Informationsmanagement - eine logistische Herausforderung

von Yuecel Yilmaz

Steigende Marktsättigung, wachsender Wettbewerbsdruck und die zunehmende Globalisierung zwingen Unternehmen dazu, ihre Aufbau- und Ablaufstrukturen, ihre organisatorische Kultur und ihre informationstechnischen Systeme umzugestalten. Nur so können sie den neuen Marktbedingungen gerecht werden. Die größte Herausforderung innerhalb solcher Veränderungsprozesse ist ein effektives Informationsmanagement.

Von Yücel Yilmaz

Inhaltsübersicht:

• Die Informationsplanung
• Der Informationserwerb
• Der Informationstransfer
• Die Informationsnutzung
• Fazit

Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen ändern sich rasant. Von Unternehmen erfordert das ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Aber nicht nur das: Sie können nur dann auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren, wenn sie die dafür notwendigen Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar haben. Anderenfalls können sie Veränderungsprozesse entweder gar nicht oder nur unzureichend planen, durchführen und kontrollieren.

In der Praxis scheitern solche Projekte vor allem an ihrer unzureichenden Umsetzung oder mangelhaften Vernetzung.

Die Informationsplanung

Ziel der Informationsplanung ist die Eindämmung der Informationsflut. Hierbei beschreibt das Unternehmen alle relevanten Informationen für die Aktions- und Entscheidungsstellen. Dieser Prozessschritt gibt Antwort auf die Frage: Wer braucht wann und warum welche Informationen? Nur so kann das Unternehmen einen effektiven Informationsfluss etablieren. Die Informationsplanung bildet damit einen konzeptionellen Rahmen für alle weiteren Informationslogistik-Aktivitäten. Neben der Beschreibung der wesentlichen Informationen definiert dieser Prozess auch die Qualitätsanforderungen an die Informationen. Entscheidend sind hier u.a. die Vollständigkeit, Aktualität und Zuverlässigkeit der Informationen.

Die Informationsplanung beschreibt darüber hinaus auch die Informationsflüsse. Die zentrale Frage lautet: Wie gelangen die Informationen zu den entsprechenden Aktions- und Entscheidungsstellen? Dieser Aspekt steht und fällt mit der verfügbaren Informationstechnologie und bedarf einer Analyse der Funktionalitäten und Kapazitäten. Ergibt die Auswertung, dass der direkte Informationstransfer aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht effektiv etabliert werden kann, sollte das Unternehmen einen indirekten Informationstransfer bevorzugen, sodass die Aktions- und Entscheidungsstellen das benötigte Wissen zumindest bei Bedarf erhalten.

Der Informationserwerb

Die Qualität von Informationen hängt maßgeblich von der Qualität ihrer Informationsquellen ab. Unternehmen müssen daher prüfen, ob diese das benötigte Wissen in der gewünschten Qualität liefern können. Dieser Prozess zielt nicht nur auf die Überprüfung der externen, sondern auch der internen Informationsquellen. 

Wichtigstes Instrument für den Informationserwerb sind die Mining-Methoden. Mit ihrer Hilfe können Unternehmen große Datenmengen in relativ kurzer Zeit analysieren. Man unterscheidet dabei zwischen Data Mining, Text Mining und Web Mining. Data-Mining-Verfahren analysieren Datenmengen und gewinnen Informationen für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Text Mining umfasst ein Teilgebiet der linguistischen Informationsverarbeitung und dient der Erkennung von Beziehungen zwischen einzelnen Dokumenten. Das Web Mining kombiniert die Methoden des Data und Text Minings miteinander, überträgt sie auf das Web (Web Content Mining) und analysiert und dokumentiert das Verhalten der Benutzer (Web Usage Mining).

Der Informationstransfer

Die erworbenen Informationen werden an Aktions- und Entscheidungsstellen transferiert und den Mitarbeitern zugänglich gemacht. In diesem Prozess sind diejenigen Informationsflüsse von ausschlaggebender Bedeutung, die das Unternehmen bei der Informationsplanung festgelegt hat. In der effektiven Etablierung von Informationsflüssen spielen die Kommunikationsbeziehungen eine wichtige Rolle, da die Informationen durch die Kommunikation zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden. Doch auch Hierarchiebeziehungen gestalten den Informationsaustausch mit. Die Analyse dieser Beziehungen kann die Organisationsobjekte (Mitarbeiter, Prozesse und Informationen) und ihre Beziehungen untereinander sichtbar machen.

Die Etablierung von Informationsflüssen setzt voraus, dass das Unternehmen sie zentral definiert, durchführt, kontrolliert und verbessert. Gleiches gilt für die Rahmenbedingungen. Hier unterscheidet man informationstechnische (z.B. Übertragungskapazität von lokalen Netzwerken) und organisatorische Rahmenbedingungen (z.B. Organisationsstruktur, Prozessstrukturen und Kommunikationsbeziehungen). Viele Unternehmen können trotz moderner Informationstechnologien kein effektives Informationsmanagement realisieren, da sie die Optimierungspotenziale in den organisatorischen Rahmenbedingungen nicht berücksichtigen.

Die Informationsnutzung

Nachdem den Aktions- und Entscheidungsstellen die erforderlichen Informationen vorliegen, müssen sie sie auch nutzen und richtig interpretieren. Diesen Prozess beschreibt die Informationsnutzung. Hier müssen Unternehmen auch so genannte Abwehrreaktionen berücksichtigen, durch die die Mitarbeiter die Nutzung neuer Informationen ablehnen. Das kann den Erfolg aller vorherigen Prozesse bzw. das gesamte Konzept gefährden. Daher muss das Unternehmen die Organisations-, Prozess- und Kommunikationsstrukturen so gestalten, dass sie die Nutzung von neuen Informationen unterstützen.

Die abschließende Bewertung erlaubt neue Schlüsse auf die Informationsplanung und die anschließenden Prozesse. Mit anderen Worten: Das Informationslogistik-Konzept endet nicht mit dem Prozess der Informationsnutzung, sondern wiederholt sich im Rahmen festgelegter  Verbesserungszyklen. 

Fazit

Das Änderungsmanagement setzt voraus, dass die zu treffenden Maßnahmen sorgfältig geplant, durchgeführt und kontrolliert werden. Ein solches Management ist nur mit einer effektiven Informationslogistik möglich. Damit wird sie zu einem kritischen Erfolgsfaktor im Änderungsmanagement.