suche – über sämtliche Inhalte der Wissensmanagement-Lösung hinweg – inhaltlich verwandte Treffer vor. In Kombination mit ausgeklügelten Filtern, die es erlauben, die Ergebnisse z.B. nach Art der Information, Datum oder Entität einzuschränken, steht damit endgültig „Finden“ statt „Suchen“ auf der Tagesordnung.

Wie sicher ist die Wolke?

Die häufigste im Zusammenhang mit webbasierter Softwarenutzung gestellte Frage ist jene nach der Sicherheit der in die sogenannte „Wolke“ geladenen Daten. Hier gilt allgemein, dass große Anbieter höchsten Wert darauf legen, ihre Systeme stets mit den neuesten Sicherheitskonzepten und -lösungen zu schützen. Schließlich steht nicht nur ihr Ruf, sondern ihr gesamtes Geschäftsmodell auf dem Spiel. Mittlerweile gibt es neben internationalen „Clouds“ auch deutsche Hosting-Anbieter, deren Rechenzentren zum Teil sogar als banksicher zertifiziert sind. Damit sind die Kundendaten in der „Wolke“ oft sicherer als auf den eigenen Servern.

Fazit

Die Wissenssicherung im Unternehmen, Fachkräftemangel, das Bedürfnis nach effizienteren Prozessen oder Mitarbeiter, die standortunabhängig zusammenarbeiten müssen: Es gibt viele Gründe, die für die Einführung eines webbasierten Wissensmanagements sprechen. Und tatsächlich lässt sich mit schlanken und modularen Lösungen für Unternehmen aller Größen ein schneller Return on Investment (ROI) erzielen. Durch den zentralen Zugriff auf gemeinsames internes und externes Wissen und die häufig damit einhergehende Optimierung von Arbeitsprozessen lassen sich Kosten erheblich senken. So werden Unternehmen fit für die Zukunft und auch der Fachkräftemangel verliert seinen Schrecken.