Wie Sie mit strukturiertem Onboarding Ihr Unternehmen auf Kurs bringen – und welche Hilfsmittel Sie dabei unterstützen

von Kirsten Seidl

In Zeiten sich ständig wandelnder Märkte müssen die Verantwortlichen in Unternehmen und Organisationen in der Lage sein, schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen – und das sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch in der strategischen Unternehmenssteuerung. Dazu benötigen Entscheidungsträger von der Fertigung bis zur Unternehmensleitung nicht nur einen umfassenden Überblick, sondern ebenso auch tiefergehende Einblicke in geschäftliche Vorgänge und Abläufe. Der Visualisierung von Daten kommt an dieser Stelle eine besondere Bedeutung zu, denn sie ermöglicht den Verantwortlichen, die nötigen Informationen schnell zu erfassen. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen dann entsprechende Maßnahmen und Handlungsempfehlungen ableiten und umsetzen. Ebenso unterstützt Visualisierung die Anschaulichkeit und das Verständnis komplexer Inhalten. Auch bei einer sehr hohen Informationsdichte sind alle Inhalte auf einen Blick zugänglich. Zudem wird mittels Visualisierung nicht nur die allgemeine Verständlichkeit gesteigert, sondern sie nimmt auch positiven Einfluss auf die Motivation, die Arbeitsweisen und somit auch Arbeitserfolge eines jeden einzelnen Mitarbeiters.

Inhaltsübersicht:

• Onboarding mit Hilfe von Visualisierung
• Und so könnte Schritt 1 in Ihrem Onboading aussehen
• Weitere Schritte für ein gut durchdachtes Onboarding

Onboarding mit Hilfe von Visualisierung

Demnach stellt die Visualisierung von Daten und Informationen eine ideale Möglichkeit dar, um Wissen jedweder Art zu dokumentieren oder zwischen Kollegen weiterzugeben bzw. Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen. Die Verteilung von Informationen im Unternehmen stellt zudem ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung dar – und das fängt schon mit dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter an.

Daraus lässt sich die hohe Relevanz ableiten, Mitarbeiter von Anfang an „abzuholen“ und ihnen sowohl die nötigen Überblicke aber auch die relevanten Einblicke in gewisse Themengebiete darzustellen – beispielsweise Form eines gut organisierten Onboardings. Misslingt dies, läuft ein Unternehmen Gefahr, dass neue Mitarbeiter sich schon bald neu orientieren und sich einen attraktiveren Arbeitgeber suchen. Die Kosten, die durch Fluktuation entstehen, sind nicht zu unterschätzen, wird der organisatorische Aufwand doch auf 100% bis 300% des Gehalts eines Mitarbeiters geschätzt. Warum also wird die Visualisierung bezüglich der Onboarding-Praktiken in den meisten Unternehmen nicht ausreichend genutzt? Einer aktuellen Umfrage von Kronos Incorporated zufolge geben nämlich 76% der Personalverantwortlichen an, dass genau das in ihrem Unternehmen der Fall ist, Onboarding-Praktiken also nicht ausreichend eingesetzt werden. Weitere Studien von Jobvite ergaben, dass fast 30% der Befragten eine Arbeitsstelle bereits während der ersten 90 Tagen wieder verlassen haben. Dies ist noch sonderlich überraschend, berücksichtigt man, dass die drei meist genannten Ursachen für vorzeitiges Scheitern durch strukturiertes Onboarding hätten verhindert werden können. Deshalb ist es den Aufwand wert, in umfassendes Onboarding zu investieren, denn richtig umgesetzt, bietet es Ihrem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, die firmenweit genutzt werden können. Gut durchdacht, sorgt Onboarding für eine bessere Mitarbeiterbindung, für stärkeres Mitarbeiterengagement durch klare Zielsetzungen sowie für ein stärkeres Team mit einem hohen Grad an Wissenserhalt. Darüber hinaus sind gut organisierte Onboardings nicht nur besonders attraktiv für Spitzenkräfte, sondern wirken sich auch positiv auf eine gesteigerte Produktivität von Neuzugängen aus.

