Erst säen, dann ernten: Communities im Social Intranet etablieren

von Oliver Chaudhuri

Das Social Intranet als Mitmach-Intranet, in der Mitarbeiter produktive Dialoge führen: Damit diese Maxime wahr wird, braucht es lebendige Communities. Grundsätzlich lassen sich drei Arten dieser virtuellen Gemeinschaften unterscheiden. 

Inhaltsübersicht:

• Populäre Anwendungsfälle für Pilot-Communities
• Community-Mitglieder befähigen und begeistern

Das Social Intranet als Mitmach-Intranet, in der Mitarbeiter produktive Dialoge führen: Damit diese Maxime wahr wird, braucht es lebendige Communities. Grundsätzlich lassen sich drei Arten dieser virtuellen Gemeinschaften unterscheiden:

• „Projekt-Communities“, in der sich die Mitglieder eines Teams oder einer Projektgruppe organisieren, um in einem klar abgegrenzten Raum bzw. anhand einer eindeutig definierten Struktur an einer gemeinsamen Aufgabe zu arbeiten (Beispiel: „Messe-Auftritt Barcelona Juli 2018“)
• „Communities of Practice“, in der Interessierte aus verschiedenen Geschäftseinheiten und Standorten ein gemeinsames Thema vertiefen, das sie beruflich bewegt und zu dem sie Wissen zusammentragen möchten. Im Mittelpunkt steht aber nicht die Implementierung einer konkreten Aufgabenstellung (Beispiel: „Best-Practices zu unseren Messeauftritten und Kunden-Events“)
• „Communities of Interest“, in der sich Gleichgesinnte hierarchieübergreifend und intrinsisch für den niedrigschwelligen virtuellen Austausch zusammenschließen (Beispiel: „Zukunft von Messen im digitalen Zeitalter“).

Populäre Anwendungsfälle für Pilot-Communities

Auf dem Weg zu einer blühenden Community-Landschaft sollte mit ersten zarten Pflanzen begonnen werden. Typische Pilot-Communities bzw. Themen, die auf fruchtbaren Boden fallen:

• Sport- und Freizeitaktivitäten. Läufer, Fußballer, Radfahrer, Tennisspieler – softe Themen und Hobbies sind ein toller „Eisbrecher“, um Menschen virtuell zu vernetzen, sodass sie im echten Leben einen unmittelbaren Mehrwert dadurch erfahren. Sich gemeinsam zu solchen Aktivitäten in einer Community zu verabreden, neue Gleichgesinnte kennen zu lernen, sich gegenseitig Tipps zu Laufstrecken o. ä. zu geben, hilft, die „neue Grammatik“ eines Social Intranets schneller zu lernen. So gelingt auch der Brückenschlag und Transfer zu arbeitsrelevantem Austausch leichter. Und: Das betriebliche Gesundheitsmanagement wird Ihren und den Einsatz der Sport-Communities mit Sicherheit freudig zur Kenntnis nehmen.
• Azubis und neue Mitarbeiter. Das Onboarding kann durch eine Community erheblich erleichtert werden, da hierbei oftmals wiederkehrende bzw. redundante Fragen gestellt werden. „Wo erfahre ich was?“, „Wer ist Ansprechpartner?“ – diese und ähnliche Antworten können z. B. von Azubis des vorherigen Jahrgangs erstklassig gegeben werden. Diese fühlen sich wertgeschätzt, da sie ihre Erfahrungen einbringen können. Neue Azubis wiederum fassen schneller tritt, stellen rege Fragen und sorgen für Aktivität auf der Plattform. Und Ihre Personalabteilung wird durch all das spürbar unterstützt.
• Vorbereitung von Veranstaltungen. Fachmesse, Führungskräfte-Konferenz, Vertriebstagung oder Treffen der Marketing-Verantwortlichen – immer dann, wenn Events organisiert werden müssen, stiften Communities ebenfalls einen besonders großen Nutzen. Statt E-Mail-Ping-Pong und elenden Excel-Listen können Wissen, Ansprechpartner und Aufgaben in einem virtuellen Arbeitsraum besser orchestriert werden. Diese positiven Erfahrungen machen dann über Mund-zu-Mund-Propaganda schnell durch andere Abteilungen die Runde – und die Neugier auf die neuen, künftigen Lösungen des Social Intranets wächst.

Community-Mitglieder befähigen und begeistern

Richtig ist aber auch, dass Teamräume, Workspaces und Communities in den seltensten Fällen ein Selbstläufer sind. Doch was genau brauchen die Pilot-Communities und im nächsten Schritt alle Nutzer, um die neuen Spielregeln zu verinnerlichen und sich an neue Formen der Kommunikation und der Zusammenarbeit zu gewöhnen? Was hilft bei der Befähigung und Begeisterung von Moderatoren und Community Managern? Hier ein paar Tipps aus unseren Projekten:

• Leitplanken und Guidelines. Welche Regeln gelten beim Dialog und der Interaktion auf der Plattform? Wie gehen wir respektvoll miteinander um? Welche Informationen und Dokumente dürfen wir teilen, welche nicht? Wie kommuniziert man authentisch und behält trotzdem einen Business-Bezug bei seinen Community-Aktivitäten? Nur wer hierzu Lösungen und eine klare Richtschnur bietet, wird Verständnis, Akzeptanz und Beteiligung bei den Nutzern erhöhen und eine muntere Community-Landschaft gedeihen lassen.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Ob Erläuterung der Klickwege und Checklisten in „Kochbüchern“ oder auch „How to“-Videos bzw. Screencasts: Sämtliche Basis-Funktionalitäten sollten kurz und prägnant vorgestellt werden. Weniger wichtig als die technischen Details ist dabei, die konkreten Vorteile und der Nutzen für die tägliche Arbeit darzustellen und mit konkreten Beispielen aus dem Unternehmenskontext zu untermauern.
• Hilfe- und Feedback-Community. Ankerpunkt für sämtliche Rück- und Nachfragen zu Funktionalitäten & Co. der Nutzer sollte eine zentrale Community als „Hub“ sein. Hier können zudem alle Hilfsmaterialien zentral gebündelt werden. Dies stärkt den Wissenstransfer und hilft, Vertrauen in das Instrument des virtuellen Dialogs aufzubauen und zu verdeutlichen, dass die Bitte um Unterstützung keine Blöße darstellt. Zudem wird das Projektteam durch den eintretenden Netzwerk-Effekt („Nutzer helfen Nutzern“) entlastet.
• „Offene Sprechstunde“. Wann immer möglich, sollten Communities auch in der realen Welt in Kontakt treten können und den Austausch in die „Offline-Welt“ verlängern. Für die Pilotphase kann das z. B. in Form von wöchentlichen Editoren-Stammtischen geschehen oder durch eine regelmäßige Telefon- und Webkonferenz: Ohne Agenda, aber mit der Gelegenheit, Fragen an andere zu richten und von ihren Erfahrungen zu profitieren („Offene Sprechstunde“). Entweder, ein Teilnehmer hat ad hoc eine Antwort parat. Oder aber es wird für Aufklärung in der Hilfe-Community gesorgt.

Zahlreiche Tipps für lebendige Communities finden Sie auch in der Präsentation auf https://de.slideshare.net/hirschtec/hirschtec-community-management.