So einfach wie Telefonieren

von Florian Moser

Damit ein Unternehmen im Wettbewerb bestehen kann, muss es unter anderem seine Geschäftsprozesse professionell abwickeln. Hierbei versprechen Collaboration-Tools maßgebliche Unterstützung, vorausgesetzt sie sind benutzerfreundlich. Der folgende Artikel zeigt, wie sie unternehmensintern und -extern vorteilhaft eingesetzt werden können.

Von Florian Moser

Inhaltsübersicht:

• Interne und externe Anforderungen an Collaboration-Tools
• Klassische und potenzielle Einsatzgebiete

Collaboration-Tools bieten viel Potenzial für Prozessoptimierungen. Sie sind nicht nur als Einzellösung vorteilhaft für die Arbeit im Team, sondern unterstützen auch, eingebunden in Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme, unternehmensübergreifende Prozesse. Lesen Sie, welchen Ansprüchen die Tools genügen sollten und wie man sie gewinnbringend verwendet.

ECM-Systeme beinhalten die Technologien, Werkzeuge und Methoden, um elektronische Inhalte zentral zu erfassen, verwalten, speichern und bereitzustellen. Bereiche wie Dokumenten- und Web-Content-Management sowie Archivierung und Storage bis hin zu Collaboration spielen im Rahmen von ECM-Systemen eine bedeutende Rolle.

Der Einstieg zum Aufbau einer unternehmensweiten ECM-Plattform verläuft häufig über einzelne Teams, die zunächst auf Basis eines Collaboration-Tools zusammenarbeiten. Diese befinden sich meist in Unternehmen, die durch internationale Ausrichtung oder Kooperationen mit Wettbewerbern, Lieferanten und Partnern geprägt sind. Das können auch mittelständische Unternehmen sein, deren Mitarbeiter über Standorte, Abteilungen- und Unternehmensgrenzen sowie Zeitzonen hinweg kommunizieren. Sie alle benötigen Lösungen, die eine enge, produktive, kreative und vor allem auch effiziente Zusammenarbeit ermöglichen. Am Anfang stehen klassische Funktionen wie Dateiablage, Kalender, Diskussionsforen sowie adhoc Projektarbeit. Dann laufen über eine Collaboration-Plattform standardisierte Prozesse ab und schließlich wird sie für automatisierte Arbeitsabläufe unternehmens- und prozessübergreifend eingesetzt.

Interne und externe Anforderungen an Collaboration-Tools

Ein Vorteil von Collaboration-Tools ist, dass sie den Anforderungen

der Fachabteilungen entsprechen müssen. Ein generisches

Werkzeug wird keinen Erfolg vorweisen können. Denn ob

Marketing, Produktentwicklung oder Supply Chain – jeder

Bereich steht in einer anderen Wettbewerbssituation und benötigt

zur Optimierung seiner Arbeitsprozesse andere Funktionen.

Eine Collaboration-Lösung ist per se eine dynamische

Arbeitsumgebung. Um die Flexibilität der Applikation

zu bewahren, müssen Fachanwendungen, Änderungen

oder Anpassungen daher ohne die IT-Abteilung eines Unternehmens

realisierbar sein. Entscheidend dabei ist, dass die Collaboration-Plattform

durch eine intuitiv zu bedienende Umgebung eine rasche Akzeptanz

bei den Nutzern erhält.

Für die Zusammenarbeit mit Externen bleibt das Internet

das beste Kommunikationsmedium. Web-basierende Lösungen

sind daher die erste Wahl. Auch bei der Öffnung der ECM-Infrastruktur

für Partner, Lieferanten und Kunden ist die Anwenderakzeptanz

entscheidend. Lösungen, die einen hohen Schulungsbedarf

benötigen, sind zum Scheitern verurteilt. Denn eine Collaboration-Plattform

soll so selbstverständlich genutzt werden wie ein Telefon.