Im E-Book „Alle an Board holen“ werden zehn einfache Tipps vermittelt, die Sie sofort umsetzen können, sodass ein funktionierender Onboarding-Prozess auch in Ihrem Unternehmen einfach gelingen kann.

Und so könnte Schritt 1 in Ihrem Onboading aussehen

Verschicken Sie ein Infopaket für Einsteiger: Verhelfen Sie einem neuen Mitarbeiter oder einer neuen Mitarbeiterin mit einem Begrüßungspaket zu einem guten Gefühl bezüglich der Entscheidung über den Eintritt in Ihr Unternehmen und zu einem weniger stressigen ersten Arbeitstag. Dieses Begrüßungspaket könnte Folgendes beinhalten:

• ein persönliches Begrüßungsschreiben der Unternehmensleitung oder des Verantwortlichen der Personalabteilung
• Informationen über Vorteile und Vergünstigungen
• die Agenda für den ersten Arbeitstag
• den Wochenplan für Team-Meetings
• Informationen über Projekte, an denen die neuen Mitarbeiter arbeiten werden
• Namen und Fotos der Teamkolleginnen und -kollegen
• Kontaktlisten
• eine Umgebungskarte Ihres Standorts (in denen Parks, Cafés und Möglichkeiten zum Mittagessen, Fitnesseinrichtungen, Parkplätze und öffentliche Verkehrsmittel verzeichnet sind)
• einen Plan Ihrer Büroräume einschließlich der Waschräume, der Küche, den Sicherheitsausgängen sowie dem Standort des Arbeitsplatzes

Für die Gestaltung eines wiederholbaren Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter setzen Teamleiter sehr gerne auf die führende Visualisierungs-Software MindManager. Dies spart ihnen viel Zeit und sorgt dafür, dass alle Neuzugänge in ihrem Team ein Onboarding von gleichbleibend hoher Qualität erfahren. Die durch Visualisierung erzielte Übersichtlichkeit und die Möglichkeit, die jeweils passende Darstellungsform zu wählen, erleichtert das Verständnis, vor allem auch für neue Mitarbeiter, die sich mit den im Unternehmen etablierten Prozessen vertraut machen müssen. So werden Prozessabläufe in Projekten, Abteilungen und Unternehmen klar kommuniziert und nachvollziehbar gemacht. Mit MindManager können Sie alle Inhalte des Begrüßungspakets für Ihren neuen Mitarbeiter visuell darstellen. Beispielsweise können Sie ihm eine visuelle Umgebungskarte Ihres Standorts erstellen und zu jedem Ort die wichtigsten Daten notieren. Ebenso können Sie für einen erfolgreichen ersten Tag eine strukturierte Agenda mit MindManager anfertigen. Der Agenda Map können Dateien und Links hinzugefügt werden, damit der erste Tag nicht an Dynamik verliert, weil der Einsteiger benötigte Dokumente suchen muss. MindManager bietet zudem als „Cockpit“ den perfekten Überblick aller Aktivitäten für den Neuzugang und kann einfach, übersichtlich und strukturiert den Wochenplan für alle Meetings beinhalten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, das Begrüßungspaket bereits vorab mit der Publisher Funktion von MindManager zu veröffentlichen und die Map per Link mit Ihrem neuen Mitarbeiter im Voraus zu teilen. So kann der professionelle Onboarding-Prozess bereits frühzeitig beginnen und Sie binden neue Mitarbeiter noch vor ihrem ersten Tag in diesen ein.

Weitere Schritte für ein gut durchdachtes Onboarding

Das E-Book enthält 9 weitere Tipps zum Nachlesen. Darüber hinaus ist eine Map-Vorlage für Onboarding enthalten, die Sie sofort nutzen können!

Wenn Ihr Unternehmen nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, Produktivitätssteigerung, Erlangung von Wettbewerbsvorteilen und zur Bindung von Spitzenkräften sucht, besteht eine recht hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Onboarding-Prozess für Ihr Unternehmen eine ungenutzte Chance darstellt. Nutzen Sie die Tipps aus diesem E-Book, um schon bald ein Onboarding-Programm für Ihr Unternehmen auf diesen 10 Best Practices aufzubauen.

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